PAGE酒店各部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店各部門檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在酒店經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門檔案的管理工作，包括但不限于行政、財(cái)務(wù)、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷、餐飲、客房、工程維修等部門形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各部門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映酒店各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與酒店經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及酒店機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)酒店設(shè)立檔案管理室，隸屬于[酒店綜合管理部門名稱]，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理酒店各部門檔案。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和酒店檔案管理制度。2.制定和完善酒店檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程。3.負(fù)責(zé)酒店各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立健全酒店檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。8.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高酒店員工的檔案意識(shí)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照酒店檔案管理室的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理室。3.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.參與本部門檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高本部門員工的檔案意識(shí)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類酒店檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括酒店行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照、印章管理等檔案。2.財(cái)務(wù)管理類：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。3.人力資源管理類：包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等檔案。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：涉及市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、客戶信息、預(yù)訂記錄等檔案。5.餐飲管理類：包括菜單設(shè)計(jì)、食材采購(gòu)、廚房管理、餐廳服務(wù)、客戶投訴等檔案。6.客房管理類：有客房預(yù)訂、入住登記、客房清潔、物品配備、客人反饋等檔案。7.工程維修類：涵蓋工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃、能源消耗等檔案。8.安全保衛(wèi)類：包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、消防檔案、治安記錄、監(jiān)控資料等檔案。9.企業(yè)文化類：涉及酒店文化活動(dòng)記錄、員工風(fēng)采、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等檔案。10.其他類：不屬于上述九大類的其他檔案，如特殊項(xiàng)目資料、臨時(shí)活動(dòng)記錄等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.大類代碼：用兩位數(shù)字表示檔案類別，如行政管理類為“01”，財(cái)務(wù)管理類為“02”等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，行政管理類2023年形成的第5份檔案編號(hào)為“0120230005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行收集，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“一事一檔”原則，確保每份檔案的獨(dú)立性和完整性。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）整理要求1.檔案管理室和各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)將文件資料按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，去除重復(fù)、無(wú)效的文件。3.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編目，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理室對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.審核無(wú)誤后，檔案管理室將檔案按照編號(hào)順序上架存放，并更新檔案管理信息系統(tǒng)。（二）保管期限酒店檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管的檔案：主要包括酒店的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算、重大合同協(xié)議、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律依據(jù)的文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案：一般為10年至50年，如酒店的年度工作計(jì)劃與總結(jié)、員工晉升記錄、重要客戶信息等。3.短期保管的檔案：通常為1年至10年，如一般性的文件、報(bào)表、臨時(shí)性活動(dòng)記錄等。（三）保管要求1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.酒店內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱及編號(hào)等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.酒店外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱酒店檔案時(shí)，應(yīng)提前向酒店提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：借閱單位或個(gè)人的基本信息，如名稱、地址、聯(lián)系方式等。借閱目的和用途。所需借閱的檔案名稱、編號(hào)及數(shù)量。預(yù)計(jì)借閱期限。歸還承諾及保密措施。2.檔案管理室與借閱單位或個(gè)人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。3.借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理室工作人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人信息、檔案名稱及編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，并要求借閱人簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作由檔案管理室負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門兼職檔案員和業(yè)務(wù)骨干參加，組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管狀況，提出鑒定意見。4.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理室工作人員和相關(guān)部門兼職檔案員共同監(jiān)銷，確保檔案全部銷毀，不得遺漏。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。八、檔案信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)酒店應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.酒店應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)