PAGE村級檔案資料室保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村級檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村實(shí)際情況，特制定本保管制度。（二）適用范圍本制度適用于本村檔案資料室所保管的各類檔案資料，包括但不限于黨務(wù)、村務(wù)、財(cái)務(wù)、人事、工程建設(shè)、民生事務(wù)等方面形成的文件、記錄、圖表、聲像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村級檔案資料室對本村各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映本村各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。同時，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則在確保檔案資料安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案資料的查閱、利用，提高檔案資料的使用效率。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及相關(guān)部門下發(fā)的與本村工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.本村黨組織、村委會形成的各類文件、會議記錄、決議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.本村財(cái)務(wù)收支憑證、賬目報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.本村人事檔案，包括人員基本信息、考核記錄、獎懲情況等。5.本村各類工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。6.本村涉及民生事務(wù)的各類資料，如社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、教育文化等方面的文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。7.本村開展各類活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.其他與本村工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門、各崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、損毀。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會事務(wù)類、文化教育類、聲像檔案類等。2.編號對每一類檔案資料進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目編制檔案資料目錄，包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得影響檔案資料的查閱和利用。三、檔案資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的村級檔案資料室，檔案資料室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案資料室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案柜中，不同類別的檔案資料應(yīng)分開存放。2.電子檔案資料應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案資料應(yīng)按照類別、時間順序整理，并刻錄成光盤或存儲于硬盤中，同時建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括本村黨組織、村委會的重要文件、決議、歷史記錄等，以及涉及本村重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、重要事件等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案資料。長期保管的檔案資料一般保管期限為15年至50年，主要包括本村一般性的文件、記錄、報(bào)表等，以及在一定時期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料。短期保管的檔案資料保管期限為5年以下，主要包括本村臨時性的文件、資料等，以及在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案資料。2.檔案資料保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本村實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷，并在檔案資料整理時予以明確標(biāo)注。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.每月應(yīng)對檔案資料室的溫濕度進(jìn)行檢查記錄，確保溫濕度符合檔案保管要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.每年應(yīng)對檔案資料進(jìn)行全面清查，核對檔案資料的數(shù)量、編號、目錄等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）安全防護(hù)1.檔案資料室應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案資料室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放易燃、易爆、易腐等物品。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料室的安全管理制度，下班前應(yīng)關(guān)閉門窗、電源，確保檔案資料安全。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，嚴(yán)格限制查閱范圍。四、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本村內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案資料室查閱。2.外單位人員查閱本村檔案資料，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本村黨組織或村委會負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案資料室查閱。查閱重要檔案資料，還需經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案資料室查閱檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督管理。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換、銷毀檔案資料。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案資料的正確使用。2.本村內(nèi)部人員因工作需要利用檔案資料，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行復(fù)印、拍照、摘錄等，但不得擅自對外提供檔案資料。3.外單位人員因工作需要利用本村檔案資料，如需對外提供檔案資料，應(yīng)經(jīng)本村黨組織或村委會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立《檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱期限等信息。2.定期對檔案資料的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案資料的利用動態(tài)，為檔案資料的管理和利用提供參考依據(jù)。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本村實(shí)際情況，結(jié)合檔案資料的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由本村黨組織或村委會負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行審查鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行逐卷審查，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等情況。2.分析評估根據(jù)檔案資料的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案資料進(jìn)行分析評估，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.征求意見征求相關(guān)部門、人員對擬銷毀檔案資料的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)本村黨組織或村委會負(fù)責(zé)人批