PAGE新疆數(shù)字化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強新疆地區(qū)檔案管理的數(shù)字化建設，提高檔案管理的效率、質(zhì)量和安全性，確保檔案信息的有效利用和長期保存，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本地區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于新疆地區(qū)各級各類機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案數(shù)字化管理工作必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保檔案信息的合法收集、整理、存儲和利用。2.真實性原則：保證數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，維護檔案的真實性和完整性。3.安全性原則：采取有效的安全防護措施，確保檔案信息在數(shù)字化過程中及存儲后的安全性，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷性原則：通過數(shù)字化手段，提高檔案檢索、利用的便捷性，滿足各方面對檔案信息的需求。二、檔案數(shù)字化管理機構及職責（一）檔案管理部門1.負責制定檔案數(shù)字化工作計劃和方案，明確工作目標、任務、步驟和要求。2.組織檔案數(shù)字化項目的實施，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關系，確保項目順利推進。3.對數(shù)字化檔案的質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，確保數(shù)字化檔案符合相關標準和要求。4.負責數(shù)字化檔案的存儲、保管和利用工作，建立健全檔案利用制度，為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。（二）信息技術部門1.提供檔案數(shù)字化所需的技術支持，包括硬件設備、軟件系統(tǒng)的選型、安裝、調(diào)試和維護。2.負責數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。3.對檔案管理人員進行信息技術培訓，提高其數(shù)字化管理技能和水平。4.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化檔案的安全策略和應急預案，保障檔案信息安全。（三）業(yè)務部門1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的業(yè)務指導和支持。3.根據(jù)工作需要，及時查閱和利用數(shù)字化檔案，反饋檔案利用效果。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各部門按照檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案收集齊全，進行初步整理，確保檔案的分類、編號、編目等符合規(guī)范。2.檔案管理人員對收集到的檔案進行詳細核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時返回原部門進行補充或修正。（二）數(shù)字化前處理1.對需要數(shù)字化的檔案進行去污、修復、裝訂等處理，確保檔案的整潔、平整，便于掃描。2.根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和掃描要求，確定掃描設備、掃描分辨率、圖像格式等參數(shù)。（三）檔案掃描1.按照確定的掃描參數(shù)，使用專業(yè)的掃描設備對檔案進行逐頁掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描過程中出現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理，如圖像模糊、缺頁、重頁等。3.掃描完成后，對掃描圖像進行命名和存儲，命名規(guī)則應便于識別和檢索。（四）圖像處理1.對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像的質(zhì)量。2.采用合適的圖像壓縮技術，對圖像進行壓縮存儲，減少存儲空間占用。3.對圖像處理后的圖像進行質(zhì)量檢查，確保圖像符合相關標準和要求。（五）數(shù)據(jù)掛接與存儲1.將數(shù)字化后的檔案圖像與對應的檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立準確的索引關系。2.按照檔案存儲的要求，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲到安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。3.建立數(shù)字化檔案存儲的物理位置和邏輯位置的對應關系，便于快速查找和訪問。（六）數(shù)字化成果驗收1.檔案管理部門組織相關人員對數(shù)字化檔案的成果進行驗收，驗收內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性以及圖像處理質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接情況、存儲安全性等。2.驗收合格后，填寫驗收報告，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保數(shù)字化檔案成果符合要求。四、數(shù)字化檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.數(shù)字化檔案存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防塵等條件，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.存儲設備應放置在干燥、通風良好的位置，避免陽光直射和潮濕環(huán)境的影響。（二）存儲設備管理1.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。2.建立存儲設備的使用記錄和維護檔案，記錄設備的使用情況、維護時間、維修記錄等。3.對存儲設備進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關規(guī)定和本地區(qū)實際情況，確定各類檔案的保管期限。2.定期對到期檔案進行鑒定，由檔案管理部門組織相關人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見。3.對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。五、數(shù)字化檔案的利用與共享（一）利用制度1.建立健全數(shù)字化檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式、利用流程等。2.用戶需填寫利用申請表，經(jīng)相關部門審批后，方可查閱、借閱數(shù)字化檔案。3.檔案管理人員應按照利用申請表的要求，及時為用戶提供所需的數(shù)字化檔案，并做好利用記錄。（二）共享機制1.建立數(shù)字化檔案共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在不同部門、單位之間的數(shù)據(jù)共享。2.制定檔案共享的權限管理規(guī)則，根據(jù)用戶的角色和需求，設置不同的共享權限，確保檔案信息的安全共享。3.加強與其他地區(qū)、部門的檔案信息交流與合作，推動檔案資源的共享利用。六、安全管理（一）安全策略制定1.制定數(shù)字化檔案安全管理策略，明確安全管理目標、原則和措施。2.建立安全管理責任制，明確各部門、人員在安全管理中的職責。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等安全技術手段，防止外部網(wǎng)絡攻擊和非法訪問。2.對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。3.對存儲設備進行加密處理，確保檔案數(shù)據(jù)的保密性。（三）安全審計與監(jiān)控1.建立安全審計機制，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作日志進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。2.對存儲設備的運行狀態(tài)進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決設備故障和安全問題。3.定期進行安全評估和風險分析，不斷完善安全管理措施。（四）應急處置1.制定數(shù)字化檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構、流程和措施。2.定期組織應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生安全事件時，應立即啟動應急預案，采取有效的措施進行處置，減少損失，并及時向上級主管部門報告。七、人員管理（一）人員培訓1.定期組織檔案管理人員和信息技術人員參加數(shù)字化檔案管理相關知識和技能的培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、數(shù)字化技術、安全管理知識等。（二）人員考核1.建立人員考核制度，對檔案管理人員和信息技術人員進行定期考核。