PAGE檔案雙人管理制度及細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，提高檔案利用效率，特制定本檔案雙人管理制度及細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.雙人負(fù)責(zé)原則：檔案管理工作實(shí)行雙人負(fù)責(zé)制，由兩名檔案管理人員共同承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況的發(fā)生。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度及細(xì)則，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，提高檔案管理的信息化水平。5.組織開展檔案培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況。（二）檔案管理員職責(zé)1.協(xié)助檔案主管做好檔案管理制度的貫徹執(zhí)行工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好檔案的存儲(chǔ)、保管、防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.公司各類合同、協(xié)議、章程、制度等。3.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。4.公司各類業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)賬目等。5.公司各類人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.公司各類工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備采購(gòu)檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。7.公司各類對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案、公關(guān)活動(dòng)記錄等。8.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類檔案資料，不得遺漏。3.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理和分類，確保檔案資料的規(guī)范性。4.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙人收集制度，由兩名檔案管理人員共同負(fù)責(zé)收集，并做好記錄。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查詢和利用。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲等條件良好的地方。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)公司檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃合理確定。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、查閱區(qū)、借閱區(qū)等功能區(qū)域，便于檔案管理工作。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保管，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至5年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的合理保管和利用。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和安全。清查和盤點(diǎn)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次。2.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以及檔案的存儲(chǔ)狀況、保管環(huán)境等情況。3.對(duì)于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案主管，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案利用（一）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱用途等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案主管簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱登記、借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、撕毀、丟失檔案。如需延期歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理人員申請(qǐng)，并辦理延期手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案利用登記應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人員、利用檔案名稱、利用用途等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求，加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。3.公司員工應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得私自查閱、借閱、復(fù)印、傳播涉及公司機(jī)密的檔案資料。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管門禁卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.檔案管理人員在整理、查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)注意保密，不得在無(wú)關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)于違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，提高檔案信息的共享程度，為公司決策提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等信息。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等條件進(jìn)行查詢，方便用戶快速查找所需檔案資料。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱效率和管理水平。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案數(shù)量、類別、保管期限等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案安全管理：采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化系統(tǒng)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)故