PAGE檔案館查檔接待制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案館查檔接待工作流程，提高查檔服務(wù)質(zhì)量，確保檔案資料的安全與合理利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體查檔接待工作人員以及前來(lái)查閱檔案的各類人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展查檔接待工作。2.熱情服務(wù)原則：以熱情、耐心、細(xì)致的態(tài)度為查檔人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足其合理的查檔需求。3.安全保密原則：確保檔案資料的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.高效便捷原則：優(yōu)化查檔流程，提高工作效率，為查檔人員提供便捷的服務(wù)。二、查檔接待人員職責(zé)（一）接待人員基本要求1.具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)。2.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.具備較強(qiáng)的溝通能力和服務(wù)意識(shí)，能夠與查檔人員進(jìn)行有效的交流。（二）具體職責(zé)1.接待查檔人員熱情接待前來(lái)查檔的人員，主動(dòng)詢問(wèn)查檔需求，引導(dǎo)其辦理查檔手續(xù)。對(duì)查檔人員的身份和查閱目的進(jìn)行核實(shí)，確保查檔行為的合法性。2.辦理查檔手續(xù)指導(dǎo)查檔人員填寫查檔登記表，詳細(xì)記錄查檔人員的基本信息、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。對(duì)查檔人員提交的有效證件進(jìn)行審核，如身份證、工作證、介紹信等，確保證件真實(shí)有效。根據(jù)查檔人員的需求，為其提供相應(yīng)的檔案查閱范圍和查閱方式的建議。3.協(xié)助查閱檔案根據(jù)查檔人員的需求，迅速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料，并及時(shí)提供給查檔人員。在查檔過(guò)程中，對(duì)查檔人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)，幫助其正確查閱和利用檔案。關(guān)注查檔人員的查閱情況，及時(shí)解答其提出的問(wèn)題，確保查檔工作順利進(jìn)行。4.監(jiān)督檔案利用監(jiān)督查檔人員在查閱檔案過(guò)程中的行為，確保其遵守檔案利用規(guī)定，不擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。提醒查檔人員注意檔案的安全和保密，不得將檔案帶出查閱室或泄露檔案內(nèi)容。5.整理與反饋查檔結(jié)束后，及時(shí)整理檔案資料，確保檔案歸位準(zhǔn)確。收集查檔人員的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便不斷改進(jìn)查檔接待工作。三、查檔接待流程（一）查檔預(yù)約1.查檔人員可通過(guò)電話、郵件、現(xiàn)場(chǎng)預(yù)約等方式提前預(yù)約查檔。2.接待人員接到預(yù)約后，應(yīng)詳細(xì)記錄預(yù)約信息，包括查檔人員姓名、聯(lián)系方式、查閱內(nèi)容、預(yù)約時(shí)間等，并告知查檔人員預(yù)約的確認(rèn)情況。3.對(duì)于重要或緊急的查檔需求，應(yīng)優(yōu)先安排處理，并及時(shí)與查檔人員溝通協(xié)調(diào)。（二）查檔受理1.查檔人員前來(lái)檔案館查檔時(shí)，接待人員應(yīng)首先熱情接待，詢問(wèn)查檔需求。2.查檔人員需提交有效證件，并填寫查檔登記表。接待人員對(duì)證件和登記表進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后予以受理。3.根據(jù)查檔人員的身份和查閱目的，確定其查閱范圍和查閱方式。如屬于開(kāi)放檔案，可直接提供查閱；如屬于限制利用檔案，需按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）檔案查閱1.接待人員根據(jù)查檔人員的需求，在檔案庫(kù)房中查找所需檔案資料，并及時(shí)提供給查檔人員。2.查閱過(guò)程中，接待人員應(yīng)提醒查檔人員遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，接待人員應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并監(jiān)督其操作過(guò)程，確保檔案安全。（四）查檔歸還1.查檔結(jié)束后，查檔人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還接待人員。2.接待人員對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在查檔登記表上記錄歸還時(shí)間。3.對(duì)于超期未歸還的檔案資料，接待人員應(yīng)及時(shí)與查檔人員聯(lián)系，督促其盡快歸還。（五）特殊情況處理1.如查檔人員在查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或缺失等情況，接待人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息安全。3.如遇查檔人員對(duì)查閱結(jié)果有異議或提出其他特殊要求，接待人員應(yīng)耐心解釋，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，協(xié)商解決辦法。四、檔案查閱范圍與審批（一）開(kāi)放檔案查閱1.凡涉及下列內(nèi)容的檔案，自形成之日起滿一定期限后，可向社會(huì)開(kāi)放查閱：反映本地區(qū)、本單位歷史發(fā)展和重大事件的檔案。與人民群眾利益密切相關(guān)的檔案。法律、法規(guī)規(guī)定可以開(kāi)放的其他檔案。2.查檔人員查閱開(kāi)放檔案時(shí)，只需提交有效證件，填寫查檔登記表，經(jīng)接待人員審核后即可查閱。（二）限制利用檔案查閱1.下列檔案屬于限制利用檔案，查閱時(shí)需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)：涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案。正在進(jìn)行司法、紀(jì)檢監(jiān)察等案件調(diào)查尚未結(jié)案的檔案。其他按照法律法規(guī)規(guī)定限制利用的檔案。2.查檔人員查閱限制利用檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信、有效證件及相關(guān)證明材料，填寫《限制利用檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等。3.接待人員對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行初審后，報(bào)本館負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，方可辦理查閱手續(xù)。（三）檔案查閱審批權(quán)限1.開(kāi)放檔案查閱無(wú)需審批。2.涉及一般單位或個(gè)人的限制利用檔案查閱，由本館負(fù)責(zé)人審批。3.涉及重要部門、重大事項(xiàng)或敏感信息的限制利用檔案查閱，需報(bào)上級(jí)主管部門審批。五、檔案安全與保密（一）檔案安全管理1.檔案館應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房、查閱室等場(chǎng)所的安全防范措施。2.配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案資料的安全保存。3.定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。（二）檔案保密措施1.加強(qiáng)對(duì)查檔接待人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。2.查檔接待人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容和查檔人員信息。3.對(duì)涉及保密檔案的查閱，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行，并采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、使用專用設(shè)備等。4.嚴(yán)禁將檔案帶出檔案館查閱室，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并確保復(fù)印件、照片等不被用于非法目的。六、查檔接待工作紀(jì)律（一）工作態(tài)度1.查檔接待人員應(yīng)熱情主動(dòng)、耐心細(xì)致，不得對(duì)查檔人員態(tài)度冷漠、生硬或推諉。2.認(rèn)真傾聽(tīng)查檔人員的需求，及時(shí)給予回應(yīng)和幫助，不得敷衍塞責(zé)。（二）工作效率1.提高工作效率，縮短查檔等待時(shí)間。對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)提供的檔案資料，應(yīng)及時(shí)辦理查閱手續(xù)；對(duì)于需要查找或?qū)徟臋n案，應(yīng)盡快完成相關(guān)工作，并及時(shí)通知查檔人員。2.合理安排工作時(shí)間，確保查檔接待工作的正常開(kāi)展，不得無(wú)故拖延或中斷工作。（三）廉潔自律1.查檔接待人員應(yīng)廉潔奉公，不得利用工作之便謀取私利。嚴(yán)禁接受查檔人員的禮品、宴請(qǐng)或其他不正當(dāng)利益。2.嚴(yán)格遵守工作程序和規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大或縮小查閱范圍，不得違規(guī)辦理查檔手續(xù)。（四）責(zé)任追究1.對(duì)違反查檔接待工作紀(jì)律的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、撤職等處分。2.因工作失誤或違規(guī)操作給檔案安全和利用造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織查檔接待人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、服務(wù)技能、安全保密等方面。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析、交流研討等多種形式，提高培訓(xùn)效果。3.根據(jù)查檔接待工作的實(shí)際需求和發(fā)展變化，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，并組織實(shí)施。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓(xùn)：學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等，明確查檔接待工作的法律依據(jù)和要求。2.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)：熟悉檔案分類、編號(hào)、檢索等基礎(chǔ)知識(shí)，掌握各類檔案的查閱方法和技巧，提高檔案查找效率。3.服務(wù)技能培訓(xùn)：提升溝通能力、接待禮儀、問(wèn)題解決能力等，為查檔人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.安全保密培訓(xùn)：了解檔案安全保密的重要性，掌握檔案安全管理和保密措施，防止檔案信息泄露。（三）考核機(jī)制1.建立查檔接待人員考核機(jī)制，定期對(duì)其工作表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括工作態(tài)度、工作效率、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、安全保密等方面。2.考核方式可采用自我評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)、上級(jí)評(píng)價(jià)、查檔人員評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，確保