PAGE心理輔導站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強心理輔導站檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在心理輔導工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于心理輔導站的所有檔案管理工作，包括但不限于輔導記錄、來訪者信息、評估報告、培訓資料、活動記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映心理輔導站的工作實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與心理輔導工作相關的各類檔案資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格保護來訪者的隱私信息，對檔案內(nèi)容進行保密管理。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號、存儲和檢索，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門心理輔導站設立專門的檔案管理部門，負責檔案的集中管理和日常維護工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。（二）檔案形成部門各心理輔導工作崗位和相關職能部門為檔案的形成部門，負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案資料的真實、準確和完整。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.建立檔案借閱、查閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理檔案借閱、查閱手續(xù)，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理，確保檔案的完整性和準確性。4.負責檔案的存儲和保管工作，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.積極參與檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理工作效率。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.心理輔導記錄：包括個體輔導記錄、團體輔導記錄、危機干預記錄等，詳細記錄來訪者的基本信息、問題描述、輔導過程、輔導效果等。2.來訪者信息：包括來訪者的個人資料、咨詢需求、心理健康狀況評估等。3.評估報告：如心理測評報告、輔導效果評估報告等。4.培訓資料：包括內(nèi)部培訓教材、外部培訓學習資料、培訓證書等。5.活動記錄：如心理健康宣傳活動、主題講座、工作坊等活動的策劃方案、活動照片、活動總結(jié)等。6.其他相關資料：如與心理輔導站工作相關的文件、通知、會議記錄、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子檔案資料，應確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為不同的類別，如心理輔導類、來訪者信息類、評估報告類、培訓資料類、活動記錄類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進行編制。3.編目：對每一份檔案編制詳細的目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應及時對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案應按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。3.對于電子檔案，應按照一定的存儲結(jié)構(gòu)進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢和管理。（二）保管期限1.心理輔導記錄、來訪者信息等涉及來訪者隱私的檔案，保管期限為永久。2.評估報告、培訓資料、活動記錄等檔案，保管期限根據(jù)其重要性和使用價值確定，一般為[X]年至[X]年不等。3.其他相關資料的保管期限按照國家有關規(guī)定和心理輔導站的實際情況確定。（三）保管環(huán)境1.檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案庫房的溫度應保持在[X]℃至[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%至[X]%之間，以確保檔案的安全保存。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案存儲環(huán)境的安全和適宜。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.心理輔導站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員只能查閱與本人工作相關的檔案資料，不得擅自摘抄、復制或傳播檔案內(nèi)容。3.如需摘抄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在指定地點進行，摘抄或復制的檔案資料應注明出處和用途。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容進行保密管理，不得泄露來訪者的隱私信息和檔案中的敏感內(nèi)容。2.在檔案整理、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。3.對涉及來訪者隱私的檔案資料，應進行單獨存放和管理，并嚴格限制查閱和借閱范圍。4.加強對檔案管理人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案設備等的安全管理，確保檔案的安全存儲。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時采取措施進行整改。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力，防止因自然災害、人為事故等原因?qū)е聶n案損壞、丟失或泄密。4.制定檔案應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應急處理措施，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和保護。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立心理輔導站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計分析等功能，方便工作人員和來訪者查詢和利用檔案資料。3.利用信息化技術手段，對檔案數(shù)據(jù)進行備份存儲和安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（二）信息化管理措施1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負責檔案管理信息系統(tǒng)的建設、維護和管理工作。2.按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，對檔案資料進行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權限管理制度，根據(jù)工作人員的工作職責和權限，設置不同的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運行效率。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報心理輔導站負責人審批。2.檔案銷毀申請經(jīng)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀