PAGE種質(zhì)資源庫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強種質(zhì)資源庫檔案管理，確保種質(zhì)資源檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在種質(zhì)資源保護、研究、利用等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織種質(zhì)資源庫的各類檔案管理，包括種質(zhì)資源收集、保存、鑒定、分發(fā)等過程中形成的文件、數(shù)據(jù)、標本等資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映種質(zhì)資源庫各項工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋種質(zhì)資源庫工作的各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善種質(zhì)資源庫檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理種質(zhì)資源庫的各類檔案，進行分類、編號、整理、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實體安全。6.對檔案管理人員進行業(yè)務培訓和指導，提高檔案管理水平。（二）各業(yè)務部門職責1.負責本部門種質(zhì)資源相關(guān)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。3.積極配合檔案管理部門做好檔案資料的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括接收、登記、整理、保管、借閱、歸還等。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案信息。5.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.種質(zhì)資源收集過程中的原始記錄，包括采集地點、時間、采集人、種質(zhì)名稱、特征特性等信息。2.種質(zhì)資源保存過程中的相關(guān)資料，如入庫登記表、保存條件記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)等。3.種質(zhì)資源鑒定過程中的鑒定報告、測試數(shù)據(jù)、評價結(jié)果等。4.種質(zhì)資源分發(fā)過程中的申請文件、審批記錄、分發(fā)清單等。5.與種質(zhì)資源庫相關(guān)的科研項目文件、會議記錄、工作總結(jié)、技術(shù)標準等。6.種質(zhì)資源庫設施設備的采購合同、維護記錄、運行數(shù)據(jù)等。7.其他與種質(zhì)資源庫工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案應真實、準確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應按照規(guī)定格式和要求進行收集，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，一般分為種質(zhì)資源收集檔案、保存檔案、鑒定檔案、分發(fā)檔案、科研項目檔案、設施設備檔案等類別。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.對檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物等，確保檔案整齊、美觀。4.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.庫房應保持清潔、干燥、通風，溫度、濕度應符合檔案保管要求。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。（二）保管方式1.對紙質(zhì)檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，按照檔案類別和編號順序排列。2.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存放在不同地點。3.對重要的種質(zhì)資源標本等實物檔案，應采取專門的保護措施，確保其安全。（三）保管期限1.種質(zhì)資源收集檔案、保存檔案、鑒定檔案、分發(fā)檔案等應長期保存。2.科研項目檔案、設施設備檔案等根據(jù)其重要程度和實際需要確定保管期限，一般為10年至30年不等。（四）定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每月進行一次全面檢查，每季度進行一次重點抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施處理。3.對檢查情況應做好記錄，建立檢查臺賬，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部的科研人員、管理人員等因工作需要查閱種質(zhì)資源檔案。2.外部科研機構(gòu)、企業(yè)等因合作研究、種質(zhì)資源共享等需要查閱相關(guān)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情況。（二）利用流程1.內(nèi)部利用利用人填寫《種質(zhì)資源庫檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。所在部門負責人簽字審批。將申請表交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請進行查閱登記，并提供檔案。利用人在指定地點查閱檔案，不得擅自帶出或涂改、損毀檔案。查閱完畢后，利用人應及時歸還檔案，檔案管理人員進行核對簽收。2.外部利用利用人提交查閱申請函，說明利用目的、范圍等。公司/組織相關(guān)部門進行審核，報主管領(lǐng)導批準。檔案管理部門與利用人簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務。按照內(nèi)部利用流程提供檔案，并進行全程監(jiān)督。利用完畢后，收回檔案，檢查檔案是否完整無損，如有問題及時處理。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用檔案時不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容，如需復制應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門專家、檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《種質(zhì)資源庫檔案銷毀清單》，列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.將銷毀清單報主管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.銷毀完畢后，在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立種質(zhì)資源庫檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質(zhì)檔案掃描錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.對電子檔案應按照信息系統(tǒng)要求進行規(guī)范整理和存儲，定期更新維護檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安