PAGE安全信息及檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司安全信息及檔案的管理，確保安全信息的準確、及時、完整傳遞，以及檔案的妥善保存和有效利用，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，維護公司及員工的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)涉及的安全信息及檔案管理工作。包括但不限于安全法律法規(guī)、標準規(guī)范、安全檢查記錄、隱患排查治理資料、安全培訓(xùn)教育檔案、事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄、安全設(shè)備設(shè)施檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度，確保安全信息及檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則安全信息應(yīng)如實記錄、及時更新，檔案應(yīng)確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，嚴禁虛假記載和信息誤導(dǎo)。3.完整規(guī)范原則涵蓋安全管理全過程的各類信息和檔案應(yīng)齊全完整，分類明確，格式規(guī)范，便于查詢和使用。4.及時有效原則安全信息應(yīng)及時收集、傳遞和處理，檔案應(yīng)及時歸檔、妥善保管，確保信息和檔案在安全生產(chǎn)工作中發(fā)揮有效作用。5.保密原則對于涉及公司商業(yè)秘密、安全敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、安全信息管理（一）信息收集1.來源渠道國家及地方政府部門發(fā)布的安全生產(chǎn)法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等。行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構(gòu)提供的安全技術(shù)資料、行業(yè)動態(tài)信息等。公司內(nèi)部各部門在安全管理工作中產(chǎn)生的文件、記錄、報告等，如安全檢查報告、隱患排查記錄、安全培訓(xùn)教案等。外部供應(yīng)商、合作伙伴提供的與安全相關(guān)的產(chǎn)品資料、服務(wù)信息等。事故案例、安全事故通報等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責(zé)安全信息的收集工作，確保信息收集的及時性和準確性。對于來自外部的安全信息，應(yīng)進行篩選和甄別，確保其適用性和可靠性。內(nèi)部產(chǎn)生的安全信息應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進行記錄，確保信息的完整性。（二）信息傳遞1.傳遞方式采用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等多種方式進行安全信息傳遞，確保信息傳遞的暢通無阻。對于緊急、重要的安全信息，應(yīng)通過電話、即時通訊工具等方式進行及時通知，確保相關(guān)人員第一時間獲取信息。2.傳遞流程安全信息收集人員在獲取信息后，應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)和受眾范圍，確定傳遞方式和傳遞對象。通過辦公系統(tǒng)傳遞的信息，應(yīng)確保接收人員能夠及時查閱；通過電子郵件傳遞的信息，應(yīng)準確填寫收件人郵箱地址，并在郵件主題和正文中清晰注明信息內(nèi)容和重要程度。紙質(zhì)文件傳遞應(yīng)進行登記，注明文件名稱、傳遞時間、接收部門和接收人等信息，并要求接收人簽字確認。（三）信息處理1.分類整理安全信息管理人員應(yīng)定期對收集到的安全信息進行分類整理，按照法律法規(guī)、標準規(guī)范、安全管理、事故案例等類別進行劃分，建立清晰的信息目錄。對于同類信息，應(yīng)按照時間順序、重要程度等進行排序，便于查找和使用。2.分析評估對安全信息進行分析評估，提取有價值的信息和數(shù)據(jù)，為公司安全管理決策提供支持。關(guān)注安全信息中的趨勢性、規(guī)律性問題，及時發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險，并提出針對性的防范措施和建議。3.反饋應(yīng)用將安全信息處理結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門和人員，確保信息得到有效應(yīng)用。根據(jù)安全信息分析評估結(jié)果，調(diào)整和完善公司安全管理制度、操作規(guī)程等，不斷提高公司安全管理水平。三、安全檔案管理（一）檔案分類1.法律法規(guī)檔案收集、整理國家及地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等，按照文件類別和頒布時間進行歸檔。2.標準規(guī)范檔案包括各類安全生產(chǎn)標準、規(guī)范、規(guī)程等，按照行業(yè)分類和標準編號進行整理存放。3.安全管理檔案安全管理制度文件，如安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全檢查制度、隱患排查治理制度等。安全管理工作記錄，如安全會議紀要、安全工作計劃與總結(jié)、安全培訓(xùn)記錄等。安全風(fēng)險評估報告、安全應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。4.安全設(shè)備設(shè)施檔案安全設(shè)備設(shè)施采購合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等。設(shè)備設(shè)施維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、運行臺賬等。5.人員安全檔案員工安全培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核記錄等。員工安全資格證書、特種作業(yè)人員操作證等復(fù)印件及有效期記錄。員工安全獎懲記錄等。6.事故檔案事故調(diào)查報告、事故處理決定、事故整改措施及落實情況等。事故現(xiàn)場照片、視頻資料、相關(guān)證人證言等。（二）檔案歸檔1.歸檔要求各部門應(yīng)在安全信息及文件資料形成后及時整理，確保檔案內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。按照檔案分類標準進行分類編號，編制檔案目錄，便于查找和管理。檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。2.歸檔流程檔案形成部門負責(zé)將整理好的檔案移交至公司安全管理部門。安全管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性和準確性，符合要求的予以接收。安全管理部門按照檔案分類進行歸檔存放，并在檔案目錄中登記檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。（三）檔案保管1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行分區(qū)存放。2.保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長期（10年以上）和短期（110年）。法律法規(guī)檔案、事故檔案等重要檔案應(yīng)永久保存；安全管理檔案、設(shè)備設(shè)施檔案等一般保存期限為長期；人員安全檔案等部分檔案保存期限為短期。具體保管期限參照國家相關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。3.保管措施定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫房鑰匙，確保檔案庫房的安全。（四）檔案查閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到安全管理部門辦理查閱手續(xù)。涉及公司機密的安全檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在安全管理部門指定地點查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)印、拍照、記錄檔案內(nèi)容。外部單位因工作需要查閱公司安全檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，說明查閱理由和查閱范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由安全管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.查閱登記安全管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。查閱人員查閱完畢后，應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認，歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性。（五）檔案借閱1.借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱安全檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、安全管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案的，按照檔案查閱流程辦理審批手續(xù)后，由安全管理部門與借閱單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項，并收取一定的押金。2.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前向安全管理部門說明情況。借閱檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（六）檔案銷毀1.銷毀條件檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的，可進行銷毀處理。因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致部分檔案不再適用或無需保存的，經(jīng)安全管理部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可進行銷毀。2.銷毀程序安全管理部門應(yīng)定期對達到銷毀條件的檔案進行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清單》經(jīng)安全管理部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上記錄銷毀時間、地點、方式等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)簽字確認。銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料進行保存，保存期限為[X]年。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查安全管理部門應(yīng)定期對公司各部門安全信息及檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括信息收集的及時性、準確性，檔案歸檔的完整性、規(guī)范性，檔案保管的安全性等。2.不定期抽查根據(jù)公司安全管理工作需要，安全管理部門可對部分部門的安全信息及檔案管理情況進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.檢查結(jié)果反饋安全管理部門對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并下達《安全信息及檔案管理問題整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.考核指標安全信息收集的及時性、準確性。檔案歸檔的完整性、規(guī)范性。檔案查閱、借閱手續(xù)的辦理情況。檔案保管的安全性。問題整改的落實情況。2.考核方式采用日常檢查與定期考核相結(jié)合的方式，對各部門安全信息及檔案管理工作進行綜合評價。安全管理部門根據(jù)檢查和考核情況，對各部門安全信息及檔案管理工作進行評分，評分結(jié)果納入公司年度安全績效考核體系。3.獎懲措施對于安全信息及檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人