PAGE不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的查閱行為，保障不動(dòng)產(chǎn)登記信息的安全與合理利用，維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人及相關(guān)利害關(guān)系人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，以及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人按照法定程序查閱與其不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則查閱不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在查閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露，維護(hù)權(quán)利人隱私和商業(yè)秘密。3.便民高效原則在符合規(guī)定的前提下，盡可能簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提高查閱效率，為查閱人提供便利。二、查閱主體及權(quán)限（一）本公司/組織工作人員1.登記業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員因辦理不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)需要，可查閱與該業(yè)務(wù)相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，包括申請(qǐng)材料、審核記錄、登簿信息等。查閱范圍應(yīng)與所辦理業(yè)務(wù)直接相關(guān)，不得超出業(yè)務(wù)需求進(jìn)行查閱。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)工作，可查閱所有不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，以便進(jìn)行檔案整理、歸檔、保管等操作。但在查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.其他業(yè)務(wù)相關(guān)人員如法務(wù)人員、審計(jì)人員等，因工作需要查閱不動(dòng)產(chǎn)登記檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)本公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并明確查閱目的、范圍和期限。查閱內(nèi)容應(yīng)與工作需求緊密相關(guān)，不得用于其他非工作目的。（二）不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人本人或其授權(quán)代理人可以查閱與其不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的登記檔案。查閱時(shí)應(yīng)提供身份證明、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)等有效證明材料，證明其權(quán)利人身份。查閱范圍包括不動(dòng)產(chǎn)的基本信息、登記事項(xiàng)變更記錄以及其他與該不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利相關(guān)的檔案資料。（三）利害關(guān)系人利害關(guān)系人因涉及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的糾紛、訴訟等原因，需要查閱相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的，應(yīng)向本公司/組織提交書(shū)面申請(qǐng)，并說(shuō)明查閱目的、與不動(dòng)產(chǎn)的利害關(guān)系及所需查閱的具體內(nèi)容。經(jīng)審核通過(guò)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與利害關(guān)系相關(guān)的檔案信息內(nèi)，不得隨意擴(kuò)大查閱范圍。三、查閱申請(qǐng)與受理（一）申請(qǐng)方式1.現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)查閱人可前往本公司/組織指定的檔案查閱窗口，填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.網(wǎng)上申請(qǐng)本公司/組織應(yīng)提供網(wǎng)上查閱申請(qǐng)平臺(tái)，查閱人可通過(guò)該平臺(tái)在線填寫(xiě)申請(qǐng)表，上傳相關(guān)證明材料，并提交申請(qǐng)。網(wǎng)上申請(qǐng)應(yīng)確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)具有同等效力。（二）申請(qǐng)材料1.本公司/組織工作人員登記業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員：提供工作證件及與所辦理業(yè)務(wù)相關(guān)的證明材料。檔案管理人員：提供工作證件。其他業(yè)務(wù)相關(guān)人員：提供工作證件及經(jīng)本公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)文件。2.不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人權(quán)利人本人查閱：提供身份證明、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)。授權(quán)代理人查閱：除提供權(quán)利人身份證明、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)外，還需提供授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證明。3.利害關(guān)系人書(shū)面申請(qǐng)：詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、與不動(dòng)產(chǎn)的利害關(guān)系及所需查閱的具體內(nèi)容。證明材料：如涉及糾紛、訴訟的相關(guān)法律文書(shū)，或能證明其利害關(guān)系的其他有效文件。（三）受理流程1.初審檔案查閱窗口工作人員收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審查。檢查申請(qǐng)材料是否齊全、真實(shí)、有效，申請(qǐng)內(nèi)容是否明確、合理。對(duì)于材料不齊全或不符合要求的，應(yīng)一次性告知查閱人需要補(bǔ)充的材料內(nèi)容。2.審核初審?fù)ㄟ^(guò)后，將申請(qǐng)材料提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人員根據(jù)查閱主體的權(quán)限及查閱目的，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，判斷是否符合查閱規(guī)定。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或存在疑問(wèn)的申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行集體討論或報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.受理決定經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)出具《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查閱受理通知書(shū)》，明確告知查閱人查閱檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、方式及注意事項(xiàng)等。對(duì)于審核不通過(guò)的申請(qǐng)，應(yīng)向查閱人說(shuō)明理由，并退還申請(qǐng)材料。四、查閱程序（一）查閱時(shí)間與地點(diǎn)1.查閱時(shí)間本公司/組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，合理安排檔案查閱時(shí)間。一般情況下，查閱時(shí)間為工作日的正常工作時(shí)間。如有特殊情況需要在非工作時(shí)間查閱的，查閱人應(yīng)提前申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。2.查閱地點(diǎn)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案查閱場(chǎng)所，配備必要的查閱設(shè)備和安全設(shè)施，確保查閱環(huán)境安全、舒適。查閱場(chǎng)所應(yīng)保持安靜、整潔，便于查閱人集中精力查閱檔案。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱人在檔案查閱場(chǎng)所內(nèi)，按照檔案管理部門(mén)指定的方式和范圍進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱過(guò)程規(guī)范有序。查閱人不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描等操作，如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.電子查閱對(duì)于具備電子檔案管理系統(tǒng)的，在符合安全保密規(guī)定的前提下，經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，查閱人可通過(guò)電子查閱終端進(jìn)行查閱。電子查閱應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保查閱人只能訪問(wèn)其有權(quán)查閱的檔案信息，并防止信息被非法獲取或篡改。（三）查閱記錄1.查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)或電子臺(tái)賬的形式，確保記錄完整、可追溯。2.查閱簽名查閱人查閱檔案后，應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱內(nèi)容及查閱過(guò)程的合規(guī)性。如查閱人對(duì)查閱記錄有異議，應(yīng)及時(shí)與檔案管理人員溝通核實(shí)。（四）檔案使用限制1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容或查閱其他無(wú)關(guān)檔案。2.禁止在查閱檔案過(guò)程中進(jìn)行涂改、標(biāo)記、損壞檔案等行為。如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄、復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保復(fù)制件與原件一致。3.查閱人不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所，確因工作需要必須帶出的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確歸還時(shí)間。借閱期間，查閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非查閱目的。五、檔案復(fù)制與摘錄（一）申請(qǐng)復(fù)制與摘錄的條件1.因辦理不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)需要留存相關(guān)檔案資料的，可申請(qǐng)復(fù)制與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案內(nèi)容。2.利害關(guān)系人因涉及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利糾紛、訴訟等，需要獲取相關(guān)證據(jù)材料的，可申請(qǐng)復(fù)制或摘錄與糾紛有關(guān)的檔案信息。（二）申請(qǐng)流程查閱人如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在查閱申請(qǐng)時(shí)一并提出申請(qǐng)，并填寫(xiě)《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案復(fù)制/摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、用途及份數(shù)等信息。申請(qǐng)流程與查閱申請(qǐng)流程相同，經(jīng)審核通過(guò)后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制或摘錄操作。（三）復(fù)制與摘錄要求1.復(fù)制方式檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)清晰、完整，與原件內(nèi)容一致。對(duì)于電子檔案，可提供電子數(shù)據(jù)拷貝，但應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。2.摘錄要求查閱人摘錄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)使用規(guī)范的摘錄格式，確保摘錄內(nèi)容準(zhǔn)確、客觀。摘錄過(guò)程中不得對(duì)檔案原文進(jìn)行修改或刪減，如需對(duì)摘錄內(nèi)容進(jìn)行整理、編輯，應(yīng)注明出處。3.復(fù)制與摘錄證明檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容加蓋證明章，注明“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，并簽署日期。證明章應(yīng)具有唯一性和可識(shí)別性，確保復(fù)制件和摘錄件的真實(shí)性和有效性。六、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入查閱場(chǎng)所。3.在檔案查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，不得在查閱場(chǎng)所內(nèi)討論、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案查閱場(chǎng)所的安全管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止檔案受潮、霉變、火災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。2.定期對(duì)檔案查閱設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等。在事件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全，并盡快恢復(fù)檔案查閱服務(wù)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密與安全管理規(guī)定的查閱人，本公司/組織將視情節(jié)輕重給予警告、停止查閱、取消查閱資格等處理措施。2.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償由此給本公司/組織或不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人造成的損失。3.對(duì)于本公司/組織內(nèi)部工作人員違反檔案保密與安全管理規(guī)定的，將按照公司/組織內(nèi)部紀(jì)律規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司/組織應(yīng)建立健全不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行內(nèi)部檢查。2.檢查內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)受理情況、查閱程序執(zhí)行情況（如查閱時(shí)間、地點(diǎn)、方式是否符合規(guī)定）、檔案使用限制遵守情況以及檔案保密與安全管理情況等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或問(wèn)責(zé)。（二）外部監(jiān)督