PAGE輪滑社社團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)輪滑社社團(tuán)檔案管理，確保社團(tuán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于社團(tuán)各項(xiàng)工作的開展和歷史資料的查閱，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于輪滑社社團(tuán)全體成員及與社團(tuán)相關(guān)的各類活動(dòng)、事務(wù)。（三）檔案定義輪滑社社團(tuán)檔案是指社團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于社團(tuán)章程、成員信息、活動(dòng)策劃與總結(jié)、比賽資料、訓(xùn)練記錄、財(cái)務(wù)收支等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社團(tuán)檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社團(tuán)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及社團(tuán)機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于社團(tuán)成員查閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理小組成立輪滑社社團(tuán)檔案管理小組，由社長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，副社長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃社團(tuán)檔案管理工作，制定和修訂檔案管理制度，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理員指定一名社團(tuán)成員擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等工作。檔案管理員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。（三）職責(zé)分工1.社長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)社團(tuán)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和決策。審核檔案管理制度和工作計(jì)劃。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.副社長(zhǎng)職責(zé)協(xié)助社長(zhǎng)開展檔案管理工作。負(fù)責(zé)組織檔案管理工作的具體實(shí)施。定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交。指導(dǎo)本部門成員正確形成和積累檔案。配合檔案管理員做好檔案管理工作。4.檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案目錄和索引，方便查閱。做好檔案的保管和安全防護(hù)工作，定期檢查檔案狀況。為社團(tuán)成員提供檔案查閱服務(wù)，辦理查閱登記手續(xù)。按照規(guī)定及時(shí)向?qū)W校社團(tuán)管理部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)移交檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社團(tuán)章程、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、決議等文件。2.社團(tuán)成員登記表、會(huì)員證、獎(jiǎng)懲記錄等成員信息資料。3.活動(dòng)策劃書、活動(dòng)通知、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等活動(dòng)資料。4.比賽報(bào)名材料、比賽成績(jī)、獲獎(jiǎng)證書等比賽相關(guān)資料。5.訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練記錄、訓(xùn)練場(chǎng)地使用記錄等訓(xùn)練資料。6.財(cái)務(wù)預(yù)算、收支憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。7.社團(tuán)與其他組織或機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議、往來(lái)信函等對(duì)外交往資料。8.其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門和社團(tuán)成員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保備份安全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、組織建設(shè)類、活動(dòng)策劃與實(shí)施類、比賽競(jìng)賽類、訓(xùn)練類、財(cái)務(wù)類、對(duì)外交往類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號(hào)等進(jìn)行編排。3.編目：建立檔案目錄，記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際檔案情況相符。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.社團(tuán)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將活動(dòng)資料整理歸檔。2.社團(tuán)成員變動(dòng)信息應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后及時(shí)歸檔。3.財(cái)務(wù)資料應(yīng)按月或按季度及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案管理員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.審核無(wú)誤后，檔案管理員按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，并更新檔案目錄。（三）保管方式1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）保管期限劃分1.永久保管：社團(tuán)章程、重要活動(dòng)記錄、重大比賽資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（五）檔案的清查與盤點(diǎn)1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、目錄等信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案盤點(diǎn)，對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)檔案管理小組審核。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社團(tuán)成員因工作需要可查閱本人相關(guān)的檔案資料。2.社團(tuán)干部因工作需要可查閱與工作相關(guān)的檔案資料。3.外單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱社團(tuán)檔案的，須經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或社團(tuán)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理員。3.檔案管理員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。4.查閱人查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及社團(tuán)機(jī)密的檔案，未經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供或公開。2.檔案查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和社團(tuán)的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理小組成員和相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容的重要性、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合社團(tuán)的發(fā)展歷程、工作重點(diǎn)、檔案形成規(guī)律等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，形成檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立輪滑社社團(tuán)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.采取安全防護(hù)措施，防止信息化管理系統(tǒng)受到病毒、黑客攻擊等安全威脅。2