PAGE網(wǎng)絡教育檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強網(wǎng)絡教育檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，保障網(wǎng)絡教育工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內與網(wǎng)絡教育相關的各類檔案資料的管理，包括但不限于教學課件、學生學習記錄、教師教學成果、網(wǎng)絡教育平臺運營數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映網(wǎng)絡教育活動的真實情況，確保其原始性和客觀性。2.完整性原則：全面收集、整理網(wǎng)絡教育過程中產(chǎn)生的各類資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.保密性原則：對涉及個人隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案資料，嚴格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室管理部門職責1.負責制定和完善網(wǎng)絡教育檔案室管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理網(wǎng)絡教育相關檔案資料，建立檔案目錄和索引，確保檔案資料的有序存放。3.定期對檔案資料進行整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案的質量。4.負責檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案資料的安全與完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內部各部門及相關人員提供檔案資料的查詢、借閱服務。6.對檔案資料的利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋檔案利用效果。（二）各部門職責1.負責本部門網(wǎng)絡教育檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案資料的管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.在開展網(wǎng)絡教育活動過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類檔案資料，保證檔案資料的質量。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案資料的查詢、借閱申請，并在規(guī)定時間內歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學課件：包括線上課程視頻、PPT、教案、電子教材等。2.學生學習記錄：學習進度、作業(yè)完成情況、考試成績、在線學習時長等。3.教師教學成果：教學案例、教學反思、教學獲獎證書等。4.網(wǎng)絡教育平臺運營數(shù)據(jù)：用戶注冊信息、訪問記錄、學習行為分析數(shù)據(jù)等。5.與網(wǎng)絡教育相關的會議紀要、工作計劃、總結報告等文件。6.其他與網(wǎng)絡教育活動有關的各類資料。（二）收集要求1.各部門應在網(wǎng)絡教育活動結束后[X]個工作日內，將相關檔案資料收集齊全，并移交檔案室。2.檔案資料應內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保其真實性和有效性。3.對于電子檔案資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲設備中。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的性質、內容、時間等因素進行分類，可分為教學類、學生類、教師類、平臺運營類、綜合類等。2.編號：為每一類檔案資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)律，如年份+類別代碼+流水號等。3.編目：編制檔案目錄，詳細記錄檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應定期更新，確保與實際檔案資料一致。4.裝訂：對于紙質檔案資料，應進行裝訂成冊，確保整齊、牢固。裝訂時應注意保護檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門定制的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案的存儲目錄結構，便于管理和檢索。（二）保管期限1.教學課件、學生學習記錄、教師教學成果等檔案資料，保管期限為[X]年。2.網(wǎng)絡教育平臺運營數(shù)據(jù)，保管期限為[X]年。3.與網(wǎng)絡教育相關的會議紀要、工作計劃、總結報告等文件，保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般為[X]年至[X]年不等。（三）保管環(huán)境要求1.溫度：保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.防火：檔案室應配備防火設備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。3.防潮：檔案室應做好防潮措施，如安裝除濕設備、放置干燥劑等，防止檔案資料受潮發(fā)霉。4.防蟲：定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應及時采取措施進行防治，如使用防蟲藥劑、放置驅蟲物品等。5.防盜：檔案室應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強安全防范措施，防止檔案資料被盜。五、檔案的利用（一）查詢1.公司/組織內部各部門及相關人員因工作需要查詢檔案資料時，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容等信息。2.檔案室管理人員收到查詢申請后，應在[X]個工作日內進行審核，并根據(jù)申請內容提供相應的檔案資料。3.查詢人員應在檔案室指定的地點進行查詢，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案資料時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室管理人員審核。檔案室管理人員根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度等因素，決定是否批準借閱申請。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人員應提前向檔案室管理人員提出申請，并說明原因。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時向檔案室管理人員報告，并承擔相應的責任。5.借閱人員歸還檔案資料時，檔案室管理人員應進行認真核對，檢查檔案資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。（三）檔案利用的登記與統(tǒng)計1.檔案室管理人員應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案資料的查詢、借閱時間、查詢人員或借閱人員姓名、部門、查詢或借閱內容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，如檔案資料的查詢頻率分布、借閱熱門類型等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持，以便更好地優(yōu)化檔案管理服務。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對保管期滿的檔案資料進行鑒定，由檔案室管理人員會同相關部門負責人組成鑒定小組，對檔案資料的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案資料的內容、性質、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷其是否仍需繼續(xù)保存。對于已失去保存價值的檔案資料，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案資料，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案資料時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應作為檔案資料進行妥善保管，保存期限與原檔案資料的保管期限相同。七、檔案管理人員的職責與要求（一）職責1.負責檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案資料進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。4.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身的業(yè)務水平和綜合素質。（二）要求1.專業(yè)素養(yǎng)：具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉網(wǎng)絡教育檔案管理的特點和要求。2.責任心：工作認真負責，嚴謹細致，確保檔案資料的安全與完整。3.保密意識：嚴格遵守保密制度，對涉及公司/組織機密的檔案資料妥善保管，防止信息泄露。