PAGE檔案室?guī)旆砍鋈氲怯浿贫纫?、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案室?guī)旆康陌踩芾?，?guī)范檔案資料的出入庫(kù)流程，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司檔案室?guī)旆康乃袡n案資料出入庫(kù)登記管理。3.基本原則嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。遵循檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性原則，保證檔案資料的有序存放和高效利用。強(qiáng)化安全意識(shí)，采取有效措施防止檔案資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、出入庫(kù)登記管理職責(zé)1.檔案室管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行檔案室?guī)旆砍鋈氲怯浿贫?，確保制度的有效實(shí)施。嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案資料的出入庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案名稱、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。定期對(duì)出入庫(kù)登記記錄進(jìn)行整理和歸檔，妥善保管登記資料。負(fù)責(zé)對(duì)檔案室?guī)旆康陌踩M(jìn)行日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。2.檔案使用部門及人員職責(zé)檔案使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與檔案室聯(lián)系檔案資料的借閱、歸還等事宜。檔案使用人員必須嚴(yán)格遵守檔案室?guī)旆砍鋈氲怯浿贫龋凑找?guī)定辦理檔案資料的出入庫(kù)手續(xù)。在使用檔案資料過程中，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借他人，確保檔案資料的安全和完整。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案入庫(kù)登記管理1.檔案接收檔案室管理人員接收檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、完整性等信息。對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)清點(diǎn)，確保與移交清單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。2.入庫(kù)登記檔案資料核對(duì)無誤后，檔案室管理人員應(yīng)按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。同時(shí)，填寫《檔案入庫(kù)登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、來源、入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。登記表應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份交檔案移交部門備案。3.特殊檔案入庫(kù)對(duì)于涉及機(jī)密、重要或特殊的檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等安全措施。在入庫(kù)登記時(shí)，應(yīng)注明特殊檔案的性質(zhì)和保密級(jí)別，嚴(yán)格限制接觸人員范圍。四、檔案出庫(kù)登記管理1.借閱申請(qǐng)檔案使用部門如需借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案室。2.借閱審批檔案室管理人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、保密級(jí)別以及使用部門的申請(qǐng)情況進(jìn)行審批。對(duì)于涉及機(jī)密、重要或特殊的檔案資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。審批通過后，檔案室管理人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見，并告知借閱申請(qǐng)人辦理借閱手續(xù)的具體時(shí)間和地點(diǎn)。3.借閱登記借閱申請(qǐng)人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容，對(duì)借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。在《檔案出庫(kù)登記表》上記錄檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。登記表應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份交借閱人保存。檔案室管理人員將檔案資料交付借閱人時(shí)，雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，明確檔案資料的交接情況。4.歸還登記借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)將檔案資料歸還檔案室。歸還時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等信息。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。檔案資料核對(duì)無誤后，檔案室管理人員在《檔案出庫(kù)登記表》上記錄歸還時(shí)間，并注明“已歸還”字樣。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案的借閱狀態(tài)。五、檔案查閱登記管理1.查閱申請(qǐng)因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案室。2.查閱審批檔案室管理人員收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、保密級(jí)別以及查閱申請(qǐng)情況進(jìn)行審批。對(duì)于涉及機(jī)密、重要或特殊的檔案資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。審批通過后，檔案室管理人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見，并告知查閱申請(qǐng)人辦理查閱手續(xù)的具體時(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱登記查閱申請(qǐng)人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案室辦理查閱手續(xù)。檔案室管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容，對(duì)查閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。在《檔案查閱登記表》上記錄檔案名稱、查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。登記表應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份交查閱人保存。檔案室管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱人查閱檔案，查閱人不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱結(jié)束查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案資料歸還原位，檔案室管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明查閱結(jié)束時(shí)間。六、檔案資料的安全管理1.庫(kù)房安全檔案室?guī)旆繎?yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。嚴(yán)格限制非檔案室管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)，并由檔案室管理人員陪同。2.檔案載體安全對(duì)不同載體的檔案資料，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。如紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善存放，防止折疊、破損；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。對(duì)于磁性載體檔案，應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源，避免消磁或損壞。3.信息安全加強(qiáng)檔案信息的安全管理，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限。對(duì)涉及機(jī)密、重要或特殊的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等安全措施。檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)禁在連接外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理和存儲(chǔ)涉密檔案信息。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司應(yīng)定期對(duì)檔案室?guī)旆康某鋈氲怯浿贫葓?zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保制度的有效落實(shí)。檢查內(nèi)容包括出入庫(kù)登記記錄的完整性、準(zhǔn)確性，檔案資料的安全保管情況等。檔案室管理人員應(yīng)每月對(duì)出入庫(kù)登記記錄進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.不定期抽查公司檔案管理部門應(yīng)不定期對(duì)檔案室?guī)旆康某鋈氲怯浨闆r進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案資料的出入庫(kù)手續(xù)是否齊全、規(guī)范，檔案資料的存放是否安全有序等。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.責(zé)任追究對(duì)于違反檔案室?guī)旆砍鋈氲怯浿贫鹊男袨?，公司將視情?jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。如因違反制度導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露等重大事故，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計(jì)劃公司應(yīng)制定檔案室?guī)旆砍鋈氲怯浿贫扰嘤?xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保制度的正確理解和執(zhí)行。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的各項(xiàng)規(guī)定、出入庫(kù)登記流程、檔案安全管理知識(shí)等。2.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。鼓勵(lì)員工通過自學(xué)、交流等方式，深入了解檔案室?guī)旆砍鋈氲怯浿贫?，不斷提高檔案管理意識(shí)和技能。3.宣傳推廣公司應(yīng)