PAGE危貨檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)危險(xiǎn)貨物（以下簡稱“危貨”）的安全管理，規(guī)范危貨檔案的建立、保存、使用和銷毀等工作，確保危貨信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及危貨的采購、儲存、運(yùn)輸、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生檔案的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)危貨管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存危貨相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映危貨的實(shí)際情況，避免虛假或錯(cuò)誤信息。4.保密性原則：對涉及危貨的敏感信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：通過檔案記錄，能夠清晰追溯危貨從采購到處置全過程的相關(guān)信息。二、危貨檔案的分類與內(nèi)容（一）采購檔案1.供應(yīng)商資質(zhì)文件營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件危險(xiǎn)化學(xué)品生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證復(fù)印件安全生產(chǎn)許可證復(fù)印件（適用于生產(chǎn)企業(yè)）稅務(wù)登記證復(fù)印件組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件（已辦理“多證合一”的除外）法定代表人身份證明書授權(quán)委托書（如有委托采購）2.采購合同采購合同原件合同評審記錄3.危貨質(zhì)量證明文件產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告產(chǎn)品合格證4.運(yùn)輸文件運(yùn)輸委托書（如有委托運(yùn)輸）運(yùn)輸資質(zhì)證明（運(yùn)輸企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、道路運(yùn)輸經(jīng)營許可證等）運(yùn)輸車輛行駛證、駕駛證、押運(yùn)員證復(fù)印件運(yùn)輸路線規(guī)劃及審批文件（二）儲存檔案1.儲存場所資料儲存?zhèn)}庫或場地的租賃合同或產(chǎn)權(quán)證明儲存場所的安全評價(jià)報(bào)告儲存場所消防驗(yàn)收合格證明儲存場所布局平面圖2.危貨出入庫記錄危貨出入庫臺賬，詳細(xì)記錄危貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫日期、經(jīng)手人等信息出入庫憑證（如送貨單、提貨單等）3.庫存盤點(diǎn)記錄定期庫存盤點(diǎn)表，包括盤點(diǎn)日期、危貨名稱、規(guī)格、實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈/盤虧情況及原因分析等盤點(diǎn)差異處理記錄（三）運(yùn)輸檔案1.運(yùn)輸合同運(yùn)輸合同原件合同評審記錄2.運(yùn)輸車輛檔案車輛基本信息登記表，包括車輛型號、車牌號、車架號、發(fā)動機(jī)號等車輛維護(hù)保養(yǎng)記錄，如定期保養(yǎng)記錄、維修記錄等車輛安全檢查記錄，如每日出車前、收車后的安全檢查記錄3.駕駛員和押運(yùn)員檔案駕駛員和押運(yùn)員的從業(yè)資格證復(fù)印件駕駛員和押運(yùn)員的培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績等駕駛員和押運(yùn)員的安全駕駛記錄4.運(yùn)輸過程記錄運(yùn)輸行程單，記錄運(yùn)輸起始地、途經(jīng)地、目的地、運(yùn)輸時(shí)間等信息運(yùn)輸過程中的安全事故記錄及處理情況運(yùn)輸過程中的溫度、濕度等環(huán)境監(jiān)測記錄（適用于有特殊運(yùn)輸要求的危貨）（四）銷售檔案1.銷售合同銷售合同原件合同評審記錄2.客戶資質(zhì)文件客戶營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件購買危貨的用途說明3.銷售發(fā)貨記錄銷售發(fā)貨清單，記錄危貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、客戶名稱等信息發(fā)貨憑證（如發(fā)票、提單等）（五）應(yīng)急管理檔案1.應(yīng)急預(yù)案公司/組織的危貨事故應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案演練計(jì)劃及演練記錄2.應(yīng)急救援物資檔案應(yīng)急救援物資清單，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點(diǎn)等應(yīng)急救援物資的定期檢查記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄3.事故報(bào)告及處理檔案危貨事故報(bào)告，包括事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因分析、損失情況等事故調(diào)查處理報(bào)告及相關(guān)文件事故整改措施及落實(shí)情況記錄三、危貨檔案的建立與歸檔（一）檔案建立責(zé)任部門1.采購部門負(fù)責(zé)建立采購檔案。2.倉儲部門負(fù)責(zé)建立儲存檔案。3.運(yùn)輸部門負(fù)責(zé)建立運(yùn)輸檔案。4.銷售部門負(fù)責(zé)建立銷售檔案。5.安全管理部門負(fù)責(zé)建立應(yīng)急管理檔案，并對其他部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案建立要求1.各責(zé)任部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)危貨檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如無法提供原件，需提供清晰、有效的復(fù)印件，并注明原件存放處。復(fù)印件應(yīng)加蓋提供單位公章。3.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，每類檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄，便于查找和使用。（三）歸檔流程1.各責(zé)任部門在完成一項(xiàng)危貨業(yè)務(wù)活動后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料進(jìn)行整理。2.整理后的檔案資料經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交至公司/組織檔案室。3.檔案室對接收的檔案資料進(jìn)行核對和登記，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案室按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類存放，并建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。四、危貨檔案的保存與保管（一）保存期限1.采購檔案、銷售檔案保存期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起至少5年。2.儲存檔案、運(yùn)輸檔案保存期限為自危貨處置完畢之日起至少5年。3.應(yīng)急管理檔案保存期限為自應(yīng)急預(yù)案修訂或廢止之日起至少5年。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保檔案資料的安全保存。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列整齊。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的完整和安全。2.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施處理。3.按照規(guī)定的期限保管檔案，到期的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。五、危貨檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱危貨檔案的，應(yīng)填寫《危貨檔案查閱申請表》，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密信息的危貨檔案，查閱申請人需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱危貨檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《危貨檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案室，并在《危貨檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)公司/組織書面同意，查閱人員不得將檔案資料提供給其他單位或個(gè)人使用。3.因工作需要對檔案資料進(jìn)行復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案室印章。六、危貨檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保存期限已滿，且經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀審批1.檔案保管人員定期對到期檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀意見，填寫《危貨檔案銷毀申請表》。2.《危貨檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲設(shè)備進(jìn)行物理銷毀。（四）銷毀記錄1.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存至少2年，以備查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織安全管理部門定期對各部門危貨檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的建立、歸檔、保存、查閱、使用和銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將危貨檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)