PAGE檔案庫房管理制度與規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度與規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫房的管理，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲與保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類、存儲和管理。3.方便利用原則：便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度與規(guī)定，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全、衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂，確保檔案整理規(guī)范。2.檔案保管負(fù)責(zé)將整理好的檔案入庫保管，按照規(guī)定的存儲方式和排列順序存放檔案。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。做好檔案庫房的安全防范工作，確保檔案不受火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等危害。3.檔案查閱與借閱負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。對查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱的時間、內(nèi)容和用途。督促查閱、借閱人員按時歸還檔案，對逾期未還的檔案進(jìn)行催還。4.檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理負(fù)責(zé)對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級部門報送檔案統(tǒng)計(jì)報表。負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。（三）其他部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供相關(guān)資料和信息。三、檔案庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備管理（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房應(yīng)分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。3.檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列，便于檔案的查找和管理。（二）庫房設(shè)施設(shè)備配置1.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：配備空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，確保庫房內(nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房的安全。3.防蟲防鼠設(shè)備：配備防蟲藥品、防鼠器具等，防止檔案受到蟲蛀、鼠咬。4.檔案存儲設(shè)備：根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，配置合適的檔案架、檔案柜、光盤柜等存儲設(shè)備，確保檔案存儲安全、整齊。5.查閱設(shè)備：配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等查閱設(shè)備，方便檔案的查閱和利用。（三）設(shè)施設(shè)備維護(hù)與管理1.建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.對設(shè)施設(shè)備的維護(hù)情況進(jìn)行記錄，建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的維護(hù)時間、內(nèi)容、維修人員等信息。3.設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，確保設(shè)施設(shè)備盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。4.對老化、損壞的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時進(jìn)行更新和更換，確保庫房設(shè)施設(shè)備的先進(jìn)性和可靠性。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。5.公司的產(chǎn)品檔案、技術(shù)檔案、科研檔案等。6.其他具有保存價值的檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全、完整，整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。3.對重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集和保護(hù)措施，確保檔案安全。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，確定保管期限。3.便于保管和利用。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，避免使用金屬裝訂物。五、檔案保管（一）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器、磁盤陣列或磁帶等存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲的方式，確保數(shù)據(jù)安全。3.特殊載體檔案，如光盤、磁帶、照片、錄音帶等，應(yīng)存放在專門的存儲設(shè)備中，并按照規(guī)定的環(huán)境條件進(jìn)行保管。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同研究確定。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息準(zhǔn)確無誤。2.清點(diǎn)和檢查的內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取措施解決。3.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)和檢查，形成清點(diǎn)報告，向上級部門報告檔案管理情況。（四）檔案安全防范1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。4.做好檔案庫房的日常安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施消除。六、檔案查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途、查閱或借閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》應(yīng)由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后按照規(guī)定提供檔案查閱或借閱服務(wù)。4.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)在檔案管理部門指定的數(shù)據(jù)查閱區(qū)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.借閱檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.永久保管的檔案，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得查閱和借閱。3.檔案查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和手續(xù)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱和借閱范圍或違規(guī)辦理查閱和借閱手續(xù)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。3.檔案統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間報送上級部門，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案信息化管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.檔案管理人員應(yīng)將檔案信息及時錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和篡改。通過檔案信息化管理系統(tǒng)，為公司員工提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，提高工作效率。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.檔案鑒定應(yīng)形成鑒定報告，注明鑒定的檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)過鑒定確定已無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀的檔案名稱、數(shù)量、保管期