PAGE政務(wù)信息科工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政務(wù)信息科工作檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政務(wù)信息科在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政務(wù)信息科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政務(wù)信息科的工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.政策文件類：包括國(guó)家、地方出臺(tái)的與政務(wù)信息相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)范性文件等。2.工作方案類：政務(wù)信息科制定的各類工作計(jì)劃、實(shí)施方案、專項(xiàng)工作方案等。3.信息資料類：收集、整理的各類政務(wù)信息、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、調(diào)研報(bào)告等。4.會(huì)議記錄類：政務(wù)信息科組織召開(kāi)的各類會(huì)議的記錄、紀(jì)要等。5.工作匯報(bào)類：向上級(jí)部門(mén)報(bào)送的工作匯報(bào)、總結(jié)等材料。6.業(yè)務(wù)往來(lái)類：與其他部門(mén)、單位的業(yè)務(wù)往來(lái)文件、函件等。7.人員管理類：涉及政務(wù)信息科人員的人事檔案、考核記錄、培訓(xùn)資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為：年份+流水號(hào)。例如：2023001。2.不同類別檔案在編號(hào)前加類別代碼，如政策文件類代碼為ZC，工作方案類代碼為FA等。示例：ZC2023001。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料移交檔案管理人員。2.對(duì)于外來(lái)文件、資料，由接收人員進(jìn)行登記后移交檔案管理人員。3.檔案管理人員定期對(duì)各部門(mén)、各崗位進(jìn)行檔案收集情況的檢查，確保檔案及時(shí)、完整收集。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編目，包括文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于同一事由的系列檔案，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員填寫(xiě)檔案歸檔登記表，注明檔案類別、編號(hào)、題名、日期等信息。2.將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、起止日期等內(nèi)容。3.按照檔案存放順序，將檔案盒存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大政策決策、重要工作成果、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定10年、20年等保管期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本部門(mén)工作人員因工作需要查閱檔案的，經(jīng)檔案管理人員同意后，可在檔案查閱室進(jìn)行查閱。2.外單位人員查閱檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)政務(wù)信息科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，查閱人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)特別審批后方可查閱。（二）查閱登記1.查閱檔案時(shí)，查閱人員需填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱事由、查閱檔案編號(hào)等信息。2.檔案管理人員對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并跟蹤查閱檔案的歸還情況。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由政務(wù)信息科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)政務(wù)信息科負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.按照規(guī)定程序，在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立政務(wù)信息科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員按照檔案整理規(guī)范，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防