PAGE檔案歸檔通報制度及流程一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案歸檔通報制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是真實、可靠、完整的原始材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應全面反映公司各項工作活動的過程和結果，保證檔案的齊全、完整。4.及時性原則：各部門應及時將辦理完畢的文件材料進行歸檔，確保檔案的時效性。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司內部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會議紀要、記錄、決議等文件。4.公司發(fā)文、收文、簽報等文件。5.公司工作計劃、總結、報告等文件。6.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調動等相關材料。7.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等文件。8.公司固定資產檔案，包括購置、驗收、使用、折舊、處置等相關文件。9.公司合同檔案，包括各類合同的簽訂、履行、變更、終止等相關文件。10.公司知識產權檔案，包括專利、商標、著作權等相關文件。（二）業(yè)務管理類檔案1.市場營銷類檔案，包括市場調研、營銷策劃、客戶資料等文件。2.生產管理類檔案，包括生產計劃、工藝文件、質量檢驗等文件。3.研發(fā)管理類檔案，包括研發(fā)項目立項、研究報告、實驗數據等文件。4.采購管理類檔案，包括采購合同、供應商資料、采購訂單等文件。5.物流管理類檔案，包括運輸合同、倉儲記錄、物流單據等文件。6.質量管理類檔案，包括質量標準、檢驗報告、質量事故處理等文件。7.項目管理類檔案，包括項目立項、可行性研究報告、項目進度報告等文件。（三）其他類檔案1.公司榮譽檔案，包括獲得的各類獎項、榮譽證書等文件。2.公司對外宣傳檔案，包括宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等文件。3.公司員工培訓檔案，包括培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等文件。4.公司信息化建設檔案，包括系統(tǒng)開發(fā)文檔、數據備份記錄等文件。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種形式。3.文件材料應按照形成時間順序進行整理，同一事項的文件材料應集中在一起。（二）文件材料的整理1.紙質文件應進行分類、編號、裝訂，確保文件的整齊、美觀。2.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。3.圖表、照片、錄音、錄像等文件應進行編號、標注說明，確保文件的真實性和完整性。（三）文件材料的歸檔1.各部門應定期將整理好的文件材料移交綜合管理部門進行歸檔，移交時應填寫檔案移交清單。2.綜合管理部門應按照檔案分類方案對移交的文件材料進行分類、編號、上架，建立檔案目錄和索引。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。四、檔案歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門文件材料收集人員按照檔案歸檔范圍的要求，收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.對收集到的文件材料進行初步整理，按照文件的類別、時間順序進行分類、排序。3.對文件材料進行編號、標注說明，確保文件的準確性和完整性。（二）檔案移交1.各部門文件材料收集人員定期將整理好的文件材料移交綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的文件材料進行核對，檢查文件材料的齊全、完整情況，以及整理質量。3.如發(fā)現問題，檔案管理人員應及時與移交部門溝通，要求其補充或更正文件材料。（三）檔案歸檔1.檔案管理人員按照檔案分類方案對移交的文件材料進行分類、編號、上架。2.建立檔案目錄和索引，將檔案的名稱、編號、存放位置等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，方便查詢和利用。3.對歸檔的檔案進行備份，確保檔案的安全和完整。（四）檔案通報1.綜合管理部門定期對檔案歸檔情況進行統(tǒng)計分析，形成檔案歸檔通報。2.檔案歸檔通報內容包括各部門檔案歸檔的數量統(tǒng)計、歸檔質量情況、存在的問題及改進建議等。3.將檔案歸檔通報發(fā)送給公司領導及各部門負責人，通報檔案歸檔工作的進展情況，督促各部門及時完成檔案歸檔工作。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應根據檔案查閱申請表提供相應的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。（二）檔案借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經公司領導批準后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應根據檔案借閱申請表提供相應的檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項。3.借閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案轉借他人或帶出公司。如需復印檔案，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案保密與安全管理（一）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對檔案的內容、存放位置等信息予以保密。2.未經公司領導批準，任何人不得擅自查閱、復印、傳播檔案內容。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應提醒利用者注意保密事項，防止檔案信息泄露。（二）檔案安全管理1.檔案室應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案室進行檢查，及時發(fā)現并排除安全隱患。3.對重要檔案應采取備份措施，防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失或損壞。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案的整理、歸檔、借閱等工作的安全進行。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.根據國家有關規(guī)定和公司實際情況，制定檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。2.檔案管理人員定期對檔案進行鑒定，確定檔案是否已到保管期限，是否仍有保存價值。3.檔案鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人、公司領導等組成的鑒定小組共同進行，確保鑒定結果的客觀、公正。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經公司領導批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保