PAGE加氣站檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)加氣站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為加氣站的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策和持續(xù)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所屬各加氣站的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：加氣站檔案由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映加氣站各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善加氣站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)加氣站各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)加氣站各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的利用服務(wù)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門查閱和借閱檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括加氣站的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.生產(chǎn)運(yùn)營類：加氣站的建設(shè)規(guī)劃、設(shè)備檔案、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案等。3.客戶服務(wù)類：客戶信息、加氣記錄、投訴處理記錄等。4.技術(shù)資料類：加氣站的設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、科研成果等。5.其他類：與加氣站有關(guān)的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、對(duì)外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，原件優(yōu)先收集，如有特殊情況可收集復(fù)印件，但應(yīng)注明原件保存處。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政管理類、生產(chǎn)運(yùn)營類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.加氣站檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：涉及加氣站重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、長期保存有價(jià)值的文件材料等。3.長期保管的檔案：一般為10年至50年，包括加氣站的主要業(yè)務(wù)文件、設(shè)備檔案等。4.短期保管的檔案：一般為1年至10年，如一般性的文件材料、臨時(shí)性的記錄等。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持通風(fēng)良好。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和保密。2.優(yōu)先提供原件利用，如因特殊情況需要提供復(fù)印件，應(yīng)注明出處并加蓋檔案管理部門印章。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制，并按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量等。2.對(duì)檔案的復(fù)制情況也應(yīng)進(jìn)行登記，包括復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制時(shí)間等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)仍有保存價(jià)值但已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行延長保管期限的審批。3.對(duì)已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)鑒定小組審核、加氣站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。3.對(duì)銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立加氣站檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和利用價(jià)值。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和利用。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，確保檔案管理工作的規(guī)范化和信息化。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.熱愛檔案管理工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。（二）崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。2.做好檔案的利用服務(wù)工作，為利用者提供查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。3.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的存毀準(zhǔn)確無誤。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案