PAGE甘肅科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強甘肅科研檔案的管理，有效保護和利用科研檔案資源，提高科研檔案管理的效率和水平，促進科研工作的持續(xù)發(fā)展，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅省行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動的各類企事業(yè)單位、科研機構(gòu)、高等院校等組織（以下統(tǒng)稱“科研單位”）的科研檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保數(shù)字化后的科研檔案真實反映科研活動的原始面貌，與原件內(nèi)容一致。2.完整性原則：全面涵蓋科研項目從立項到結(jié)題全過程產(chǎn)生的各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和一致性。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負責(zé)制定科研檔案數(shù)字化工作計劃和方案。2.組織開展科研檔案數(shù)字化的具體實施工作，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。3.對數(shù)字化后的科研檔案進行質(zhì)量檢查和驗收。4.建立和維護科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。（二）科研項目負責(zé)人1.負責(zé)組織本項目科研檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.配合檔案管理部門做好科研檔案數(shù)字化過程中的相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）信息技術(shù)部門1.提供數(shù)字化工作所需的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)支持，保障數(shù)字化工作的順利開展。2.負責(zé)對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.協(xié)助檔案管理部門進行數(shù)字化數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作。（四）質(zhì)量監(jiān)督部門負責(zé)對科研檔案數(shù)字化工作進行全程質(zhì)量監(jiān)督，定期檢查工作進展情況和質(zhì)量控制情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。三、檔案整理（一）分類標準科研檔案按照國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T22019）及相關(guān)行業(yè)標準進行分類，一般可分為科研項目類、科研成果類、科研人員類、科研條件類等。（二）編號規(guī)則1.科研項目檔案編號應(yīng)體現(xiàn)項目類別、年度、項目序號等信息，便于識別和管理。例如：“KY[項目類別代碼][年度][項目序號]”。2.科研成果檔案編號可結(jié)合成果類型、年度、成果序號等進行編制，如：“CG[成果類型代碼][年度][成果序號]”。3.科研人員檔案編號可采用個人身份證號或單位內(nèi)部統(tǒng)一編制的編號。4.科研條件檔案編號應(yīng)反映條件類別、年度等信息，如：“TJ[條件類別代碼][年度]”。（三）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行裱糊、修補，使其整齊、牢固。2.去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.按照檔案整理順序，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊，不影響檔案內(nèi)容的查閱。四、數(shù)字化流程（一）掃描1.掃描設(shè)備：選用分辨率不低于300dpi的掃描設(shè)備，確保掃描圖像清晰可讀。對于圖紙、照片等特殊檔案資料，可根據(jù)實際情況適當(dāng)提高分辨率。2.掃描方式：采用彩色掃描或灰度掃描，根據(jù)檔案內(nèi)容的原始顏色確定。對于黑白文字檔案，可采用黑白二值掃描。3.掃描順序：按照檔案整理順序依次進行掃描，確保掃描圖像與檔案原件的對應(yīng)關(guān)系準確無誤。（二）圖像處理1.圖像糾偏：對掃描圖像進行自動或手動糾偏，使圖像端正，便于后續(xù)處理和查閱。2.去污處理：去除掃描圖像上的污漬、黑點、黑線等雜質(zhì)，提高圖像的清晰度。3.裁剪拼接：對于頁面較大或需要拼接的檔案圖像，進行裁剪和拼接處理，確保圖像完整、準確。4.圖像優(yōu)化：調(diào)整圖像的亮度、對比度、飽和度等參數(shù)，使圖像效果達到最佳。（三）數(shù)據(jù)掛接1.數(shù)據(jù)錄入：將科研檔案的目錄信息錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、密級等。2.掛接關(guān)系建立：通過系統(tǒng)將數(shù)字化圖像與對應(yīng)的目錄信息進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查閱。（四）存儲1.存儲方式：采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等多種存儲方式相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)的安全存儲。同時建立異地災(zāi)備存儲中心，定期進行數(shù)據(jù)備份。2.存儲格式：數(shù)字化圖像文件采用通用的圖像格式存儲，如TIFF、JPEG等。數(shù)據(jù)文件采用數(shù)據(jù)庫格式存儲，便于管理和查詢。3.存儲環(huán)境：存儲設(shè)備應(yīng)放置在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保數(shù)據(jù)的安全。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無黑邊、白邊，圖像內(nèi)容與檔案原件一致。2.圖像處理后的圖像應(yīng)無明顯污漬、雜質(zhì)，圖像效果良好。3.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準確無誤，目錄信息與圖像掛接關(guān)系正確。4.存儲的數(shù)據(jù)應(yīng)安全可靠，能夠正常讀取和使用。（二）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立質(zhì)量檢查崗位，配備專業(yè)人員負責(zé)對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)進行質(zhì)量檢查。2.質(zhì)量檢查應(yīng)采用抽檢和全檢相結(jié)合的方式，抽檢比例不低于10%。對于重要科研項目檔案應(yīng)進行全檢。3.檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)錄入準確性、圖像與目錄掛接情況等。（三）驗收1.數(shù)字化工作完成后，由檔案管理部門組織相關(guān)部門進行驗收。驗收小組應(yīng)包括檔案管理、科研項目負責(zé)人、信息技術(shù)等方面的人員。2.驗收時，驗收小組應(yīng)按照質(zhì)量標準對數(shù)字化成果進行全面檢查，填寫驗收報告。驗收合格后方可進行檔案的正式歸檔和存儲。六、安全管理（一）人員安全管理1.對參與科研檔案數(shù)字化工作的人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。2.與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)字化工作中的保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制工作人員對數(shù)字化檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限。（二）設(shè)備安全管理1.定期對數(shù)字化設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。2.安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護軟件，防止計算機病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對存儲設(shè)備進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地。2.對數(shù)據(jù)傳輸過程進行加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（四）安全審計1.建立安全審計機制，對數(shù)字化工作中的操作行為進行審計和記錄。2.定期對安全審計結(jié)果進行分析，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、利用與服務(wù)（一）利用方式1.科研單位內(nèi)部人員可通過數(shù)字化管理系統(tǒng)在線查閱科研檔案數(shù)字化信息。2.對于需要提供紙質(zhì)檔案復(fù)印件的，可根據(jù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，由檔案管理部門提供。3.外部單位因工作需要查閱科研檔案數(shù)字化信息的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）服務(wù)規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的服務(wù)窗口，為利用者提供咨詢、查閱等服務(wù)。2.服務(wù)人員應(yīng)熱情、耐心地解答利用者的問題，及時提供所需的檔案信息。3.建立利用登記制度，對利用科研檔案的時間、內(nèi)容、利用者等信息進行詳細記錄。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定科研檔案數(shù)字化培訓(xùn)計劃，定期組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括數(shù)字化工作流程、操作技能、質(zhì)量標準、安全管理等方面。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種培訓(xùn)方式相結(jié)合，提高培訓(xùn)效果。2.邀請行業(yè)專家進行講座，分享先進的數(shù)字化管理經(jīng)驗和技術(shù)。（三）考核機制1.建立科