PAGE村社區(qū)村公檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村社區(qū)村公檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于村社區(qū)內(nèi)與村公事務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案管理，包括但不限于會(huì)議記錄、決議文件、財(cái)務(wù)賬目、項(xiàng)目資料、人事檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村社區(qū)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)村公檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映村公事務(wù)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與村公事務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及村社區(qū)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)村社區(qū)設(shè)立檔案管理室，作為村公檔案的集中管理部門(mén)。檔案管理室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，如檔案柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批流程，做好檔案借閱記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.協(xié)助村社區(qū)其他部門(mén)查閱、利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。7.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.村社區(qū)黨組織、村民委員會(huì)、村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)等組織形成的各類(lèi)文件、決議、記錄等。2.村社區(qū)開(kāi)展的各項(xiàng)工作項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.村社區(qū)財(cái)務(wù)收支賬目、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)登記等財(cái)務(wù)檔案。4.村社區(qū)人事檔案，包括人員基本信息、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.村社區(qū)與上級(jí)部門(mén)、其他村社區(qū)及社會(huì)組織往來(lái)的文件、信函等。6.村社區(qū)居民反映問(wèn)題、提出建議的相關(guān)記錄。7.其他與村公事務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件資料移交檔案管理室，確保檔案收集的及時(shí)性。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)同時(shí)移交電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、村務(wù)管理類(lèi)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類(lèi)、社會(huì)事務(wù)類(lèi)、文化建設(shè)類(lèi)、檔案管理類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種。具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（二）保管條件1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保管要求，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜等。對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案清查登記表，記錄清查結(jié)果。五、檔案的利用（一）利用范圍1.村社區(qū)內(nèi)部各部門(mén)在工作中需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.村社區(qū)居民因個(gè)人需要查閱與其自身利益相關(guān)的檔案，如土地承包合同、宅基地審批文件等，經(jīng)檔案管理室審核同意后，可查閱相關(guān)檔案。3.上級(jí)部門(mén)、其他村社區(qū)及社會(huì)組織因工作需要查閱村社區(qū)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：檔案利用者如需查閱檔案，可在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱過(guò)程中，檔案利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及內(nèi)容摘要等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合村社區(qū)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村社區(qū)黨組織負(fù)責(zé)人、村民委員會(huì)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，報(bào)村社區(qū)負(fù)責(zé)人審批。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)村社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理室按照檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，登記內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理室人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷(xiāo)毀完畢后，檔案管理室應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，記錄檔案銷(xiāo)毀情況，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)與檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、檔案利用登記記錄等一并歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理的要求及時(shí)收集，并移交檔案管理室進(jìn)行整理。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照分類(lèi)、編號(hào)、編目等方法進(jìn)行整理，確保電子檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于查閱和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和可靠性，能夠滿足電子檔案存儲(chǔ)的要求。2.對(duì)重要電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用異地備份、磁帶備份、光盤(pán)備份等多種方式。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)范圍，防止電子檔案被非法篡改或刪除。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，檔案利用者應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行查閱、下載、打印等操作。2.在利用電子檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)電子檔案內(nèi)容有誤或不完整