PAGE工程技術(shù)類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程技術(shù)類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程技術(shù)類項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程技術(shù)類檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程技術(shù)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)文件資料，保證檔案的全面性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程技術(shù)類檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門工程技術(shù)類檔案的形成、收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工程技術(shù)類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程技術(shù)項(xiàng)目文件資料的形成、收集、整理和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)與公司檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)移交檔案。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)，保證檔案的規(guī)范性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握工程技術(shù)類檔案的特點(diǎn)和要求，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的狀況，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的形成與收集（一）文件資料的形成1.工程技術(shù)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，及時(shí)形成各類文件資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.文件資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，確保字跡清晰、圖像完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）收集要求1.項(xiàng)目部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保各類文件資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的實(shí)物資料等。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可追溯性。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門的批復(fù)、設(shè)計(jì)單位的圖紙、供應(yīng)商提供的技術(shù)資料等，應(yīng)及時(shí)登記并納入檔案管理范圍。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循工程技術(shù)項(xiàng)目的自然形成規(guī)律，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照文件資料的類別、時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。（二）分類方法1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙及說(shuō)明。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。5.質(zhì)量控制文件：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。6.安全管理文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等。7.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。（三）歸檔要求1.項(xiàng)目部門應(yīng)在項(xiàng)目完成或階段性工作結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.移交的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、日期等，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目部門重新整理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房用于存放工程技術(shù)類檔案，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進(jìn)行包裝，并在盒、袋上標(biāo)明檔案名稱、類別、年度等信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)褪色的字跡進(jìn)行復(fù)制等。2.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉工作，定期投放防蟲(chóng)、防霉藥品。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程技術(shù)類檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、檔案名稱等。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱工程技術(shù)類檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。如發(fā)生檔案損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定、確保安全的原則，保證檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人等信息。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的工程技術(shù)類檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理和歸檔要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員和利用者進(jìn)行操作。2.利用者可通過(guò)系統(tǒng)遠(yuǎn)程查