PAGE銀行千百佳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在銀行經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和合規(guī)運(yùn)營中的重要作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各級機(jī)構(gòu)及全體員工在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映銀行業(yè)務(wù)活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及銀行商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便員工和相關(guān)部門查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善銀行檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和檢索，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.為銀行內(nèi)部各部門及外部機(jī)構(gòu)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的保管和利用工作，確保檔案的安全和有效利用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案包括各類存款、貸款、結(jié)算、信用卡、理財?shù)葮I(yè)務(wù)的相關(guān)文件資料，如開戶申請書、合同協(xié)議、交易記錄、審批文件等。2.行政檔案涵蓋銀行行政辦公活動中形成的文件，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、請示報告等。3.財務(wù)檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算和管理過程中產(chǎn)生的檔案。4.人事檔案涉及員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬待遇、考核評價、培訓(xùn)記錄等人事管理檔案。5.其他檔案如法律事務(wù)檔案、風(fēng)險管理檔案、科技信息檔案、客戶關(guān)系管理檔案等與銀行經(jīng)營管理相關(guān)的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。如可分為業(yè)務(wù)類、行政類、財務(wù)類、人事類等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號或字母與數(shù)字組合編號的方式。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜保濕、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要檔案和珍貴檔案，可采用特殊的保管方式，如進(jìn)行縮微處理、制作副本等。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、業(yè)務(wù)性質(zhì)和法律法規(guī)要求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.具體檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和銀行內(nèi)部制定的檔案保管期限表執(zhí)行。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄并進(jìn)行處理，如檔案缺失、損壞等情況應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)工作需要查閱、借閱檔案，以支持業(yè)務(wù)決策、風(fēng)險防控、合規(guī)檢查等工作。2.外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等依法依規(guī)查閱銀行檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)要求或合同約定，向客戶或其他相關(guān)方提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱，并做好查閱登記。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案。2.內(nèi)部借閱借閱人填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記，注明借閱期限、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱外部機(jī)構(gòu)查閱銀行檔案，應(yīng)按照法律法規(guī)要求提供相關(guān)證明文件和查閱申請函，經(jīng)銀行合規(guī)部門審核后，由檔案管理部門安排查閱，并做好登記。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。4.外部借閱原則上不允許外部機(jī)構(gòu)借閱銀行檔案，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)經(jīng)銀行高級管理層批準(zhǔn)，并按照嚴(yán)格的保密協(xié)議和借閱流程辦理借閱手續(xù)。借閱期限和歸還方式應(yīng)嚴(yán)格按照審批要求執(zhí)行，借閱期間銀行應(yīng)加強(qiáng)對檔案的跟蹤管理，確保檔案安全。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時間、查閱人或借閱人、查閱或借閱目的、檔案名稱和編號、查閱或借閱期限、歸還情況等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財務(wù)人員、法律合規(guī)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀；對于仍具有一定參考價值或涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等詳細(xì)信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案管理資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的銀行檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能支持多種格式電子文件的錄入，能夠準(zhǔn)確錄入檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。2.存儲管理功能具備安全可靠的存儲機(jī)制，能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行分類存儲、備份管理，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.檢索查詢功能提供便捷的檢索工具，支持按檔案編號題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行快速檢索，提高檔案查詢效率。4.利用管理功能實現(xiàn)檔案在線查閱、借閱審批、利用記錄等功能，方便員工和相關(guān)部門利用檔案，并對利用情況進(jìn)行全程跟蹤和管理。5.權(quán)限管理功能根據(jù)不同用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。6.統(tǒng)計分析功能能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)