PAGE醫(yī)療保障中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)療保障中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，提高醫(yī)療保障工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)療保障中心在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于參保登記、基金征繳、待遇審核、醫(yī)療救助、基金監(jiān)管等工作中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由醫(yī)療保障中心指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)療保障工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存醫(yī)療保障工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)醫(yī)療保障中心檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.按照檔案管理的要求，及時收集、整理、歸檔各類檔案，保證檔案的完整和準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用，為醫(yī)療保障工作提供有效的支持。5.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門兼職檔案人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料進(jìn)行整理、分類，并移交檔案管理部門。3.在檔案形成過程中，各部門應(yīng)確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案材料應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充和修正。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保登記檔案：包括參保單位和參保人員的基本信息、參保登記申請表、審核審批表等。2.基金征繳檔案：包括繳費(fèi)基數(shù)核定表、繳費(fèi)申報明細(xì)表、征繳記錄、催繳通知書等。3.待遇審核檔案：包括醫(yī)療費(fèi)用報銷申請表、醫(yī)療費(fèi)用清單、診斷證明、病歷等相關(guān)資料，以及待遇審核審批表、支付憑證等。4.醫(yī)療救助檔案：包括救助對象申請表、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明、救助審批表、救助資金發(fā)放記錄等。5.基金監(jiān)管檔案：包括基金財務(wù)報表與憑證、審計報告、監(jiān)督檢查記錄、違規(guī)處理決定書等。6.其他業(yè)務(wù)檔案：如政策宣傳資料、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等與醫(yī)療保障工作相關(guān)的各類文件和資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案人員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案收集的及時性。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案管理的要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、參保登記類、基金征繳類、待遇審核類、醫(yī)療救助類、基金監(jiān)管類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得對檔案材料進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時入庫保管。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。3.建立檔案歸檔登記制度，對檔案的歸檔時間、檔案數(shù)量、檔案類別等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案保管期限。一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及醫(yī)療保障政策法規(guī)、重大決策、重要業(yè)務(wù)文件、基金財務(wù)報表等具有長遠(yuǎn)歷史價值和重要憑證作用的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為10年至50年的檔案，如參保登記、基金征繳、待遇審核等業(yè)務(wù)活動中形成的重要檔案。3.短期保管的檔案：保存期限為1年至10年的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的統(tǒng)計報表等。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（四）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、備份等措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)療保障中心內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有合法有效的介紹信或證明文件，經(jīng)醫(yī)療保障中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保管狀況，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)醫(yī)療保障中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，反映檔案管理工作的實(shí)際情況，并按照規(guī)定向上級主管部門報送。（二）移交工作1.醫(yī)療保障中心因機(jī)構(gòu)改革、