PAGE幼兒園檔案保管使用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為幼兒園的教育教學(xué)、管理決策等各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工在檔案的形成、保管、使用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于行政管理檔案、教育教學(xué)檔案、師資隊(duì)伍檔案、幼兒成長檔案等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員及全體教職工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案工作的督促和指導(dǎo)，確保檔案工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理工作效率。4.積極主動為幼兒園各部門及教職工提供檔案利用服務(wù)，熱情接待查閱檔案人員，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃與總結(jié)、會議記錄、決議、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案、安全檔案等。2.教育教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)活動記錄、教學(xué)成果、幼兒學(xué)籍檔案、課程建設(shè)檔案、教研活動檔案等。3.師資隊(duì)伍檔案：包括教師個人簡歷、培訓(xùn)記錄、教學(xué)業(yè)績、榮譽(yù)證書、師德師風(fēng)檔案等。4.幼兒成長檔案：包括幼兒入園登記表、健康檔案、學(xué)習(xí)檔案、活動照片、視頻等反映幼兒成長過程的資料。5.家園共育檔案：包括家長委員會記錄、家長會資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。6.其他檔案：如幼兒園重大活動檔案、對外交流檔案、捐贈檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為行政管理、教育教學(xué)、師資隊(duì)伍、幼兒成長、家園共育等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映幼兒園主要職能活動和基本歷史面貌的，對幼兒園有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，將檔案保管期限分為30年、10年等。3.確定檔案保管期限的原則：根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源等因素，綜合考慮其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用等，科學(xué)合理地確定保管期限。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報(bào)告。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的使用（一）使用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.因教學(xué)研究、經(jīng)驗(yàn)交流等需要，經(jīng)檔案管理部門同意，外單位人員可查閱幼兒園相關(guān)檔案。3.涉及幼兒園重大決策、重要事項(xiàng)等需要查閱檔案的，經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定，確定是否同意查閱，并告知查閱人查閱地點(diǎn)和查閱方式。3.查閱人應(yīng)按照檔案管理部門指定的地點(diǎn)和方式進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集檔案利用情況反饋信息，了解檔案在幼兒園各項(xiàng)工作中的利用效果和存在的問題。2.根據(jù)檔案利用反饋信息，及時調(diào)整檔案管理工作策略和方法，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足幼兒園各部門及教職工對檔案利用的需求。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄