PAGE保安員資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保安員資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的安全保衛(wèi)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安員資料檔案的管理，包括保安員個(gè)人基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料檔案應(yīng)如實(shí)反映保安員的實(shí)際情況，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：加強(qiáng)資料檔案的保密管理，確保資料不泄露、不丟失，保障信息安全。4.分類管理原則：對(duì)保安員資料檔案進(jìn)行分類整理，便于查詢和使用。二、資料檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。4.學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)。5.照片（近期免冠一寸照片）。（二）入職資料1.入職申請(qǐng)表，詳細(xì)填寫個(gè)人工作經(jīng)歷、求職意向等信息。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。3.離職證明（如有工作經(jīng)歷）。（三）培訓(xùn)記錄1.公司組織的保安員入職培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績等。2.參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)的記錄，如消防安全培訓(xùn)、保安技能培訓(xùn)等，包括培訓(xùn)證書、培訓(xùn)報(bào)告等相關(guān)材料。（四）考核記錄1.月度考核記錄，包括工作表現(xiàn)、紀(jì)律遵守、服務(wù)質(zhì)量等方面的考核評(píng)價(jià)及得分情況。2.年度考核記錄，綜合全年工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)定，確定考核等級(jí)（優(yōu)秀、合格、不合格）。（五）獎(jiǎng)懲記錄1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄，包括獲得公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)（如優(yōu)秀保安員獎(jiǎng)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等）及外部表彰的相關(guān)文件、證書等。2.懲罰記錄，如因違反公司規(guī)章制度、工作失誤等受到警告、罰款、辭退等處罰的相關(guān)決定及說明。（六）工作經(jīng)歷1.在公司內(nèi)的工作崗位變動(dòng)記錄，包括崗位名稱、任職時(shí)間等。2.工作任務(wù)完成情況記錄，如巡邏記錄、值班記錄、突發(fā)事件處理記錄等。（七）健康狀況1.入職時(shí)的健康體檢報(bào)告，包括身體各項(xiàng)指標(biāo)檢查結(jié)果。2.年度健康復(fù)查報(bào)告，確保保安員身體健康狀況符合工作要求。三、資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集保安員入職時(shí)的個(gè)人基本信息及入職資料，確保資料齊全、真實(shí)有效。2.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)收集保安員的培訓(xùn)記錄，及時(shí)將培訓(xùn)情況反饋至檔案管理部門。3.各部門主管負(fù)責(zé)記錄保安員的日常工作表現(xiàn)、考核情況及獎(jiǎng)懲情況，定期將相關(guān)資料提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期督促各部門及時(shí)提交資料，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。（二）整理方法1.按照資料檔案內(nèi)容分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行逐一核對(duì)，確保資料準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則為：年份+部門代碼+序號(hào)，例如：202301001，表示2023年公司保安部的第一份資料。3.將整理好的資料按照編號(hào)順序依次放入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別和編號(hào)范圍。4.建立電子檔案，將紙質(zhì)資料掃描成電子文檔，按照相同的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于快速檢索和查閱。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、資料檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.檔案保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、文件架等，并保持室內(nèi)清潔、通風(fēng)良好。（二）保管期限1.個(gè)人基本信息、入職資料等永久性保存。2.培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等保存期限為自記錄形成之日起[X]年。3.工作經(jīng)歷記錄保存期限為保安員離職后[X]年。4.健康狀況記錄保存期限為自記錄形成之日起[X]年。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保安員資料檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.人力資源部門、安全管理部門等相關(guān)部門因工作需要查閱保安員資料檔案的，可直接查閱，但應(yīng)做好查閱記錄。3.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱保安員資料檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱保安員資料檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)。六、資料檔案的更新與維護(hù)（一）更新內(nèi)容1.保安員個(gè)人基本信息發(fā)生變更時(shí)，如姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交變更申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。人力資源部門審核后，及時(shí)更新檔案信息。2.保安員培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等工作相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將最新信息反饋至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行相應(yīng)更新。（二）維護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，剔除已過保管期限的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)，檢查電子檔案的存儲(chǔ)情況，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。及時(shí)更新電子檔案的索引信息，方便快速檢索和查閱。3.根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，適時(shí)調(diào)整檔案管理的內(nèi)容和方式，確保檔案管理制度的有效性和適應(yīng)性。七、資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及保安員個(gè)人隱私、公司商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息不泄露。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱或借閱涉及保密內(nèi)容的檔案。4.在檔案整理、保管、查閱借閱等過程中，工作人員應(yīng)注意保護(hù)檔案信息安全，不得在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得隨意丟棄檔案資料。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案保管室的安全。2.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行安全檢查，檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否完好，防火、防潮、防蟲等措施是否落實(shí)到位。