PAGE政府檔案安全管理制度范本一、總則（一）目的為加強政府檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護檔案的真實價值，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和應(yīng)對各類安全風(fēng)險，確保檔案實體和信息的安全。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案安全管理工作，確保管理活動合法合規(guī)。3.預(yù)防為主原則：強化安全意識，建立健全安全防范機制，提前預(yù)防安全事故的發(fā)生，做到防患于未然。4.責(zé)任追究原則：明確檔案安全管理責(zé)任，對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的單位和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以政府主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案安全管理工作，研究解決檔案安全管理中的重大問題，決策檔案安全管理工作的重要事項。（二）檔案管理部門政府設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案安全管理制度、規(guī)范和流程，組織實施檔案的收集、整理、保管、利用等工作，對檔案安全狀況進行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門的檔案安全管理工作。（三）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案安全管理工作，指定專人作為檔案安全管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案安全管理的具體工作，確保檔案安全管理責(zé)任落實到崗、到人。三、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本部門工作實際，及時收集各類具有保存價值的文件、資料、記錄、圖表、聲像等材料，確保檔案的完整性。收集范圍包括但不限于：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)文件等。3.本部門開展業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項目文件、調(diào)研資料、技術(shù)資料等。4.反映本部門歷史沿革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制等情況的文件材料。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保材料齊全、完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于重要檔案材料，應(yīng)實行雙套制或多套制備份，確保檔案的安全性。（三）整理規(guī)范檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和本部門檔案管理實際，對收集到的檔案進行科學(xué)分類、編號、編目和裝訂。整理規(guī)范如下：1.分類：根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家檔案保管的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域、生活區(qū)域分開設(shè)置，保持相對獨立，避免無關(guān)人員進入。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放，不同類檔案之間應(yīng)保持一定的間距。2.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等存儲設(shè)備進行存放，存儲設(shè)備應(yīng)牢固、穩(wěn)定，符合檔案保管要求。檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本部門主要職能活動和歷史面貌的，對本部門、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對本部門工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本部門工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并報告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細(xì)記錄，形成清查報告，歸檔保存。清查報告應(yīng)包括檔案數(shù)量、保管狀況、存在問題及處理情況等內(nèi)容。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求辦理利用手續(xù)。2.檔案利用應(yīng)確保檔案的安全，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得泄露檔案機密信息。（二）利用范圍1.本部門工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)后，方可查閱、借閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保檔案信息安全。（三）利用手續(xù)1.本部門工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，并加蓋單位公章，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱、借閱人員進行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱、借閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查詢、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案完好無損。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對到期檔案進行逐卷、逐件審查。2.審查檔案內(nèi)容時，應(yīng)重點關(guān)注檔案是否反映本部門主要職能活動、是否具有歷史查考價值、是否涉及國家機密和敏感信息等。3.對于涉及重要歷史事件、重大決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與政府信息化建設(shè)整體規(guī)劃相銜接，確保檔案信息系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性。（二）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計、分析、備份等功能，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和軟件平臺，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全功能，防止檔案信息泄露和非法訪問。3.加強檔案信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，為政府決策、行政管理、社會服務(wù)等提供有力支持。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立健全檔案數(shù)據(jù)管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的采集、錄入、存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的管理。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.加強對檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（四）人員培訓(xùn)加強檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)，定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案信息管理系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)安全管理、信息技術(shù)應(yīng)用等方面。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立檔案安全監(jiān)督檢查機制，定期對檔案安全管理工作進行監(jiān)督檢查。檔案管理部門應(yīng)制定年度監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容和方式，確保監(jiān)督檢查工作有序開展。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案保管場所的安全狀況是否符合要求，包括消防設(shè)施、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備是否正常運行，防蟲防鼠設(shè)施是否有效等。3.檔案存儲設(shè)備的使用情況，包括密集架、檔案柜等是否完好，檔案存放是否整齊有序。4.檔案信息化管理情況，包括檔案信息系統(tǒng)的運行是否正常，數(shù)據(jù)備份是否及時，安全防護措施是否到位等。5.檔案利用情況，包括利用手續(xù)是否完備，利用過程中是否存在違規(guī)行為等。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全管理工作進行全面檢查，每年至少進行一次。檢查人員應(yīng)按照檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理各環(huán)節(jié)進行詳細(xì)檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：檔案管理部門應(yīng)不定期對檔案安全管理工作進行抽查，抽查內(nèi)容和范圍可根據(jù)實際情況確定。抽查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時下達整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。3.專項檢查：針對檔案安全管理中的重點問題和薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理部門可組織開展專項檢查，集中力量進行整治，確保檔案安全管理工作落到實處。（四）整改落實對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限和整改責(zé)任人。相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等各類安全事故的應(yīng)急處置措施，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。（二）應(yīng)急處置流程1.事故報告：發(fā)生檔案安全事故后，事故現(xiàn)場人員應(yīng)立即報告本部門負(fù)責(zé)人，并及時通知檔案管理部門。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在接到報告后第一時間向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組報告。2.應(yīng)急響應(yīng)：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組接到事故報告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處置工作。應(yīng)急處置工作應(yīng)遵循快速反應(yīng)、科學(xué)應(yīng)對、確保安全的原則，最大限度地減少事故損失。3.現(xiàn)場處置：根據(jù)事故類型和現(xiàn)場情況，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施。如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即組織滅火、疏散人員，并保護好現(xiàn)場；如發(fā)生水災(zāi)，應(yīng)及時排水、搶救檔案，并對受損檔案進行清理和修復(fù)；如發(fā)生盜竊或泄密事件，應(yīng)立即報警，并采取措施防止損失擴大，保護好現(xiàn)場證據(jù)。4.調(diào)查處理：事故處置結(jié)束后，應(yīng)及時組織對事故原因進行調(diào)查，查明事故責(zé)任，提出處理意見。對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致事故發(fā)生的單位和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。5.恢復(fù)重