PAGE村委會(huì)地籍檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)村委會(huì)地籍檔案的管理，確保地籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于地籍檔案的查閱、利用和移交，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村委會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村委會(huì)在土地管理過程中形成的地籍檔案的移交管理工作。包括土地登記檔案、土地調(diào)查檔案、土地規(guī)劃檔案等各類與地籍相關(guān)的文件、資料、圖表等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：地籍檔案的移交必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：保證移交的地籍檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映土地管理的歷史和現(xiàn)狀。3.安全保密原則：加強(qiáng)地籍檔案的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性和安全性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案移交流程，提高檔案管理效率，便于檔案的查閱、利用和后續(xù)管理。二、地籍檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰：按照地籍檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案類別明確，便于查找和管理。2.編號規(guī)范：為每一份地籍檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和記錄。3.裝訂整齊：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范裝訂，確保頁面整齊、牢固，不易散落。4.編目準(zhǔn)確：編制詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)，準(zhǔn)確無誤。（二）歸檔流程1.收集：各部門或崗位在完成土地管理相關(guān)工作后，應(yīng)及時(shí)將形成的地籍檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.初審：收集后的檔案資料由專人進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的資料及時(shí)返回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.整理：初審合格的檔案資料按照整理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。4.編目：根據(jù)整理后的檔案編制詳細(xì)的目錄，建立檔案索引。5.歸檔存儲(chǔ)：整理編目后的地籍檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，確保檔案存放有序，便于查找。三、地籍檔案移交的主體與職責(zé)（一）移交主體1.村委會(huì)相關(guān)部門：負(fù)責(zé)產(chǎn)生地籍檔案的各部門，如土地管理辦公室、規(guī)劃建設(shè)辦公室等，是地籍檔案移交的責(zé)任主體。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)接收、保管和管理地籍檔案的部門，承擔(dān)地籍檔案移交后的具體管理職責(zé)。（二）職責(zé)分工1.移交部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門地籍檔案的整理、編目等前期準(zhǔn)備工作，確保檔案符合移交要求。按照規(guī)定的時(shí)間和程序，將整理好的地籍檔案向檔案管理部門進(jìn)行移交，并提供必要的檔案說明和相關(guān)資料。配合檔案管理部門做好地籍檔案移交過程中的核對、清點(diǎn)等工作，解答檔案管理部門提出的有關(guān)問題。2.檔案管理部門職責(zé)制定地籍檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確接收要求和責(zé)任。負(fù)責(zé)接收移交部門送來的地籍檔案，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行認(rèn)真核對和清點(diǎn)。對接收的地籍檔案進(jìn)行妥善保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。定期對地籍檔案進(jìn)行檢查、清理和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。四、地籍檔案移交的時(shí)間與頻率（一）定期移交1.每年[具體日期]前，各移交部門應(yīng)將上一年度形成的地籍檔案向檔案管理部門進(jìn)行集中移交。2.對于一些時(shí)效性較強(qiáng)或有特殊要求的地籍檔案，移交部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交，確保檔案信息的及時(shí)性和有效性。（二）臨時(shí)移交1.在土地管理工作中，如遇重大項(xiàng)目、突發(fā)事件等涉及地籍檔案的情況，移交部門應(yīng)在事件處理完畢后的[具體期限]內(nèi)，將相關(guān)地籍檔案向檔案管理部門進(jìn)行臨時(shí)移交。2.臨時(shí)移交的地籍檔案應(yīng)在檔案管理部門進(jìn)行單獨(dú)登記和管理，待相關(guān)工作結(jié)束后，再按照規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔。五、地籍檔案移交的內(nèi)容與要求（一）移交內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括土地登記申請書、審批表、權(quán)屬證明、調(diào)查記錄、測繪圖紙等各類紙質(zhì)文件資料。2.電子檔案：與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致的電子文檔，如掃描件、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等，應(yīng)確保電子檔案的格式規(guī)范和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。同時(shí)，還應(yīng)提供電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，如光盤、移動(dòng)硬盤等。3.相關(guān)資料：與地籍檔案相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、文件批復(fù)、情況說明等輔助資料，能夠進(jìn)一步說明檔案的形成背景和相關(guān)情況。（二）移交要求1.完整性：移交的地籍檔案應(yīng)涵蓋土地管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，確保檔案內(nèi)容完整無缺。2.準(zhǔn)確性：檔案資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)信息應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假記錄。3.規(guī)范性：紙質(zhì)檔案應(yīng)符合檔案裝訂、編目等規(guī)范要求，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，相關(guān)資料應(yīng)格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范。4.一致性：紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容應(yīng)保持一致，存儲(chǔ)介質(zhì)中的數(shù)據(jù)應(yīng)能夠正常讀取和使用。六、地籍檔案移交的程序（一）移交申請1.移交部門在準(zhǔn)備移交地籍檔案前，應(yīng)填寫《地籍檔案移交申請表》，詳細(xì)說明移交檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.《地籍檔案移交申請表》經(jīng)移交部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門。（二）審核受理1.檔案管理部門收到《地籍檔案移交申請表》后，應(yīng)在[規(guī)定期限]內(nèi)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括移交檔案是否符合移交要求、申請信息是否準(zhǔn)確完整等。如審核通過，檔案管理部門應(yīng)向移交部門發(fā)出《地籍檔案移交受理通知書》；如審核不通過，應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（三）交接清點(diǎn)1.移交部門和檔案管理部門按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行地籍檔案的交接清點(diǎn)工作。2.交接過程中，雙方應(yīng)共同對移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行逐一核對清點(diǎn)，并填寫《地籍檔案移交清單》?！兜丶畽n案移交清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.對于檔案中存在的問題或疑問，雙方應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)商解決，確保交接工作順利進(jìn)行。（四）簽字確認(rèn)1.交接清點(diǎn)工作完成后，移交部門和檔案管理部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)在《地籍檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。2.《地籍檔案移交清單》簽字確認(rèn)后，地籍檔案的移交工作正式完成，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和管理。七、地籍檔案移交后的管理（一）存儲(chǔ)管理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案存儲(chǔ)的相關(guān)要求，為接收的地籍檔案提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.對電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，如異地存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。（二）查閱利用1.建立健全地籍檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序和要求。2.需要查閱地籍檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)填寫《地籍檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供必要的查閱場所和設(shè)備，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）保密管理1.加強(qiáng)地籍檔案的保密工作，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息嚴(yán)格保密。2.檔案管理部門應(yīng)與查閱利用人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。查閱利用人員不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員，不得用于非規(guī)定的目的。3.對檔案管理工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識，防止因工作人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。（四）統(tǒng)計(jì)與清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對地籍檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、類別、利用情況等，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時(shí)掌握檔案管理動(dòng)態(tài)。2.每年至少進(jìn)行一次地籍檔案清查工作，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，向上級主管部門匯報(bào)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.村委會(huì)成立地籍檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對地籍檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對移交部門和檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案移交的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，以及檔案管理的規(guī)范性、安全性等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保地籍檔案管理工作符合制度要求。（二）外部檢查1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門對地籍檔案管理工作的監(jiān)督檢查。2.對于外部檢查提出的意見和建議，認(rèn)真對待，及時(shí)整改，不斷提高地籍檔案管理水平。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.移交部門在檔案移交過程中，如有違反本制度規(guī)定未按時(shí)移交、移交檔案不完整不準(zhǔn)確等行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理部門在檔案接收、保管、利用等環(huán)節(jié)，如有違反本制度規(guī)定導(dǎo)致檔案丟失、損壞、信息泄露等行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.查閱利用人員如有違反保密規(guī)定、擅自涂改抽取復(fù)制檔案等行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)