PAGE行政檔案及證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政檔案及證照的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政檔案及證照管理方面的相關(guān)活動。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：行政檔案及證照實行集中管理，由公司行政部門負責統(tǒng)一收集、整理、保管和利用。2.真實準確原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保內(nèi)容準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案及證照的安全保護措施，防止信息泄露和丟失，嚴格控制查閱和使用范圍。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案及證照的利用需求，提高工作效率。二、行政檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要等。2.合同檔案：涵蓋公司簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案等。4.財務(wù)檔案：涉及公司財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項目檔案等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.對于公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)將原件及相關(guān)附件整理后移交行政部門。3.對外接收的文件，如信函、合同等，由相關(guān)部門及時交行政部門登記后進行整理歸檔。（三）檔案整理1.行政部門按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制清晰的目錄，注明文件名稱、日期、編號、來源等信息。3.對檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序存放，便于快速查找和利用。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門對借閱申請進行審核，批準后將檔案提供給借閱人，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，借閱人應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（六）檔案利用1.行政部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.利用檔案資料開展工作時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.對于涉及公司重要機密的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。（七）檔案鑒定與銷毀1.行政部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由行政部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。三、行政證照管理（一）證照分類1.營業(yè)執(zhí)照：公司注冊登記后取得的合法經(jīng)營憑證。2.組織機構(gòu)代碼證：用于標識公司組織機構(gòu)代碼的證件。3.稅務(wù)登記證：辦理納稅相關(guān)事宜的憑證。4.法定代表人身份證明：證明公司法定代表人身份的文件。5.其他資質(zhì)證書：如行業(yè)經(jīng)營許可證、榮譽證書等。（二）證照辦理1.行政部門負責各類行政證照的辦理工作，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要及時申請辦理相關(guān)證照。2.辦理證照時，應(yīng)按照相關(guān)部門的要求準備齊全所需材料，并確保材料的真實性和準確性。3.行政部門應(yīng)跟蹤證照辦理進度，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保證照按時辦理完成。（三）證照保管1.行政證照應(yīng)指定專人負責保管，存放在安全可靠的地方。2.建立證照保管臺賬，詳細記錄證照名稱、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。3.定期對證照進行檢查，確保證照的完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞或過期，應(yīng)及時辦理補辦或換證手續(xù)。（四）證照使用1.公司內(nèi)部因工作需要使用行政證照原件時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用目的、證照名稱、使用期限等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，到行政部門辦理借用手續(xù)。行政部門對借用申請進行審核，批準后將證照提供給使用人，并做好借用登記。使用人應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還證照，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。使用證照時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定用途使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改或用于其他非法目的。如因使用不當造成公司損失，使用人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。2.因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要提供證照復(fù)印件時，應(yīng)在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，再次復(fù)印無效”字樣，并加蓋公司公章。（五）證照年審與換證1.行政部門應(yīng)提前關(guān)注各類行政證照的年審和換證時間，及時辦理相關(guān)手續(xù)。2.辦理年審和換證時，應(yīng)按照要求準備好所需材料，確保手續(xù)齊全、按時完成。3.年審和換證完成后，行政部門應(yīng)及時更新證照保管臺賬，并將相關(guān)信息告知公司各部門。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門定期對各部門的檔案及證照管理情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、借閱、利用以及證照辦理、保管、使用等方面。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案及證照管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)責任人進行考核評價。2.考核指標包括檔案資料的完整性、準確性、安全性，證照辦理及使用的及時性、合規(guī)性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未