PAGE房地產(chǎn)合同檔案制度建設一、總則（一）目的為加強公司房地產(chǎn)合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準確性和安全性，提高合同管理效率，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在房地產(chǎn)開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等業(yè)務活動中所簽訂的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：合同檔案應如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.安全保密原則：加強合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保公司商業(yè)機密和合法權益。4.便于利用原則：優(yōu)化合同檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司經(jīng)營決策提供有力支持。二、合同檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善合同檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.負責合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對合同檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。4.建立合同檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和遠程查詢。5.對違反合同檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）合同業(yè)務部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同文本及相關資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔工作，提供必要的業(yè)務支持。3.對合同履行過程中形成的補充協(xié)議、變更記錄、往來函件等資料及時收集、整理，并移交檔案管理部門。4.按照檔案管理部門的要求，定期對本部門合同檔案進行自查，確保檔案的規(guī)范管理。（三）公司領導職責1.監(jiān)督合同檔案管理制度的執(zhí)行情況，對檔案管理工作提出指導意見。2.審批重要合同檔案的保管期限、銷毀等事項。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司簽訂的各類房地產(chǎn)合同，包括但不限于土地出讓合同、建設工程施工合同、商品房買賣合同、租賃合同、物業(yè)服務合同等。2.合同簽訂過程中形成的相關文件，如合同審批表、談判記錄、可行性研究報告、招投標文件等。3.合同履行過程中產(chǎn)生的補充協(xié)議、變更記錄、往來函件、會議紀要、驗收報告等資料。4.與合同相關的其他文件和資料，如公證文書、擔保文件、保險單據(jù)等。（二）收集要求1.合同業(yè)務部門應在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關資料一式兩份移交檔案管理部門，一份作為原件歸檔，一份作為副本留存業(yè)務部門備查。2.移交的合同檔案應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文檔，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文檔一致。（三）整理方法1.檔案管理部門收到合同檔案后，應按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類整理。2.每份合同檔案應編制檔案編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.合同檔案應按照以下順序進行排列：合同封面、合同目錄、合同正文、附件、補充協(xié)議、變更記錄、往來函件、會議紀要、驗收報告等。4.對于合同中的附件，應注明附件名稱、份數(shù)，并在檔案中進行編號，與合同正文對應存放。5.整理后的合同檔案應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明合同類別、項目名稱、檔案編號等信息。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應定期對整理好的合同檔案進行歸檔，歸檔時間為每月[X]日前。2.歸檔的合同檔案應按照檔案編號順序依次排列，裝入檔案柜，并建立檔案索引目錄，便于查找和利用。3.在歸檔過程中，應認真核對檔案內(nèi)容，確保檔案的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與合同業(yè)務部門溝通解決。（二）保管期限1.房地產(chǎn)合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及公司重大權益、長期資產(chǎn)、重要歷史資料等合同檔案，如土地出讓合同、公司合并或分立相關合同等。長期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括建設工程施工合同、商品房買賣合同、長期租賃合同等。短期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，如一般性的物業(yè)服務合同、短期租賃合同等。2.合同檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會同合同業(yè)務部門根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度提出建議，報公司領導審批后執(zhí)行。（三）保管措施1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保合同檔案的安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.對電子合同檔案，應定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立合同檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時，借閱人應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應立即報告公司領導，并采取相應的補救措施。五、合同檔案的利用與查詢（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱合同檔案。涉及對外提供合同檔案復印件或相關資料的，應按照公司對外信息披露管理規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查詢流程1.公司內(nèi)部人員查詢合同檔案時，應填寫查詢申請表，注明查詢目的、合同名稱、檔案編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查詢申請表后，應在[X]個工作日內(nèi)提供查詢服務，并做好查詢記錄。3.如需復印合同檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取復印費用。復印后的合同檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明“復印件與原件一致”字樣。（三）利用反饋利用合同檔案的部門或人員應及時將利用情況反饋給檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在問題或對檔案利用有其他建議，應及時與檔案管理部門溝通。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同檔案的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、合同業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對到期合同檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查合同檔案的保管期限是否已滿。2.檢查合同檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如合同已履行完畢且無遺留問題、相關事項已過法律時效等。（四）銷毀程序1.鑒定小組對到期合同檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《合同檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。2.經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門負責組織實施合同檔案的銷毀工作。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀合同檔案時，應編制《合同檔案銷毀清單》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員和檔案管理人員簽字確認。4