PAGE海事局會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強海事局會計檔案管理，規(guī)范會計檔案整理、保管、利用等工作，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合海事局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海事局機關(guān)及所屬各單位的會計檔案管理工作。（三）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)會計檔案的接收、保管、查閱、銷毀等工作，并對會計檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，確保會計檔案的妥善保管和有效利用。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類賬戶開設(shè)的，用來分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供總括核算資料的賬簿；明細賬是根據(jù)明細分類賬戶開設(shè)的，用來分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供明細核算資料的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細情況的卡片式賬簿。（三）財務(wù)會計報告包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告。月度、季度財務(wù)會計報告通常僅指會計報表，年度財務(wù)會計報告包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。會計報表是對企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)性表述，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等；會計報表附注是對會計報表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項目等所作的解釋；財務(wù)情況說明書是對企業(yè)一定會計期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉(zhuǎn)和利潤實現(xiàn)及分配等情況的綜合性說明。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。銀行存款余額調(diào)節(jié)表是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法；銀行對賬單是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務(wù)往來的紀(jì)錄；納稅申報表是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機關(guān)申報納稅期應(yīng)繳稅額時應(yīng)填報使用的表格；會計檔案移交清冊是記錄會計檔案從財務(wù)部門移交至檔案管理部門相關(guān)信息的清冊；會計檔案保管清冊是記錄會計檔案保管情況的清冊；會計檔案銷毀清冊是記錄會計檔案銷毀情況的清冊。三、會計檔案的整理（一）整理原則會計檔案整理應(yīng)遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性原則，確保會計檔案能夠準(zhǔn)確反映海事局的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動。（二）整理要求1.會計憑證應(yīng)按記賬憑證的編號順序排列，記賬憑證所附原始憑證應(yīng)折疊整齊，附在記賬憑證之后，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。2.會計賬簿應(yīng)按總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的順序整理，每本賬簿應(yīng)單獨裝訂成冊，并在封面上注明賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度順序整理，裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份等信息。4.其他會計資料應(yīng)按類別整理，分別裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、年度、月份等信息。（三）整理方法1.會計憑證的整理拆除憑證上的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全。記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全。將整理好的憑證按順序號排列，然后加上封面、封底，裝訂成冊。2.會計賬簿的整理賬簿在使用年度終了后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。整理賬簿時，應(yīng)將賬頁逐張翻放，檢查有無缺頁、漏頁、跳行等情況，如有應(yīng)及時補齊或更正。將賬簿中的空白頁、空行用紅線對角劃掉，并加蓋“作廢”戳記。在賬簿封面上填寫賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息，并加蓋單位公章。3.財務(wù)會計報告的整理財務(wù)會計報告在年度終了后，應(yīng)及時整理立卷。整理時，應(yīng)檢查報告的種類是否齊全，內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。將報告中的文字說明、報表等按順序排列，并加上封面、封底，裝訂成冊。4.其他會計資料的整理其他會計資料在年度終了后，應(yīng)按類別分別整理立卷。整理時應(yīng)當(dāng)檢查資料是否齊全、完整，有無破損、缺頁等情況，如有應(yīng)及時修復(fù)或補充。將整理好的資料按順序排列，并加上封面、封底，裝訂成冊。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的安全防護設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。3.會計檔案應(yīng)保持整潔、完好，不得隨意堆放、折疊、涂抹、拆散、抽換或損毀。4.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）電子會計檔案的保管1.電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。2.電子會計檔案的保管應(yīng)符合國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，采用電子存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。3.電子會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案相同，保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。4.檔案管理部門應(yīng)建立電子會計檔案的檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用。五、會計檔案的查閱（一）查閱范圍本單位人員因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批；外單位人員查閱會計檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱范圍僅限于與查閱目的相關(guān)的會計檔案資料。（二）查閱程序1.查閱會計檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.查閱申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進行審核，審核通過后，在申請表上簽字批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱會計檔案，不得將會計檔案帶出檔案管理部門。查閱過程中，應(yīng)愛護會計檔案，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會計檔案資料歸還原位，并由陪同人員進行核對。核對無誤后，查閱人員在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立《會計檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱登記表應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、會計檔案的復(fù)制（一）復(fù)制范圍因工作需要確需復(fù)制會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。復(fù)制范圍僅限于與復(fù)制目的相關(guān)的會計檔案資料。（二）復(fù)制程序1.復(fù)制會計檔案時，復(fù)制人員應(yīng)填寫《會計檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.復(fù)制申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)人對復(fù)制申請進行審核，審核通過后，在申請表上簽字批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制。3.復(fù)制人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制方法和要求進行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制完成后，應(yīng)對復(fù)制件進行核對，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章。4.復(fù)制結(jié)束后，復(fù)制人員應(yīng)將復(fù)制的會計檔案資料歸還原位，并由檔案管理部門進行登記。登記內(nèi)容包括復(fù)制日期、復(fù)制人員姓名、所在部門、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制期限等信息。（三）復(fù)制記錄檔案管理部門應(yīng)建立《會計檔案復(fù)制登記表》，詳細記錄復(fù)制日期、復(fù)制人員姓名、所在部門、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制期限等信息。復(fù)制登記表應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.會計檔案銷毀清冊編制完成后，應(yīng)報經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按