PAGE檔案管理員離崗移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案管理員離崗時(shí)的工作交接行為，確保檔案管理工作的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和完整性，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案管理員崗位人員離崗時(shí)的工作交接。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：交接工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面準(zhǔn)確原則：交接內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理工作的各個(gè)方面，確保資料完整、準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)高效原則：離崗人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成交接工作，接收人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，確保交接工作順利進(jìn)行，不影響檔案管理工作的正常開展。二、交接準(zhǔn)備（一）離崗?fù)ㄖ?.檔案管理員確定離崗日期后，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向所在部門及檔案管理部門提交書面離崗申請，說明離崗原因、離崗時(shí)間等信息。2.所在部門及檔案管理部門收到申請后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并通知離崗人員。如因特殊情況需調(diào)整離崗時(shí)間，應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。（二）資料整理1.離崗人員在接到離崗?fù)ㄖ?，?yīng)立即對其所負(fù)責(zé)的檔案資料進(jìn)行全面整理。按照檔案類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類，核對檔案數(shù)量、編號等信息，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對電子檔案進(jìn)行備份，并檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的可讀性和完整性。同時(shí)，清理個(gè)人電腦及存儲(chǔ)設(shè)備中的檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，確保不遺留無關(guān)信息。3.整理檔案管理工作中形成的各類文件、記錄、臺(tái)賬等資料，如檔案借閱登記冊、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，確保資料齊全、有序。（三）交接清單編制1.離崗人員根據(jù)資料整理情況，編制詳細(xì)的交接清單。交接清單應(yīng)包括檔案類別、名稱、數(shù)量、存放位置、電子檔案存儲(chǔ)路徑等信息，確保清單內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。2.對于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)在交接清單中注明其特殊情況及注意事項(xiàng)。3.交接清單應(yīng)一式三份，由離崗人員、接收人員和監(jiān)交人分別簽字確認(rèn)。三、交接內(nèi)容（一）檔案實(shí)體交接1.紙質(zhì)檔案交接：按照交接清單逐一核對檔案數(shù)量、名稱、編號等信息，確保檔案實(shí)體與清單一致。同時(shí)，檢查檔案的裝訂、編目等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。2.電子檔案交接：將電子檔案備份存儲(chǔ)介質(zhì)移交給接收人員，并確保接收人員能夠正常讀取和使用。同時(shí)，提供電子檔案的目錄清單及相關(guān)說明，便于接收人員進(jìn)行管理。3.特殊載體檔案交接：如照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和交接。交接時(shí)，應(yīng)檢查載體的完好性、存儲(chǔ)信息的可讀性等情況，并做好記錄。（二）檔案管理系統(tǒng)操作權(quán)限交接1.離崗人員應(yīng)在交接前將其在檔案管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限全部移交，確保接收人員能夠正常使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。2.接收人員應(yīng)及時(shí)修改自己的系統(tǒng)登錄密碼，并對系統(tǒng)中的個(gè)人信息進(jìn)行更新。3.交接過程中，應(yīng)對檔案管理系統(tǒng)的操作記錄進(jìn)行檢查，確保系統(tǒng)操作的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理工作流程及相關(guān)規(guī)定交接1.離崗人員向接收人員詳細(xì)介紹檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作流程，以及各項(xiàng)工作的具體要求和注意事項(xiàng)。2.交接檔案管理工作中涉及的相關(guān)規(guī)章制度，如檔案借閱制度、檔案保密制度等，并確保接收人員熟悉并遵守這些規(guī)定。3.分享檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和技巧，幫助接收人員盡快熟悉工作環(huán)境，提高工作效率。（四）未完成工作交接1.對于離崗時(shí)正在進(jìn)行的檔案管理工作任務(wù)，如檔案整理項(xiàng)目、檔案數(shù)字化工作等，離崗人員應(yīng)向接收人員詳細(xì)說明工作進(jìn)展情況、已完成的工作內(nèi)容、下一步工作計(jì)劃等，并提供相關(guān)的工作記錄和資料。2.接收人員應(yīng)根據(jù)離崗人員的介紹，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，確保未完成的工作能夠順利推進(jìn)，不影響檔案管理工作的整體進(jìn)度。四、交接程序（一）交接申請離崗人員在完成交接準(zhǔn)備工作后，應(yīng)向所在部門及檔案管理部門提交交接申請，說明交接準(zhǔn)備情況、交接時(shí)間等信息。（二）交接會(huì)議1.所在部門及檔案管理部門在收到交接申請后，應(yīng)組織召開交接會(huì)議。會(huì)議由檔案管理部門負(fù)責(zé)人主持，離崗人員、接收人員、監(jiān)交人等參加。2.在交接會(huì)議上，離崗人員應(yīng)按照交接內(nèi)容逐一進(jìn)行匯報(bào)，并將交接清單及相關(guān)資料提交給接收人員。接收人員應(yīng)認(rèn)真核對交接內(nèi)容，如有疑問應(yīng)及時(shí)提出。3.監(jiān)交人應(yīng)對交接過程進(jìn)行監(jiān)督，確保交接工作的合規(guī)性和公正性。（三）現(xiàn)場核對1.交接會(huì)議結(jié)束后，接收人員應(yīng)與離崗人員一同到檔案存放地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場核對，按照交接清單逐一清點(diǎn)檔案實(shí)體，檢查檔案管理系統(tǒng)操作權(quán)限等情況。2.在現(xiàn)場核對過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。對于無法當(dāng)場解決的問題，應(yīng)明確責(zé)任人和解決期限，并形成書面記錄。（四）簽字確認(rèn)1.現(xiàn)場核對無誤后，離崗人員、接收人員和監(jiān)交人應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。交接清單一式三份，分別由離崗人員、接收人員和檔案管理部門留存。2.交接雙方應(yīng)在交接記錄上簽字，明確交接時(shí)間、交接內(nèi)容、交接雙方等信息。交接記錄作為檔案管理工作的重要資料，應(yīng)妥善保存。五、監(jiān)交規(guī)定（一）監(jiān)交人員職責(zé)1.監(jiān)交人員應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或其指定的人員擔(dān)任。監(jiān)交人員應(yīng)全程參與交接過程，對交接工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.監(jiān)交人員應(yīng)確保交接工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，交接內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，交接程序合規(guī)。3.對于交接過程中出現(xiàn)的問題，監(jiān)交人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保交接工作順利進(jìn)行。（二）特殊情況監(jiān)交1.如離崗人員與接收人員存在爭議或矛盾，監(jiān)交人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)解，確保交接工作能夠客觀、公正地進(jìn)行。2.對于涉及重要檔案或敏感信息的交接，應(yīng)增加監(jiān)交人員的數(shù)量或邀請相關(guān)部門的人員參與監(jiān)交，確保交接工作的安全性和保密性。六、后續(xù)管理（一）接收人員培訓(xùn)1.接收人員在完成交接后，檔案管理部門應(yīng)組織對其進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其盡快熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)規(guī)定。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)、檔案整理規(guī)范培訓(xùn)、檔案保密知識(shí)培訓(xùn)等，確保接收人員能夠獨(dú)立承擔(dān)檔案管理工作任務(wù)。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對接收人員的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、檔案利用情況、檔案安全管理情況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保檔案管理工作質(zhì)量不斷提高。（三）責(zé)任追溯1.如因交接工作不規(guī)范或交接人員責(zé)任不清導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)問題，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究交接人員的責(zé)任。2.對于離崗人員在交接前已發(fā)現(xiàn)但未及時(shí)處理的問題，仍由離崗人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；對于交接后接收人員發(fā)現(xiàn)的問題，由接收人員