PAGE業(yè)委會(huì)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)業(yè)主委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)委會(huì)”）檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在業(yè)委會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于業(yè)委會(huì)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于會(huì)議記錄、決議、文件、合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)主信息等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：業(yè)委會(huì)檔案資料由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映業(yè)委會(huì)的工作情況，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立健全檔案資料的檢索和利用機(jī)制，方便業(yè)委會(huì)成員、業(yè)主及相關(guān)部門查閱和使用。二、檔案資料分類及歸檔范圍（一）會(huì)議檔案1.業(yè)主大會(huì)會(huì)議檔案：包括會(huì)議通知、議程、決議、會(huì)議記錄、參會(huì)人員簽到表等。2.業(yè)委會(huì)會(huì)議檔案：包括會(huì)議通知、議程、決議、會(huì)議記錄、參會(huì)人員簽到表等。3.專題會(huì)議檔案：針對(duì)特定問題召開的專題會(huì)議檔案，包括會(huì)議通知、議程、決議、會(huì)議記錄、參會(huì)人員簽到表等。（二）文件檔案1.上級(jí)文件：包括政府部門、街道辦事處、社區(qū)居委會(huì)等下發(fā)的與物業(yè)管理相關(guān)的文件。2.業(yè)委會(huì)文件：包括業(yè)委會(huì)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等。3.其他文件：包括與業(yè)委會(huì)工作相關(guān)的各類函件、通知、公告等。（三）合同檔案1.物業(yè)服務(wù)合同：與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂的服務(wù)合同，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、合同變更記錄等。2.其他合同：與其他單位或個(gè)人簽訂的與物業(yè)管理相關(guān)的合同，如電梯維保合同、綠化養(yǎng)護(hù)合同、保潔服務(wù)合同等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.財(cái)務(wù)報(bào)表：包括年度預(yù)算、決算報(bào)表，月度財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.會(huì)計(jì)憑證：包括記賬憑證、原始憑證等。3.財(cái)務(wù)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。4.其他財(cái)務(wù)資料：包括發(fā)票、收據(jù)、銀行對(duì)賬單、審計(jì)報(bào)告等。（五）業(yè)主檔案1.業(yè)主基本信息檔案：包括業(yè)主姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、房屋地址等。2.業(yè)主投訴及處理檔案：包括業(yè)主投訴記錄、處理結(jié)果、回訪記錄等。3.業(yè)主意見及建議檔案：包括業(yè)主提出的意見和建議記錄、處理情況等。（六）其他檔案1.物業(yè)項(xiàng)目資料：包括物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、竣工驗(yàn)收資料、接管驗(yàn)收資料等。2.設(shè)施設(shè)備檔案：包括電梯、消防、給排水、供電等設(shè)施設(shè)備的臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。3.社區(qū)文化活動(dòng)檔案：包括社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃、方案、總結(jié)、照片、視頻等。4.其他與業(yè)委會(huì)工作相關(guān)的檔案資料：如招投標(biāo)文件、培訓(xùn)資料、榮譽(yù)證書等。三、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門及工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全可靠，并定期進(jìn)行備份。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類及歸檔范圍，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。3.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。4.檔案資料應(yīng)編制目錄，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，方便查閱和管理。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案資料應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.業(yè)委會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的安全保管。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份或異地存放等措施，防止檔案資料的損毀和丟失。4.檔案資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和業(yè)委會(huì)的實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括業(yè)委會(huì)的重要文件、決議、財(cái)務(wù)報(bào)表等；長(zhǎng)期保管的檔案資料主要包括物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案等；短期保管的檔案資料主要包括一般性的文件、通知等。五、檔案資料查閱與借閱（一）查閱要求1.業(yè)委會(huì)成員、業(yè)主及相關(guān)部門因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案資料名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.查閱檔案資料時(shí)，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。（二）借閱要求1.因特殊情況需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案資料名稱、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱范圍提供檔案資料，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案資料的內(nèi)容，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案資料保密與銷毀（一）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。2.對(duì)于涉及業(yè)主個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.在檔案資料的整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露。（二）銷毀要求1.對(duì)于已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀的檔案資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)業(yè)委會(huì)主任批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案資料的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行保存，以備查閱。七、檔案資料信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)業(yè)委會(huì)應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案資料的電子文件進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化檢索、查閱和利用。（二）電子檔案資料的管理1.電子檔案資料應(yīng)按照檔案資料的分類及歸檔范圍進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止電子檔案資料的丟失。3.電子檔案資料應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保檔案資料的安全保密。（三）檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)及時(shí)將新形成的檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和更新。3.應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案資料管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.業(yè)委會(huì)應(yīng)定期對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案資料管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門及工作人員進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.業(yè)委會(huì)應(yīng)建立檔案資料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)部門的檔案資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案資料管理工作的完成情況、檔案資料的質(zhì)