PAGE資助檔案管理制度或辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資助檔案的管理，確保資助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮資助檔案在資助工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的各類資助項(xiàng)目所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：資助檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資助項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善資助檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理資助檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用資助檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各資助項(xiàng)目實(shí)施部門的檔案收集、整理和歸檔工作。4.定期對(duì)資助檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和處置。5.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理水平。（二）資助項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資助項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)資助檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.資助項(xiàng)目申報(bào)材料，包括申請(qǐng)書、項(xiàng)目預(yù)算、可行性研究報(bào)告等。2.資助項(xiàng)目評(píng)審材料，包括評(píng)審意見、評(píng)分表、專家名單等。3.資助項(xiàng)目合同或協(xié)議，包括資助金額、資助期限、雙方權(quán)利義務(wù)等。4.資助項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的相關(guān)材料，如項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.受資助對(duì)象的相關(guān)材料，如個(gè)人信息、身份證明、資助資金使用情況等。6.其他與資助項(xiàng)目有關(guān)的材料，如表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、宣傳報(bào)道材料等。（二）收集要求1.各資助項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門資助項(xiàng)目的各類檔案資料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好，并按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行排列。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并按照相關(guān)要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。4.收集的檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照資助項(xiàng)目的類別、年度、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、年度等信息。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.資助檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括資助項(xiàng)目的重要文件、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；長(zhǎng)期保管的檔案主要包括資助項(xiàng)目的申報(bào)材料、評(píng)審材料、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的一般性文件等；短期保管的檔案主要包括資助項(xiàng)目的臨時(shí)性文件、宣傳報(bào)道材料等。3.具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際價(jià)值由檔案管理部門確定。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)資助檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以及檔案的存放位置、保管狀況等。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱資助檔案。2.相關(guān)部門因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、檢查等工作需要查閱資助檔案。3.受資助對(duì)象因自身權(quán)益維護(hù)等需要查閱資助檔案。4.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的查閱利用情況。（二）利用手續(xù)1.查閱資助檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。4.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案利用登記簿》，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保檔案利用情況可追溯。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)于利用率低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立資助檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立資助檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、保管、利用等業(yè)務(wù)操作，提高檔案管理工作的規(guī)范化和自動(dòng)化水平。4.檔案信息安全管理：采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中的安全，防止信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理的需要。