PAGE衛(wèi)生許可證檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生許可證檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、利用和監(jiān)督，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及衛(wèi)生許可證辦理、變更、延續(xù)、注銷等相關(guān)業(yè)務(wù)形成的檔案資料管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)衛(wèi)生許可管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生許可業(yè)務(wù)的全過(guò)程，保證內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得遺漏或偽造。3.分類管理原則：按照衛(wèi)生許可業(yè)務(wù)的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，便于檔案的整理、檢索和保管。4.安全保密原則：采取有效措施保障檔案資料的安全，防止信息泄露，對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。二、檔案內(nèi)容（一）申請(qǐng)材料1.衛(wèi)生許可證申請(qǐng)表：詳細(xì)記錄申請(qǐng)單位或個(gè)人的基本信息、申請(qǐng)?jiān)S可項(xiàng)目等內(nèi)容。2.法定代表人身份證明：包括身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等，明確申請(qǐng)主體資格。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所證明：如房屋租賃合同、產(chǎn)權(quán)證明等，證明經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的合法性及使用情況。4.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所布局平面圖：清晰標(biāo)注各功能區(qū)域的位置、面積、用途等，體現(xiàn)場(chǎng)所的布局合理性。5.生產(chǎn)工藝流程圖：展示產(chǎn)品或服務(wù)的生產(chǎn)加工流程，有助于評(píng)估衛(wèi)生風(fēng)險(xiǎn)。6.衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備清單：列舉場(chǎng)所內(nèi)配備的各類衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備，如消毒設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、給排水系統(tǒng)等。7.從業(yè)人員健康證明和培訓(xùn)證明：確保從業(yè)人員具備健康從業(yè)條件，并經(jīng)過(guò)相關(guān)衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)。8.產(chǎn)品配方（適用時(shí)）：對(duì)于涉及生產(chǎn)食品、化妝品等產(chǎn)品的，需提供產(chǎn)品配方，以便審查產(chǎn)品成分及衛(wèi)生安全性。9.其他相關(guān)證明材料：根據(jù)不同行業(yè)、不同許可項(xiàng)目的要求提供的其他必要證明文件。（二）審查與審批文件1.衛(wèi)生行政部門受理通知書(shū)：記錄申請(qǐng)受理的時(shí)間、編號(hào)等信息。2.現(xiàn)場(chǎng)審查記錄：包括審查人員對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所衛(wèi)生狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、人員衛(wèi)生管理等方面的檢查記錄，以及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和整改要求。3.整改報(bào)告（如有）：申請(qǐng)單位針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審查提出的問(wèn)題進(jìn)行整改后提交的報(bào)告，包括整改措施、整改結(jié)果等內(nèi)容。4.衛(wèi)生行政部門審批意見(jiàn)：明確衛(wèi)生許可證是否予以批準(zhǔn)、許可范圍、有效期限等審批結(jié)果。（三）變更、延續(xù)、注銷記錄1.變更申請(qǐng)材料：涉及衛(wèi)生許可證變更事項(xiàng)的相關(guān)申請(qǐng)資料，如變更法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)地址等的證明文件。2.變更審批文件：衛(wèi)生行政部門對(duì)變更申請(qǐng)的審批意見(jiàn)和變更后的衛(wèi)生許可證副本。3.延續(xù)申請(qǐng)材料：衛(wèi)生許可證有效期屆滿前申請(qǐng)延續(xù)時(shí)提交的材料，包括原衛(wèi)生許可證正副本、延續(xù)申請(qǐng)表、近一年的衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告等。4.延續(xù)審批文件：衛(wèi)生行政部門對(duì)延續(xù)申請(qǐng)的審批結(jié)果及新的衛(wèi)生許可證。5.注銷申請(qǐng)材料：申請(qǐng)注銷衛(wèi)生許可證時(shí)提交的相關(guān)文件，如注銷申請(qǐng)表、原因說(shuō)明等。6.注銷審批文件：衛(wèi)生行政部門批準(zhǔn)注銷的文件及相關(guān)記錄。（四）衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告1.各類產(chǎn)品或場(chǎng)所的衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告：定期對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品、場(chǎng)所環(huán)境等進(jìn)行衛(wèi)生檢測(cè)的結(jié)果報(bào)告，包括水質(zhì)檢測(cè)、空氣質(zhì)量檢測(cè)、食品微生物檢測(cè)等。2.檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明：提供承擔(dān)衛(wèi)生檢測(cè)工作的機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證書(shū)，確保檢測(cè)報(bào)告的有效性。（五）監(jiān)督檢查記錄1.衛(wèi)生行政部門日常監(jiān)督檢查記錄：包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等。2.公司內(nèi)部自查記錄：公司定期組織的內(nèi)部衛(wèi)生自查活動(dòng)的記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并記錄整改情況。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)衛(wèi)生許可證檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及衛(wèi)生許可業(yè)務(wù)相關(guān)資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在辦理衛(wèi)生許可業(yè)務(wù)過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定填寫和收集各類資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)具體衛(wèi)生許可業(yè)務(wù)的辦理，按照要求準(zhǔn)確填寫和提交各類申請(qǐng)材料。2.及時(shí)跟進(jìn)業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度，將辦理過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料等移交業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好資料整理工作。3.對(duì)經(jīng)辦業(yè)務(wù)的檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如申請(qǐng)材料、審查與審批文件、變更延續(xù)注銷記錄、衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告、監(jiān)督檢查記錄等。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.去除資料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，確保檔案的整潔。4.對(duì)破損、褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門在完成衛(wèi)生許可業(yè)務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收資料后，按照整理要求進(jìn)行再次核對(duì)和完善，確保檔案資料符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。3.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)注檔案類別、年度、編號(hào)等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索。（三）保管期限1.衛(wèi)生許可證檔案的保管期限為自衛(wèi)生許可證頒發(fā)之日起[X]年。2.對(duì)于涉及重大衛(wèi)生安全事件或有特殊要求的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司管理層。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生許可證檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及衛(wèi)生行政部門、司法機(jī)關(guān)等外部單位查閱檔案的，需持有相關(guān)單位出具的正式查閱函，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員按照審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記備案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和整理，確保檔案的完整性。（三）利用限制1.衛(wèi)生許可證檔案資料僅供內(nèi)部工作參考和外部合法合規(guī)查閱使用，未經(jīng)公司書(shū)面同意，不得擅自對(duì)外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用，防止信息泄露。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、滅失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，認(rèn)為需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、銷毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。4