PAGE學(xué)校檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平，促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級組、各班級以及全體教職工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，全面反映學(xué)校各項工作的真實面貌。3.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門、各年級組、各班級的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門、各年級組、各班級檔案管理職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)本部門、本年級組、本班級檔案的收集、整理和移交工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，做好日常文件材料的積累、分類和保管工作，確保檔案的齊全、完整。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。三、檔案分類及歸檔范圍（一）黨群類檔案1.黨組織建設(shè)文件材料，包括黨委（總支、支部）工作計劃、總結(jié)、報告，黨員名冊，入黨申請書，轉(zhuǎn)正申請書，黨組織關(guān)系介紹信等。2.宣傳工作文件材料，如學(xué)校宣傳工作計劃、總結(jié)，宣傳報道稿件，思想政治教育材料等。3.紀(jì)檢監(jiān)察工作文件材料，包括紀(jì)檢監(jiān)察工作計劃、總結(jié)，違紀(jì)案件查處材料等。4.工會工作文件材料，如工會工作計劃、總結(jié)，工會會員名冊，職工代表大會文件材料等。5.共青團(tuán)工作文件材料，包括共青團(tuán)工作計劃報告，團(tuán)員名冊，入團(tuán)申請書，團(tuán)支部工作記錄等。（二）行政類檔案1.學(xué)校行政工作文件材料，如學(xué)校行政工作計劃、總結(jié)，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，年度工作計劃和總結(jié)，學(xué)校規(guī)章制度等。2.會議文件材料，包括學(xué)校黨委會、校長辦公會、行政會等會議記錄、紀(jì)要、決議等。3.人事工作文件材料，如教職工招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、工資福利等方面的文件材料，人事檔案等。4.財務(wù)工作文件材料，包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)制度，會計憑證、賬簿、報表等。5.資產(chǎn)管理文件材料，如固定資產(chǎn)登記、清查、處置等方面的文件材料，物資采購合同、發(fā)票等。6.安全保衛(wèi)工作文件材料，包括安全保衛(wèi)制度，安全檢查記錄，突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理情況等。（三）教學(xué)類檔案1.教學(xué)管理文件材料，如教學(xué)工作計劃、總結(jié)，教學(xué)管理制度，課程設(shè)置方案，教學(xué)大綱，教學(xué)日歷等。2.教師教學(xué)文件材料，包括教師教學(xué)工作計劃、教案、講稿、教學(xué)課件，教學(xué)質(zhì)量考核材料等。3.學(xué)生學(xué)籍檔案，如學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。4.教學(xué)實踐文件材料，包括實習(xí)、實訓(xùn)計劃、總結(jié)，實習(xí)基地建設(shè)材料，學(xué)生實習(xí)報告等。5.教學(xué)研究與改革文件材料，如教學(xué)研究項目申報書、結(jié)題報告，教學(xué)改革方案、總結(jié)等。（四）科研類檔案1.科研項目管理文件材料，包括科研項目申報書、立項通知書、合同書，科研項目中期檢查報告、結(jié)題報告等。2.科研成果材料，如學(xué)術(shù)論文、著作、專利、科研獎勵證書等。3.科研活動文件材料，包括學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)講座、科研培訓(xùn)等活動的通知、日程安排、會議紀(jì)要等。（五）基建類檔案1.基建項目前期文件材料，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程設(shè)計文件材料，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件，設(shè)計變更通知等。3.工程施工文件材料，如施工組織設(shè)計、施工方案，工程質(zhì)量檢驗報告，隱蔽工程驗收記錄等。4.工程監(jiān)理文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則，監(jiān)理月報、監(jiān)理日志等。5.工程竣工驗收文件材料，如竣工驗收報告,工程決算審計報告等。（六）設(shè)備類檔案1.設(shè)備購置文件材料，包括設(shè)備采購計劃、合同，設(shè)備開箱驗收記錄等。2.設(shè)備安裝調(diào)試文件材料，如設(shè)備安裝調(diào)試方案、記錄，設(shè)備試運行報告等。3.設(shè)備運行維護(hù)文件材料，包括設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄，設(shè)備故障維修記錄等。4.設(shè)備報廢文件材料，如設(shè)備報廢申請、審批文件，設(shè)備報廢清單等。（七）聲像類檔案1.學(xué)校重大活動照片、錄像資料，如開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動等。2.學(xué)校校園建設(shè)、教學(xué)科研活動等方面的照片、錄像資料。（八）實物類檔案1.學(xué)校獲得的各類獎杯、獎牌、榮譽(yù)證書等。2.學(xué)校與其他單位或個人簽訂的具有保存價值的協(xié)議、合同等。四、檔案收集（一）收集范圍各部門、各年級組、各班級應(yīng)按照本制度規(guī)定的歸檔范圍，及時收集本部門、本年級組、本班級在工作、教學(xué)、科研等活動中形成的各類文件材料。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實，字跡清楚，簽署完備。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，破損或褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保其可讀性和可利用性，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和存儲。（三）收集時間1.各部門、各年級組、各班級應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理好，移交學(xué)校綜合檔案室。2.對于專項工作或重大活動形成的檔案材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理，并移交學(xué)校綜合檔案室。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案編制檔案號，以便于管理和查找。3.裝訂：將紙質(zhì)檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等項目，以便于檢索和利用。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于保管和查閱。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，與檔案內(nèi)容一致。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價值，確定保管期限。2.綜合分析：結(jié)合學(xué)校工作實際，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的價值。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至l5年。（五）鑒定結(jié)果處理1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫檔案鑒定意見書，注明檔案的保管期限、密級等。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、檔案保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.按照檔案的保管期限和類別，分別存放檔案，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）庫房管理1.保持庫房清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時，不得虛報、瞞報。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送。九、檔案利用（一）利用范圍學(xué)校檔案主要供本校教職工、學(xué)生及有關(guān)部門查閱利用，外單位查閱利用檔案應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案者，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并按規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取或撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。十、檔案保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理。2.對涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)