PAGE師范畢業(yè)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強師范畢業(yè)生檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在師范畢業(yè)生就業(yè)、培訓、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收和管理的師范畢業(yè)生檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映師范畢業(yè)生的學習、工作經(jīng)歷等實際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護師范畢業(yè)生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范操作流程。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學歷學位材料1.高中畢業(yè)證書及相關(guān)成績單。2.大學錄取通知書。3.大學期間各學年成績單。4.學位證書及學歷證書。5.畢業(yè)生就業(yè)推薦表。（三）教師資格證書材料1.教師資格考試合格證明。2.教師資格認定申請表。3.普通話水平測試等級證書。（四）實習實踐材料1.實習學校實習鑒定表。2.實習教案、聽課記錄等相關(guān)實習材料。（五）獎懲材料1.在校期間獲得的各類獎勵證書，如獎學金證書、優(yōu)秀學生干部證書等。2.受到的處分決定書及相關(guān)說明材料。（六）就業(yè)材料1.就業(yè)協(xié)議書。2.報到證。3.勞動合同等就業(yè)相關(guān)材料。（七）其他材料如個人簡歷、培訓證書、科研成果等。三、檔案接收（一）接收流程1.師范畢業(yè)生按照規(guī)定時間將檔案提交至本公司/組織指定地點。2.檔案管理人員對檔案進行初步檢查，查看檔案是否密封完好，材料是否齊全。3.填寫檔案接收登記表，詳細記錄檔案的基本信息、接收時間等。（二）檔案審核1.對接收的檔案進行全面審核，核實檔案材料的真實性和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題，及時與師范畢業(yè)生溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如個人基本信息類、學歷學位類、教師資格證書類等。（二）編號為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。（三）裝訂將各類檔案材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。（四）編目編制檔案目錄，詳細列出檔案內(nèi)每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放1.按照檔案編號順序排列存放檔案，便于查找和管理。2.對于重要檔案或需要特殊保管的檔案，可單獨存放并采取相應的保護措施。（三）定期檢查1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況。2.如發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施進行處理，并記錄檢查情況。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱師范畢業(yè)生檔案的，需經(jīng)相關(guān)部門負責人批準，并填寫檔案查閱申請表。2.外部單位或個人查閱檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)批準后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后及時歸還檔案。（三）查閱記錄1.對每次檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄保存期限不少于規(guī)定年限。七、檔案借閱（一）借閱條件1.因特殊原因需要借閱檔案的，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。2.借閱期限一般不超過規(guī)定天數(shù)，如需延期，需重新辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等。2.經(jīng)批準后，檔案管理人員將檔案借出，并與借閱人員辦理交接手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損等。（三）歸還借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.師范畢業(yè)生就業(yè)單位發(fā)生變動，需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.其他符合檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定的情況。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.接收單位出具調(diào)檔函，注明調(diào)檔原因、接收單位名稱、地址等信息。2.檔案管理人員核對調(diào)檔函信息無誤后，按照調(diào)檔函要求整理檔案，并密封檔案。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字確認。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.對每次檔案轉(zhuǎn)遞情況進行詳細記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式等。2.轉(zhuǎn)遞記錄保存期限不少于規(guī)定年限。九、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.將師范畢業(yè)生檔案信息錄入檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。（二）數(shù)據(jù)維護1.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.及時更新檔案信息，如師范畢業(yè)生的工作變動、獎懲情況等。（三）信息安全1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。十、檔案管理人員職責（一）檔案管理1.負責師范畢業(yè)生檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）信息維護1.及時更新檔案信息，保證檔案信息的時效性和準確性。2.對檔案信息系統(tǒng)進行維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。（三）保密工作1.嚴格遵守檔案保密制度，保護師范畢業(yè)生檔案信息安全。2.不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（四）培訓與學習1.參加檔案管理相關(guān)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新政策、新法規(guī)，及時調(diào)整檔案管理工作。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立舉報渠道，接受員工對檔案管理工作的監(jiān)督和舉報。