PAGE重特大事件檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重特大事件檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)發(fā)生的各類重特大事件檔案的管理工作。重特大事件是指對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、社會(huì)形象、人員安全等方面產(chǎn)生重大影響的事件，包括但不限于重大生產(chǎn)事故、重大質(zhì)量事故、重大安全事故、重大突發(fā)事件、重要項(xiàng)目建設(shè)、重要活動(dòng)舉辦等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：重特大事件檔案應(yīng)如實(shí)反映事件的發(fā)生、發(fā)展和處理過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與重特大事件相關(guān)的各種文件、資料、圖表、聲像等，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核實(shí)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)重特大事件檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保重特大事件檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。（四）管理職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)重特大事件檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，制定檔案管理制度和工作流程，組織開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)重特大事件檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交公司辦公室。3.涉及重特大事件的項(xiàng)目組、工作小組或?qū)ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案工作與事件處理工作同步進(jìn)行。二、檔案收集（一）收集范圍1.事件發(fā)生前的相關(guān)文件，包括事件預(yù)警、預(yù)案制定、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。2.事件發(fā)生過(guò)程中的文件，如事件報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)記錄、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、應(yīng)急處置措施及執(zhí)行情況等。3.事件調(diào)查過(guò)程中的文件，包括調(diào)查方案、調(diào)查記錄、詢問(wèn)筆錄、鑒定報(bào)告、事故原因分析等。4.事件處理結(jié)果文件，如處理決定、整改措施、賠償協(xié)議、結(jié)案報(bào)告等。5.與事件相關(guān)的聲像資料，如現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像、錄音等。6.其他與重特大事件有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門和相關(guān)人員應(yīng)在事件發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。2.全面性：按照收集范圍，全面收集各類檔案資料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性：收集的檔案資料應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，原始材料應(yīng)保持原貌，不得擅自修改、涂抹或偽造。（三）收集渠道1.內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)：通過(guò)公司內(nèi)部的文件收發(fā)系統(tǒng)、電子郵件、工作匯報(bào)等方式收集相關(guān)文件。2.現(xiàn)場(chǎng)收集：由事件處理人員在現(xiàn)場(chǎng)直接收集照片、錄像、現(xiàn)場(chǎng)記錄等資料。3.調(diào)查取證：通過(guò)調(diào)查詢問(wèn)、查閱相關(guān)單位資料等方式獲取事件調(diào)查所需的檔案資料。4.會(huì)議記錄：對(duì)事件處理過(guò)程中的各類會(huì)議進(jìn)行記錄，整理會(huì)議紀(jì)要。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按事件類型分類，如生產(chǎn)事故、質(zhì)量事故、安全事故、突發(fā)事件等。2.按事件處理階段分類，如事件發(fā)生階段、調(diào)查階段、處理階段、整改階段等。3.按文件種類分類，如文件、報(bào)告、記錄、圖表、聲像等。（二）整理方法1.區(qū)分不同事件，分別進(jìn)行整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，確保文件的唯一性和可追溯性。3.去除文件中的無(wú)關(guān)信息，如重復(fù)頁(yè)、空白頁(yè)等，保持文件的簡(jiǎn)潔性。4.對(duì)文件進(jìn)行排序，按照事件發(fā)展的邏輯順序或文件重要程度進(jìn)行排列。5.編制文件目錄，注明文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查找和核對(duì)。（三）裝訂要求1.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，不得損壞文件內(nèi)容。3.采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線距左側(cè)邊緣15mm，上下兩端各留20mm的空白。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間重特大事件檔案應(yīng)在事件處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案資料移交至公司辦公室。2.公司辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，公司辦公室將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房或電子檔案系統(tǒng)。（三）歸檔標(biāo)識(shí)1.在紙質(zhì)檔案的封面和脊背處加蓋歸檔章，注明檔案編號(hào)、歸檔日期及保管期限等信息。2.在電子檔案的文件名及存儲(chǔ)路徑中體現(xiàn)檔案編號(hào)、事件名稱等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和查找。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.重特大事件檔案的保管期限根據(jù)事件的性質(zhì)和影響程度確定，一般分為永久保管、長(zhǎng)期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）。2.具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱重特大事件檔案。2.公司外部有關(guān)單位因工作需要查閱重特大事件檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.為公司的決策、管理、研究、培訓(xùn)等工作提供參考依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員可直接到檔案庫(kù)房查閱紙質(zhì)檔案，或通過(guò)電子檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，加蓋檔案復(fù)制專用章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，需經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的重特大事件檔案進(jìn)行鑒定，由公司辦公室組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由鑒定小組填寫(xiě)檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行粉碎處理，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（三）銷毀監(jiān)督公司