PAGE學(xué)生檔案管理制度及規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的檔案管理工作，包括全日制本科生、?？粕⒀芯可雀黝悓W(xué)生。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案必須如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)習(xí)期間形成的各類材料，保證檔案材料齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.學(xué)籍信息：如入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、學(xué)歷層次、學(xué)制、學(xué)號(hào)等。3.身份證號(hào)碼：準(zhǔn)確記錄學(xué)生的身份證號(hào)碼，確保與公安部門登記信息一致。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)檔案1.成績(jī)單：詳細(xì)記錄學(xué)生每學(xué)期的課程名稱、學(xué)分、成績(jī)、考試類型等信息。2.補(bǔ)考、重修記錄：包括補(bǔ)考、重修的課程名稱、成績(jī)、考試時(shí)間等。3.學(xué)籍異動(dòng)記錄：如轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等情況的相關(guān)材料。（三）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)證書：記錄學(xué)生在校期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書等。2.處分決定：對(duì)受到紀(jì)律處分的學(xué)生，應(yīng)詳細(xì)記錄處分原因、處分類型、處分時(shí)間等信息，并附相關(guān)處分文件。（四）黨團(tuán)組織材料1.入黨申請(qǐng)書：學(xué)生入黨時(shí)提交的申請(qǐng)書。2.入黨志愿書：記錄學(xué)生入黨過(guò)程的重要材料。3.團(tuán)組織關(guān)系證明：包括入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)員證、團(tuán)組織活動(dòng)記錄等。（五）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)后撰寫的報(bào)告。2.實(shí)習(xí)鑒定表：實(shí)習(xí)單位對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)表現(xiàn)的評(píng)價(jià)和鑒定。（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表：學(xué)校為畢業(yè)生提供的就業(yè)推薦材料，包括學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況、就業(yè)意向等。2.就業(yè)協(xié)議書：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議。3.畢業(yè)生登記表：全面反映畢業(yè)生在校期間綜合情況的表格。三、檔案建立與收集（一）新生檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校要求填寫個(gè)人基本信息表，并提交相關(guān)證明材料，如身份證、戶口本復(fù)印件等。2.招生部門負(fù)責(zé)將新生的錄取信息、個(gè)人基本信息等錄入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，并建立新生檔案。3.新生檔案建立后，應(yīng)及時(shí)移交至學(xué)生所在學(xué)院（系），由學(xué)院（系）安排專人負(fù)責(zé)管理。（二）在校期間檔案材料收集1.各學(xué)院（系）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的收集工作，定期督促教師和學(xué)生及時(shí)提交各類檔案材料。2.教師應(yīng)在課程結(jié)束后及時(shí)將學(xué)生的成績(jī)單、實(shí)習(xí)鑒定表等材料提交至學(xué)院（系）檔案管理人員。3.學(xué)生應(yīng)按照學(xué)校要求，及時(shí)提交個(gè)人獲獎(jiǎng)證書、處分決定、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等材料。4.黨團(tuán)組織應(yīng)定期將學(xué)生的入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、團(tuán)組織關(guān)系證明等材料移交至學(xué)院（系）檔案管理人員。（三）畢業(yè)生檔案材料收集1.畢業(yè)生在畢業(yè)前，應(yīng)按照學(xué)校要求填寫畢業(yè)生登記表，并提交相關(guān)證明材料,如就業(yè)協(xié)議書、實(shí)習(xí)鑒定表等。2.學(xué)院（系）應(yīng)在畢業(yè)生畢業(yè)前，對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行全面審核，確保檔案材料齊全完整。3.畢業(yè)生檔案材料審核通過(guò)后，學(xué)院（系）應(yīng)將畢業(yè)生檔案移交至學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心，由就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案材料條理清晰、便于查閱。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案材料的整潔。（二）整理方法1.分類：將學(xué)生檔案材料分為學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料、就業(yè)材料等類別。2.排序：按照檔案材料的時(shí)間順序或重要程度對(duì)每類材料進(jìn)行排序。3.編頁(yè)：對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編頁(yè)，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照類別和順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（三）歸檔要求1.建立檔案目錄：根據(jù)檔案整理結(jié)果，建立檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案類別、材料名稱、編號(hào)、日期等信息，便于查閱和管理。2.編制檔案索引：為了方便快速查找檔案，應(yīng)編制檔案索引，索引應(yīng)包括學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、檔案編號(hào)等信息。3.歸檔存放：將整理好的檔案按照類別和年級(jí)進(jìn)行歸檔存放，存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.學(xué)校教師因教學(xué)、管理等工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案材料。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、圈劃、污損。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）借閱權(quán)限1.學(xué)生本人一般不得借閱自己的檔案，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.學(xué)校教師因教學(xué)、科研等工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.校外單位因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案材料，并與借閱人員簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理部門。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反借閱協(xié)議的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，收回檔案材料，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)定和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，應(yīng)確保檔案材料的安全和保密，防止檔案材料丟失、損壞或泄露。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心應(yīng)根據(jù)畢業(yè)生的就業(yè)去向，及時(shí)將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位或畢業(yè)生就業(yè)主管部門。2.檔案轉(zhuǎn)遞前，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案材料齊全、真實(shí)、有效。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案轉(zhuǎn)遞的要求，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并將通知單與檔案材料一并封裝。4.檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)注明檔案轉(zhuǎn)遞的單位、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息，并加蓋學(xué)校檔案管理部門的公章。5.檔案轉(zhuǎn)遞后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案的接收情況，如發(fā)現(xiàn)檔案未按時(shí)到達(dá)或接收單位有異議的，應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通協(xié)調(diào)，查明原因，妥善處理。七、檔案保管與保密（一）保管要求1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案材料的安全保管。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案材料帶出檔案管理部門。4.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)1.學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。2.學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、轉(zhuǎn)遞等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)將學(xué)生檔案材料錄入系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取必要的安全措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)等，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。3.學(xué)校應(yīng)建立健全學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的地方。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校應(yīng)建立健全學(xué)生檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查。2.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理部門是否嚴(yán)格按照本制度的要求開展檔案管理工作。2.檔案材料收集與整理情況：檢查檔案材料是否齊全完整、分類是否合理、編號(hào)是否規(guī)范、裝訂是否整齊。3.檔案查閱與借閱情況：檢查檔案查閱與借閱手續(xù)是否齊全、查閱與借閱人員是否遵守規(guī)定、檔案材料是否安全無(wú)損。4.檔案轉(zhuǎn)遞情況：檢查檔案轉(zhuǎn)遞是否及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否齊全。5.檔案保管與保密情況：檢查檔案保管設(shè)備是否完好、檔案保管環(huán)境是否符合要求、檔案保密制度是否落實(shí)。（三）