PAGE社工事務(wù)所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本社工事務(wù)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在事務(wù)所各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社工事務(wù)所全體員工及因工作需要涉及檔案查閱、使用的外部人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是指社工事務(wù)所在開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映事務(wù)所各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存事務(wù)所工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理事務(wù)所各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。(二)各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。(三)檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社工服務(wù)項目檔案：包括項目策劃書、服務(wù)方案、服務(wù)記錄、服務(wù)評估報告等。2.行政管理檔案：如事務(wù)所文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、財務(wù)報表等。3.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。4.客戶檔案：服務(wù)對象基本信息、服務(wù)需求評估報告、服務(wù)協(xié)議等。5.其他具有保存價值的文件材料，如活動照片、視頻、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為社工服務(wù)類、行政管理類、人事管理類、客戶服務(wù)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.排列：按照時間順序或重要程度對檔案進(jìn)行排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，并按照檔案分類存放要求進(jìn)行合理排列。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如事務(wù)所重大決策文件、重要服務(wù)項目成果等。2.長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，如一般性服務(wù)項目檔案、重要人事檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性行政管理文件、臨時性活動檔案等。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案架上，確保存放整齊、有序。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案目錄，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。（四）安全保護(hù)措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗、切斷電源。4.制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護(hù)檔案安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和本事務(wù)所檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為事務(wù)所各項工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本事務(wù)所員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、政府部門等因工作需要依法查閱檔案。3.服務(wù)對象因合理需求查閱與其相關(guān)的檔案。4.其他經(jīng)事務(wù)所批準(zhǔn)的單位或個人查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本事務(wù)所員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。2.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已過保管期限、失去保存價值或重復(fù)的檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定過程中應(yīng)充分征求各業(yè)務(wù)部門意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門留存的檔案目錄中注明銷毀情況，并永久保存銷毀清冊。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集、整理、存儲和利用。