PAGE檔案歸檔管理三合一制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔管理三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過(guò)程。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件。6.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。8.公司固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等相關(guān)文件。9.公司合同檔案，包括各類(lèi)合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)文件。10.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)1.公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)相關(guān)文件，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、銷(xiāo)售合同等。2.公司生產(chǎn)管理活動(dòng)相關(guān)文件，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.公司研發(fā)管理活動(dòng)相關(guān)文件，包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)文檔等。4.公司采購(gòu)管理活動(dòng)相關(guān)文件，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告等。5.公司物流管理活動(dòng)相關(guān)文件，包括物流配送計(jì)劃、運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)記錄等。6.公司客戶(hù)服務(wù)管理活動(dòng)相關(guān)文件，包括客戶(hù)投訴處理記錄、客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查等。（三）項(xiàng)目管理類(lèi)1.公司各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件，包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目質(zhì)量控制文件、項(xiàng)目成本核算文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等各種載體形式。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；對(duì)于無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)。（二）文件材料的整理1.按照檔案歸檔范圍和分類(lèi)方案，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份文件材料應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，并在首頁(yè)加蓋文件章。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上。4.對(duì)于聲像文件，應(yīng)進(jìn)行整理并編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.對(duì)于幅面過(guò)大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其幅面尺寸符合A4規(guī)格。3.對(duì)于裝訂后影響文件材料內(nèi)容的，應(yīng)采用粘貼等方式進(jìn)行處理。（四）文件材料的編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并一式兩份，一份存檔，一份用于檢索。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索。（五）文件材料的裝盒1.將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于不同保管期限的檔案，應(yīng)分別裝盒存放。四、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文件。3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等重要文件。4.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)中的重要文件。5.公司人事檔案中的重要材料。6.公司財(cái)務(wù)檔案中的重要憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司固定資產(chǎn)檔案中的重要文件。8.公司合同檔案中的重要合同。9.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案中的重要文件。（二）長(zhǎng)期保管1.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。2.公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。3.公司生產(chǎn)管理活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。4.公司研發(fā)管理活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。5.公司采購(gòu)管理活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。6.公司物流管理活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。7.公司客戶(hù)服務(wù)管理活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。8.公司項(xiàng)目管理活動(dòng)相關(guān)文件中的重要材料。（三）短期保管1.公司一般性文件材料，如一般性通知、便函等。2.公司臨時(shí)性工作活動(dòng)形成的文件材料。3.公司日常事務(wù)性文件材料，如考勤記錄、辦公用品領(lǐng)用記錄等。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.公司綜合管理部定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.在鑒定過(guò)程中，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否可以銷(xiāo)毀。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份存檔，一份用于審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，防止泄密。5.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部查閱。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)印申請(qǐng)表，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部復(fù)印。4.綜合管理部應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取檔案查閱、復(fù)印費(fèi)用。（三）利用管理1.公司鼓勵(lì)員工積極利用檔案，為公司的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。2.對(duì)于利用檔案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給綜合管理部，以便及時(shí)進(jìn)行處理。3.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于存儲(chǔ)、查閱和利用。2.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索。（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)