PAGE檔案三合一制度審核要點一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案三合一制度的有效實施，提高檔案整理質(zhì)量和管理水平，適應公司/組織發(fā)展需要，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本審核要點。檔案作為公司/組織經(jīng)營管理活動的原始記錄，是重要的信息資源。健全的檔案管理對于維護公司/組織歷史真實面貌、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營、防范風險等具有不可替代的作用。檔案三合一制度是新時代檔案管理規(guī)范化、標準化的重要舉措，通過明確檔案分類、編號、編目等要求，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)性和科學性。審核檔案三合一制度執(zhí)行情況，旨在及時發(fā)現(xiàn)問題，保障檔案管理工作依法依規(guī)、高效有序開展。（二）適用范圍本審核要點適用于公司/組織各部門及所屬單位在檔案收集、整理、保管、利用等過程中對檔案三合一制度的審核。涵蓋公司/組織各類業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，包括但不限于行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)審計、人力資源等方面的檔案。（三）審核依據(jù)1.法律法規(guī)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，為檔案管理提供了基本法律遵循，明確了檔案管理的原則、機構(gòu)職責、監(jiān)督檢查等內(nèi)容?！稒C關(guān)檔案工作條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等針對不同主體的檔案管理規(guī)定，細化了檔案工作要求。2.行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定了歸檔文件整理的原則、方法和質(zhì)量要求，是檔案整理工作的重要標準?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)提出規(guī)范?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》針對電子文件和電子檔案管理作出全面規(guī)定，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。二、檔案分類審核要點（一）分類原則1.遵循職能分類依據(jù)公司/組織各部門的職能分工，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人力資源類等一級類目。這種分類方式與公司/組織的業(yè)務(wù)架構(gòu)相契合，便于按職能查找和利用檔案。例如，行政管理類檔案可細分為公文處理、會議管理、機要保密等二級類目；經(jīng)營管理類檔案可分為市場營銷、合同管理、物資采購等二級類目。2.結(jié)合年度分類以年度為分類依據(jù)，將同一年度形成的檔案歸為一類。年度分類清晰反映檔案形成的時間順序，有助于對檔案進行階段性梳理和統(tǒng)計分析。如20XX年度的行政管理檔案、20XX年度的生產(chǎn)技術(shù)檔案等。3.適當考慮保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，劃分不同的保管期限，如永久、長期（30年）、短期（10年）。保管期限分類便于合理確定檔案的保管場所和保管方式，提高檔案管理效率。對于具有重要歷史意義和長期利用價值的檔案應列為永久保管；對在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案可列為長期或短期保管。（二）類目設(shè)置合理性審核1.全面覆蓋業(yè)務(wù)活動審核檔案分類類目是否涵蓋公司/組織所有業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文件材料。確保沒有業(yè)務(wù)活動形成的檔案被遺漏在分類體系之外。例如，對于新興業(yè)務(wù)板塊開展過程中形成的特殊類型文件，是否在現(xiàn)有類目框架下合理增設(shè)相應二級或三級類目進行歸類。2.避免類目交叉重復檢查各一級類目、二級類目及以下類目之間是否存在交叉或重復設(shè)置的情況。如行政管理類中的會議紀要與經(jīng)營管理類中涉及業(yè)務(wù)會議的紀要，應明確劃分界限，避免重復歸類，造成檔案管理的混亂。3.適應公司/組織發(fā)展變化隨著公司/組織業(yè)務(wù)拓展、機構(gòu)調(diào)整等情況的發(fā)生，檔案分類類目應具有一定的靈活性和適應性。審核類目設(shè)置是否預留調(diào)整空間，以便及時將新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)相關(guān)檔案納入合理的分類體系中。例如，當公司/組織新成立一個部門時，是否能在現(xiàn)有分類框架基礎(chǔ)上順利增設(shè)相關(guān)類目。（三）分類標識審核1.標識準確性檢查檔案分類標識是否準確反映類目內(nèi)容。分類標識應簡潔明了、含義準確，避免使用模糊、歧義性的詞匯。如“行政管理類”不能簡稱為“行政類”，以免與其他類似簡稱混淆。2.一致性確保同一級類目下的分類標識在格式、字體、編號等方面保持一致。不同層級類目的標識應具有明顯的區(qū)分度，以便于識別和查找檔案。例如，一級類目采用大寫字母標識，二級類目采用阿拉伯數(shù)字加簡短名稱標識，且各級標識的排版格式統(tǒng)一。3.穩(wěn)定性分類標識一旦確定，應保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁變動。如需調(diào)整，應經(jīng)過嚴格的審核程序，并確保相關(guān)人員了解和掌握新的分類標識體系，避免因標識變動導致檔案分類混亂。三、檔案編號審核要點（一）編號規(guī)則制定合理性1.符合分類體系檔案編號應緊密圍繞檔案分類體系進行設(shè)計，確保編號與分類類目之間具有良好的對應關(guān)系。例如，編號的前幾位數(shù)字或字母應能清晰反映檔案所屬的一級類目和二級類目，方便通過編號快速定位檔案所在的分類位置。2.唯一性每一份檔案都應有唯一的編號，避免編號重復導致檔案管理混亂。編號規(guī)則應保證不同年度、不同類別、不同保管期限的檔案編號互不相同。例如，采用年份+分類類目代碼+流水號（如20XXXM001，其中20XX為年份，XM為項目管理類代碼，001為流水號）的方式，確保每份檔案編號獨一無二。3.簡潔性與實用性編號規(guī)則應簡潔易懂，便于記憶和操作。避免過于復雜的編號設(shè)計，增加檔案管理工作的難度。同時，編號應具有實際應用價值，能夠快速、準確地標識檔案，滿足檔案檢索、統(tǒng)計等工作的需要。（二）編號連續(xù)性審核1.按順序編號檢查檔案編號是否按照設(shè)定的規(guī)則依次連續(xù)編排。在同一類別、同一保管期限的檔案范圍內(nèi)，編號應從小到大連續(xù)不間斷。如在某一項目類檔案中，從項目啟動到結(jié)束期間形成的所有檔案編號應依次為XM001、XM002……XMn，不存在跳號、重號現(xiàn)象。2.編號銜接性審核不同年度、不同類別檔案編號之間的銜接情況。當年度與上一年度檔案編號的銜接應自然流暢，避免出現(xiàn)編號斷層或混亂。例如，跨年度的系列檔案編號應能體現(xiàn)時間順序和類別延續(xù)性，如20XX年度的項目檔案編號為XM20XX001至XM20XXn，20XX+1年度的項目檔案編號應從XM20XX+1001開始，保持編號的連貫性。（三）編號變更審核1.變更必要性審核如因特殊原因需要對檔案編號規(guī)則進行變更，應審核變更的必要性。變更是否會對檔案管理工作造成重大影響，是否有更合理的解決方案。例如，當公司/組織業(yè)務(wù)重組導致原檔案分類體系發(fā)生較大調(diào)整時，才考慮對編號規(guī)則進行相應變更。2.變更程序?qū)徍司幪栕兏鼞裱瓏栏竦某绦?，包括提出變更申請、審核批準、通知相關(guān)人員、進行編號調(diào)整及數(shù)據(jù)更新等環(huán)節(jié)。審核變更程序是否完整、合規(guī)，確保變更過程可追溯、可控制。變更申請應詳細說明變更原因、變更內(nèi)容、預計影響范圍等，并經(jīng)相關(guān)部門負責人和檔案管理部門負責人審核批準。3.變更后影響評估變更檔案編號規(guī)則后，應審核對已歸檔檔案的影響及應對措施。評估是否需要對已編號檔案進行重新編號或調(diào)整編號標識，以及如何確保相關(guān)人員能夠順利過渡到新的編號體系。例如，對已歸檔檔案進行編號標識調(diào)整時，應制作詳細的對照表，方便查詢和利用。同時，對檔案管理系統(tǒng)中的編號數(shù)據(jù)進行及時更新，確保系統(tǒng)與實際檔案編號一致。四、檔案編目審核要點（一）編目內(nèi)容完整性1.文件級編目審核每份檔案是否進行文件級編目，編目內(nèi)容應包括文件題名、責任者、日期、文號、頁數(shù)、保管期限等。文件題名應準確反映文件主要內(nèi)容，責任者應明確文件的形成部門或個人，日期應記錄文件的形成時間，文號應填寫文件的發(fā)文字號，頁數(shù)應準確統(tǒng)計文件的實際頁數(shù)，保管期限應根據(jù)檔案價值確定。2.卷內(nèi)目錄編制對于采用卷式整理的檔案，檢查卷內(nèi)目錄編制是否規(guī)范。卷內(nèi)目錄應包含序號、文件題名、責任者、日期、文號、頁數(shù)、備注等項目。序號應按文件排列順序依次編寫，文件題名、責任者等信息應與文件本身一致，日期填寫應具體到年、月、日，文號應準確無誤，頁數(shù)應與文件實際情況相符，備注可填寫文件的特殊說明或相關(guān)事項。3.備考表填寫審核備考表填寫是否完整。備考表應記錄卷內(nèi)文件的整理情況，包括文件數(shù)量、缺損、補充、移出、銷毀等情況。如發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)有文件缺失或損壞，應在備考表中詳細說明原因及處理情況；如有補充文件，應注明補充文件的題名、日期等信息；對于移出或銷毀的文件，應記錄相關(guān)情況及批準手續(xù)。（二）編目信息準確性1.題名準確性檢查檔案題名是否準確概括文件內(nèi)容。題名應簡潔明了、表意準確，避免使用過于籠統(tǒng)或模糊的詞匯。如“關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通知”應明確具體的發(fā)文部門、通知對象等關(guān)鍵信息，確保題名能夠準確檢索到相關(guān)文件。2.責任者明確性審核責任者信息是否清晰明確。責任者應填寫全稱或通用簡稱，避免使用不規(guī)范的簡稱或別名。對于聯(lián)合發(fā)文的文件，應列出所有責任者。例如，“公司辦公室與人力資源部聯(lián)合發(fā)布的關(guān)于員工培訓計劃的通知”，責任者應明確填寫“公司辦公室、人力資源部”。3.日期規(guī)范性日期填寫應符合規(guī)范要求，采用公元紀年，年、月、日齊全。日期格式統(tǒng)一，如“20XX年XX月XX日”。對于文件形成時間跨度較長或有多個日期的情況，應準確填寫主要日期或關(guān)鍵時間節(jié)點。例如，合同文件應填寫簽訂日期，會議紀要應填寫會議召開日期。（三）編目格式規(guī)范性1.字體字號統(tǒng)一編目內(nèi)容的字體、字號應保持統(tǒng)一。一般來說，卷內(nèi)目錄、備考表等的字體可采用宋體，字號為小四號字，題名、責任者等重要信息可適當加粗或采用較大字號突出顯示，以增強編目信息的辨識度。2.排版整齊編目內(nèi)容的排版應整齊有序，各項目之間的間距適中，避免出現(xiàn)文字擁擠或排版混亂的情況。卷內(nèi)目錄的序號、文件題名等項目應上下對齊，備考表的填寫應規(guī)范、清晰，不得隨意涂改或增減內(nèi)容。3.格式一致性不同類型檔案的編目格式應保持一致。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，編目格式都應遵循統(tǒng)一標準，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。例如，電子檔案編目應與紙質(zhì)檔案編目格式相對應，便于進行數(shù)字化存儲和檢索利用。五、附則（一）解釋權(quán)本審核要點由公司/組織檔案管理部門負責解釋。在檔案三合一制度審核過程中，如遇有