PAGE地名普查檔案管理利制度一、總則（一）目的為加強地名普查檔案管理，確保地名普查檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮地名普查檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展、行政管理、文化傳承等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在地名普查工作中形成的各類檔案的管理，包括文件材料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形式的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則地名普查檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映地名普查工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、圖表清晰、文字規(guī)范。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為地名普查工作及相關決策提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的地名普查檔案管理制度。2.負責地名普查檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全地名普查檔案的檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對地名普查檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門和相關領導匯報檔案管理工作情況。5.負責對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。6.指導和監(jiān)督各部門在地名普查工作中形成的檔案的整理和歸檔工作。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在地名普查工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責地名普查檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱登記等。3.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為地名普查工作及相關業(yè)務提供服務。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地名普查工作中形成的各類文件，包括普查方案、通知、報告、請示、批復等。2.地名調(diào)查登記表、地名卡片、地名標準化處理記錄等。3.地名標志設置情況記錄，包括標志照片、設置位置圖等。4.地名數(shù)據(jù)庫建設過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫備份等。5.地名普查過程中的會議記錄、工作簡報、宣傳資料等。6.與地名普查工作相關的聲像資料，如照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應齊全完整，內(nèi)容真實、準確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對收集到的檔案應進行初步整理，剔除重復、無效的文件，按照分類標準進行分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.按照地名普查工作的流程和類別進行分類，便于管理和查閱。3.分類應科學合理，層次分明，便于區(qū)分不同的地名普查項目和檔案類別。（四）整理方法1.分類地名普查檔案分為綜合類、地名調(diào)查類、地名標志類、地名數(shù)據(jù)庫類、聲像類等類別。綜合類：包括普查工作的總體部署、組織協(xié)調(diào)、工作總結等文件材料。地名調(diào)查類：包括地名調(diào)查登記表、地名卡片、地名沿革資料等。地名標志類：包括地名標志設置計劃、設置記錄、標志照片等。地名數(shù)據(jù)庫類：包括數(shù)據(jù)庫建設方案、數(shù)據(jù)錄入文件、數(shù)據(jù)庫備份等。聲像類：包括地名普查過程中的照片、錄像、錄音等資料。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別順序號的方式，如“20XXZH001”表示20XX年綜合類檔案的第001號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應在地名普查工作結束后[X]個月內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔要求1.移交的檔案應符合整理要求，檔案目錄與檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理部門應對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應編制歸檔清單，雙方簽字確認。歸檔清單應包括檔案編號、題名、數(shù)量等內(nèi)容。（三）保管期限地名普查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案地名普查工作的重要文件，如普查方案、總結報告、重大問題的處理決定等。反映地名普查工作全貌的綜合性文件材料。涉及國家機密、重要歷史文化遺產(chǎn)等具有重大價值的檔案。2.長期保管的檔案地名調(diào)查的主要成果，如地名調(diào)查登記表、地名卡片等。地名標志設置的相關文件和記錄。地名數(shù)據(jù)庫建設過程中的重要數(shù)據(jù)文件。具有一定歷史價值和參考價值的其他檔案。保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案地名普查工作中的一般性文件材料，如工作簡報、會議通知等。時效性較強的其他檔案。保管期限為[X]年。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.對珍貴的紙質(zhì)檔案應采取特殊的保護措施，如進行復制備份、采用防酸紙包裝等。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應按照檔案管理要求進行整理和存儲，確保音像資料的清晰、完整。（五）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱地名普查檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱永久保管檔案的，需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外單位查閱地名普查檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱重要檔案或涉及機密內(nèi)容的檔案，需經(jīng)上級主管部門批準。（二）查閱登記檔案管理部門應對查閱檔案的人員進行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的等。查閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應進行核對，并在登記冊上注明歸還日期。（三）利用方式1.查閱人員可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱人員不得擅自復制、傳播或泄露。如需特殊利用，應按照國家有關保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案管理部門應積極為地名普查工作及相關業(yè)務提供檔案利用服務，根據(jù)利用需求，編制專題檔案資料，為決策提供參考依據(jù)。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立地名普查檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，數(shù)據(jù)應真實可靠。統(tǒng)計報表應定期向上級主管部門和相關領導報送。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對地名普查檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務人員和檔案專家組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限的規(guī)定，對檔案進行全面審查和評估。3.鑒定工作應形成鑒定報告，報告內(nèi)容包括鑒定依據(jù)、鑒定方法、鑒定結果等。鑒定報告應經(jīng)公司/組織主管領導批準。（三）銷毀工作1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案應填寫《檔案銷毀