PAGE機關(guān)檔案辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)檔案辦公室及機關(guān)各部門在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機關(guān)檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映機關(guān)各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集機關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，維護(hù)檔案的有機聯(lián)系。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便機關(guān)工作人員和社會各界對檔案的利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)機關(guān)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)機關(guān)各部門的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理情況，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。5.參與機關(guān)重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。6.做好檔案的安全保密工作，制定安全保密制度，加強檔案庫房管理，防止檔案信息泄露和實體損壞。（二）機關(guān)各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理要求，及時將本部門辦理完畢的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案辦公室。3.積極配合檔案辦公室開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.加強對本部門兼職檔案人員的管理和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機關(guān)在履行職能活動中形成的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)來文，如命令、決定、指示、通知等。本機關(guān)制發(fā)的文件，如請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。機關(guān)內(nèi)部形成的各種工作記錄、統(tǒng)計報表、工作計劃、總結(jié)等。機關(guān)召開會議形成的文件材料，如會議通知議程、會議記錄、會議決議等。機關(guān)開展業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，如項目申報書、合同協(xié)議、調(diào)研報告等。機關(guān)工作人員的人事檔案材料，包括履歷、考核、任免、獎懲等。機關(guān)財務(wù)檔案材料，如會計憑證、賬簿、報表等。機關(guān)基建檔案材料，如項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工記錄等。機關(guān)設(shè)備檔案材料，如設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。2.機關(guān)在各種活動中形成的照片、錄音、錄像、電子文件等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成規(guī)律和特點進(jìn)行分類整理。3.對重要活動和項目形成的文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的完整性。4.收集的電子文件應(yīng)符合相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)要求，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。裝訂成冊，編制頁碼，填寫備考表。裝盒上架，填寫檔案盒脊背標(biāo)簽。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)進(jìn)行分類。對每個項目的文件材料進(jìn)行編號、編目，建立項目檔案目錄。繪制項目竣工圖，整理項目文件資料，編制項目檔案卷內(nèi)目錄。裝盒上架，填寫檔案盒脊背標(biāo)簽。3.會計檔案整理按照會計年度、類別進(jìn)行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行整理、編號、編目。裝訂成冊，填寫會計檔案封面和備考表。裝盒上架，填寫檔案盒脊背標(biāo)簽。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。裝訂成冊，編制頁碼，填寫備考表。裝盒上架，填寫檔案盒脊背標(biāo)簽。5.特殊載體檔案整理照片檔案應(yīng)按照片形成時間、事由進(jìn)行分類，編寫照片說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，裝冊歸檔。錄音、錄像檔案應(yīng)按照形成時間、內(nèi)容進(jìn)行分類，注明錄制時間、地點、內(nèi)容、時長等信息，刻錄光盤歸檔。電子文件應(yīng)按照文件類別、年度、保管期限進(jìn)行分類，建立電子文件目錄，存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上歸檔。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合機關(guān)工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從機關(guān)工作的歷史發(fā)展和現(xiàn)實需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.定期保管本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料，保管期限為30年。本機關(guān)一般性工作文件材料，保管期限為10年。（四）鑒定程序1.檔案辦公室定期對庫存檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的價值和保管期限。3.對鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫檔案鑒定意見書，注明檔案的保管期限、鑒定理由等信息。4.根據(jù)鑒定意見，對檔案進(jìn)行調(diào)整，剔除無保存價值檔案，對保管期限不當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行重新劃分。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。3.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房環(huán)境安全。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具與排列1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具進(jìn)行保管。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。3.檔案盒應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，同一類別的檔案盒應(yīng)按照保管期限、年度等順序依次排列。（三）檔案保管登記與統(tǒng)計1.建立檔案保管登記簿，對檔案的入庫、出庫、保管期限變更、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、種類、保管期限分布等情況，及時掌握檔案管理動態(tài)。（四）檔案安全保密措施1.加強檔案安全保密教育，提高檔案工作人員的安全保密意識。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用進(jìn)行嚴(yán)格審批。3.對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止檔案信息泄露。4.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案實體安全。5.定期對檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。六）檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機關(guān)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)機關(guān)工作和社會需求為宗旨，積極為機關(guān)工作人員和社會各界提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）利用范圍1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案。4.其他單位和個人因特殊情況需要查閱檔案，經(jīng)檔案辦公室審核批準(zhǔn)后可以查閱。（三）利用方式1.查閱機關(guān)工作人員和經(jīng)批準(zhǔn)的其他人員可以到檔案辦公室查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱機關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案辦公室印章，并注明出處。（四）利用審批1.機關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)持相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.其他單位和個人查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請和有效身份證明，經(jīng)檔案辦公室負(fù)責(zé)人審核，報機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）利用登記與反饋1.建立檔案利用登記簿，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案辦公室，并反饋利用效果。檔案工作人員應(yīng)對利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案的安全和完整。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全保密，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）數(shù)字化檔案建設(shè)1.制定數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)劃，明確數(shù)字化檔案建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和要求。2.按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引，錄入相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索。4.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案信息管理系統(tǒng)1.選用符合檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，確保不同人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能完善。（四）電子文件管理1.規(guī)范電子文件的形成、收集、整理、歸檔等工作流程，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。2.建立電子文件管理制度，明確電子文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)要求、存儲方式等。3.對電子文件進(jìn)行分類存儲，定期進(jìn)行備份，防止電子文件丟失和損壞。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向上級主管部門和機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。3.