PAGE檔案管理信息化建設制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作效率和質量，實現檔案信息資源的有效利用和共享，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理信息化工作中的行為規(guī)范和操作要求。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理信息化建設必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保檔案信息的安全、合法、合規(guī)。2.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案分類標準、著錄規(guī)則和數據格式，保證檔案信息的規(guī)范性和一致性。3.安全性原則：采取有效的安全防護措施，保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.實用性原則：以滿足公司檔案管理工作實際需求為出發(fā)點，注重系統(tǒng)的實用性和可操作性。5.發(fā)展性原則：適應信息技術的發(fā)展趨勢，不斷優(yōu)化和完善檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案管理水平。二、檔案管理信息化建設職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定公司檔案管理信息化建設規(guī)劃和年度工作計劃，并組織實施。2.建立和完善公司檔案管理信息化系統(tǒng)，包括檔案數據庫、應用平臺等，并進行日常維護和管理。3.負責檔案信息的收集、整理、歸檔、存儲和檢索，確保檔案信息的完整、準確和安全。4.對公司各部門檔案管理信息化工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案管理信息化培訓和宣傳工作。5.參與公司信息化建設項目中涉及檔案管理的相關工作，提出檔案管理信息化需求和建議。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步審核，按照檔案管理部門的要求及時移交歸檔。2.明確專人負責本部門檔案管理信息化工作，配合檔案管理部門完成檔案信息的錄入、存儲和利用等工作。3.嚴格遵守公司檔案管理信息化制度，確保本部門檔案信息的安全和規(guī)范使用。（三）信息技術部門職責1.為檔案管理信息化建設提供技術支持，保障檔案管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.協(xié)助檔案管理部門進行系統(tǒng)功能開發(fā)、升級和優(yōu)化，根據檔案管理需求提供技術解決方案。3.負責檔案管理信息化系統(tǒng)的網絡安全防護、數據備份與恢復等工作，確保檔案信息的安全。三、檔案管理信息化建設流程（一）檔案收集與整理1.各部門按照檔案管理規(guī)定，定期收集本部門產生的各類檔案，包括紙質檔案和電子檔案。2.對收集到的檔案進行分類整理，按照檔案分類標準確定檔案類別，并進行編號、編目等工作。3.紙質檔案應保持原件的完整性，對破損、褪色等情況進行修復或復制；電子檔案應確保格式規(guī)范、內容完整，按照命名規(guī)則進行命名和存儲。（二）檔案數字化1.對于需要長期保存和利用的重要紙質檔案，應進行數字化處理。2.檔案數字化工作應遵循相關標準和規(guī)范，采用專業(yè)的數字化設備和軟件，確保數字化圖像清晰、準確。3.數字化過程中應進行質量檢查，對不符合要求的圖像進行重新處理，確保數字化檔案的質量。（三）檔案錄入與存儲1.將整理好的檔案信息錄入檔案管理信息化系統(tǒng)，包括檔案的基本信息、內容摘要、保管期限等。2.檔案信息錄入應準確無誤，錄入人員應進行認真核對，確保數據的質量。3.錄入后的檔案信息按照規(guī)定的存儲方式進行存儲，存儲介質應安全可靠，并定期進行備份。（四）檔案檢索與利用1.檔案管理部門應建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.用戶可通過檔案管理信息化系統(tǒng)進行檔案借閱、查閱等操作，借閱和查閱應按照規(guī)定的流程進行審批。3.檔案利用過程中應注意保護檔案信息的安全，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內容。（五）檔案銷毀1.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前應進行鑒定，由檔案管理部門會同相關部門組成鑒定小組，對擬銷毀檔案進行逐一審核。3.經鑒定同意銷毀的檔案，應采用適當的方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、檔案管理信息化系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設與維護1.檔案管理部門應根據公司檔案管理需求和信息技術發(fā)展情況，制定檔案管理信息化系統(tǒng)建設規(guī)劃，明確系統(tǒng)功能、性能要求等。2.信息技術部門負責按照規(guī)劃進行系統(tǒng)開發(fā)和建設，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。3.系統(tǒng)建設完成后，應進行嚴格的測試和驗收，確保系統(tǒng)符合設計要求。4.檔案管理信息化系統(tǒng)應定期進行維護和升級，及時修復系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)性能，以適應公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理需求的變化。（二）用戶管理1.檔案管理部門負責建立檔案管理信息化系統(tǒng)用戶賬號，明確用戶權限和職責。2.用戶賬號應專人專用，不得轉借他人使用。用戶應妥善保管自己的賬號密碼，定期更換密碼，防止賬號被盜用。3.檔案管理部門應定期對用戶賬號進行清理和審核，對于離職或不再需要使用系統(tǒng)的用戶，及時注銷其賬號。（三）數據管理1.檔案管理信息化系統(tǒng)中的數據應定期進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.建立數據恢復機制，定期進行數據恢復演練，確保在系統(tǒng)故障或數據丟失時能夠及時恢復數據。3.加強對數據的安全管理，采取加密、訪問控制等措施，防止數據泄露和篡改。（四）系統(tǒng)安全管理1.信息技術部門應建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測、防病毒等措施。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現和處理安全隱患。3.加強對系統(tǒng)操作人員的安全培訓，提高安全意識，規(guī)范操作行為，防止因人為因素導致系統(tǒng)安全事故。五、檔案管理信息化建設監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門負責對公司各部門檔案管理信息化工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、錄入、存儲、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范性和準確性。2.監(jiān)督檢查可采用現場檢查、系統(tǒng)抽查等方式進行，對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.各部門應積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）考核評價1.建立檔案管理信息化工作考核評價機制，對各部門檔案管理信息化工作進行量化考核。2.考核評價指標包括檔案管理信息化工作的組織實施、檔案質量、系統(tǒng)應用效果、安全管理等方面。3.考核評價結果作為部門和個人績效考核的重要依據，對檔案管理信息化工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力的進行通報批評，并責令限期整改。六、檔案管理信息化建設培訓與宣傳（一）培訓工作1.檔案管理部門應制定檔案管理信息化培訓計劃，定期組織開展培訓活動，提高員工的檔案管理信息化意識和操作技能。2.培訓內容包括檔案管理信息化制度、系統(tǒng)操作流程、檔案整理規(guī)范、數字化技術等方面。3.根據不同崗位需求，開展針對性的培訓，確保員工能夠熟練掌握檔案管理信息化工作所需的知識和技能。（二）宣傳工作1.加強檔案管理信息化建設的宣傳工作，通過公司內部刊物、宣傳欄、網絡平臺等多種渠道，宣傳檔案管理信息化的重要性和作用。2.及時發(fā)布檔