PAGE江蘇省會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強江蘇省會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇省行政區(qū)域內(nèi)的國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會計檔案管理。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責(zé)1.單位應(yīng)當(dāng)加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。2.單位的檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，會同會計管理機構(gòu)對單位會計檔案進(jìn)行定期檢查，確保會計檔案管理工作符合本制度要求。3.單位的會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管和提供利用等工作。4.單位的信息技術(shù)管理機構(gòu)負(fù)責(zé)電子會計檔案的存儲、備份、維護(hù)和安全管理等工作，確保電子會計檔案的安全和完整。二、會計檔案的收集（一）會計憑證1.單位應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，及時收集、整理原始憑證和記賬憑證。原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等，記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證編制。2.記賬憑證應(yīng)按照編號順序排列，連同所附原始憑證一同裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。（二）會計賬簿1.單位應(yīng)定期打印總賬、明細(xì)賬、日記賬等會計賬簿，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理。2.會計賬簿應(yīng)按照會計科目順序排列，每本賬簿應(yīng)在首頁注明賬簿名稱、年度、月份、啟用日期、截止日期、頁數(shù)等內(nèi)容。3.對于活頁式賬簿，應(yīng)在使用完畢后及時裝訂成冊，并按照上述要求注明相關(guān)內(nèi)容。（三）財務(wù)會計報告1.單位應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，定期編制財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度和年度財務(wù)會計報告。2.財務(wù)會計報告應(yīng)包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書等內(nèi)容，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制和報送。3.單位應(yīng)及時收集、整理財務(wù)會計報告，并按照規(guī)定的期限和方式進(jìn)行歸檔保管。（四）其他會計資料1.單位應(yīng)收集、整理其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。2.其他會計資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，并與會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等一同歸檔保管。三、會計檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會計檔案應(yīng)按照形成時間、類別等進(jìn)行分類。2.會計憑證可按照年度、月份進(jìn)行分類，每類憑證再按照記賬憑證的編號順序排列。3.會計賬簿可按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等類別進(jìn)行分類，每類賬簿再按照年度、月份進(jìn)行排列。4.財務(wù)會計報告可按照年度、季度、半年度、月度進(jìn)行分類，每類報告再按照報告的種類進(jìn)行排列。5.其他會計資料可按照資料的類別進(jìn)行分類，并按照時間順序排列。（二）編號方法1.會計檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于查找和管理。2.編號應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，例如，會計憑證的編號可采用“年度+月份+憑證類別+憑證編號”的方式，會計賬簿的編號可采用“年度+賬簿類別+賬簿名稱”的方式，財務(wù)會計報告的編號可采用“年度+報告類別+報告期”的方式，其他會計資料的編號可根據(jù)資料的特點進(jìn)行編制，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。（三）裝訂要求1.會計憑證應(yīng)使用線繩裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.會計賬簿應(yīng)使用活頁夾或裝訂機進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)平整、牢固，不得有缺頁、掉頁等情況。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、美觀，不得有折角、缺頁等情況。4.其他會計資料應(yīng)根據(jù)資料的特點進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等主要會計檔案保管期限為30年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等保管期限為10年。3.其他會計資料的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點1.單位應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好。3.會計檔案保管庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)按照編號順序排列存放，便于查找和管理。2.會計檔案應(yīng)保持整潔、完好，不得隨意涂改、損壞、丟失。3.對于電子會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲、備份和維護(hù)，確保電子會計檔案的安全和完整。4.單位應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、會計檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.單位外部人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時應(yīng)登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱會計檔案時，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）借閱手續(xù)1.單位內(nèi)部人員借閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。2.單位外部人員借閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還日期等信息。3.借閱會計檔案時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還會計檔案，不得逾期不還。4.借閱人歸還會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人或檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人檢查驗收，確認(rèn)會計檔案無損壞、丟失等情況后，方可辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制規(guī)定1.單位內(nèi)部人員復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等信息。2.單位外部人員復(fù)制會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時應(yīng)登記復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制目的等信息。3.復(fù)制會計檔案時，應(yīng)使用符合國家規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量和真實性。4.復(fù)制會計檔案后，應(yīng)在復(fù)制件上加蓋單位公章，并注明“此件與原件相符”字樣。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。3.單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。2.會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進(jìn)行。3.單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。4.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。5.單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。（三）特殊情況處理1.對于保管期滿但涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要信息的會計檔案，不得