PAGE學(xué)校檔案室借閱查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案室檔案管理，規(guī)范檔案借閱查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位及個(gè)人在本校檔案室借閱查閱檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.服務(wù)教學(xué)科研原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作為宗旨，積極為校內(nèi)各部門及師生提供檔案利用服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。二、檔案借閱（一）借閱主體本校在職教職工、學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)需要，可申請(qǐng)借閱檔案。校外單位或個(gè)人因特殊原因需借閱本校檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱申請(qǐng)1.申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案室。（三）借閱審批1.檔案室工作人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況進(jìn)行審核。2.對(duì)于普通檔案，由檔案室負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊用途的檔案，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.特殊情況需長(zhǎng)期借閱的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂相關(guān)保密協(xié)議。（五）借閱數(shù)量1.每人每次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]卷（冊(cè)）。2.因工作需要確需多卷（冊(cè)）借閱的，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（六）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案。2.借閱人必須在指定地點(diǎn)查閱檔案，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案查閱（一）查閱主體本校在職教職工、學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)需要，可申請(qǐng)查閱檔案。校外單位或個(gè)人因特殊原因需查閱本校檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱申請(qǐng)1.申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案室。（三）查閱審批1.檔案室工作人員收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況進(jìn)行審核。2.對(duì)于普通檔案，由檔案室負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊用途的檔案，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）查閱方式1.查閱人應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行查閱，查閱過程中不得擅自操作檔案管理系統(tǒng)或其他設(shè)備。2.檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件，如查閱桌椅、照明設(shè)備等。（五）查閱記錄1.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱及內(nèi)容、查閱用途等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢。四、檔案歸還（一）歸還期限借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還檢查1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，應(yīng)立即查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）歸還登記檔案室工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記表》上進(jìn)行登記，并注明歸還日期。五、檔案保密（一）保密措施1.檔案室應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等進(jìn)行安全保密管理，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保密措施。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人、查閱人在借閱查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.未經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱查閱情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受全校師生對(duì)檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）考核辦法1.將檔案借閱查閱制度的執(zhí)行情況納入學(xué)校各部門及個(gè)人的績(jī)效考核體系。2.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、紀(jì)律處分