PAGE高校保衛(wèi)處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校保衛(wèi)處檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校安全保衛(wèi)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高校保衛(wèi)處各科室及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指高校保衛(wèi)處在維護(hù)校園安全穩(wěn)定、開展安全保衛(wèi)工作等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則保衛(wèi)處檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保衛(wèi)處工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)學(xué)校安全和穩(wěn)定。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校安全保衛(wèi)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立保衛(wèi)處綜合檔案室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中保管各類檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，方便檔案查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整和安全。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。按照規(guī)定向?qū)W校檔案館移交檔案。2.各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向綜合檔案室移交。協(xié)助檔案管理員開展檔案管理相關(guān)工作，提供檔案利用服務(wù)。3.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)保衛(wèi)處檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，解決檔案管理工作中的問題。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。審核檔案的鑒定、銷毀等重要事項(xiàng)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.校園安全檢查記錄、隱患排查報(bào)告、整改措施及結(jié)果等。3.治安案件、刑事案件的立案、偵查、處理等相關(guān)材料。4.消防安全管理文件、檢查記錄、火災(zāi)事故報(bào)告及處理情況。5.交通安全管理文件、交通事故處理記錄等。6.校園保衛(wèi)隊(duì)伍建設(shè)文件、人員信息、培訓(xùn)記錄等。7.各類安全保衛(wèi)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。8.涉及校園安全穩(wěn)定的重要文件、通知、通報(bào)等。9.與校外單位簽訂的安全保衛(wèi)工作協(xié)議、合同等。10.其他具有保存價(jià)值的安全保衛(wèi)工作文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時(shí)將本科室形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，并定期移交綜合檔案室。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、安全保衛(wèi)業(yè)務(wù)類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序存放檔案，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）庫房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，確保檔案安全。2.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱保衛(wèi)處檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱保衛(wèi)處檔案。3.其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊需要查閱保衛(wèi)處檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到保衛(wèi)處綜合檔案室查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，需出具單位介紹信和查閱人有效證件，經(jīng)保衛(wèi)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.其他單位或個(gè)人查閱檔案，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)保衛(wèi)處負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，如焚燒、粉碎等。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立高校保衛(wèi)處檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用通過檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線利用，為用戶提供便捷的服務(wù)。4.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)保證掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案信