PAGE黑龍江會計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)黑龍江地區(qū)會計(jì)檔案管理，規(guī)范會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黑龍江省內(nèi)各級各類國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會計(jì)檔案管理。（三）管理職責(zé)1.單位應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.單位的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的統(tǒng)一管理，未設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理，但出納人員不得兼管會計(jì)檔案。3.單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、入庫單、出庫單、報銷單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的會計(jì)憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，根據(jù)總賬科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計(jì)報告1.月度、季度、半年度財務(wù)會計(jì)報告，包括會計(jì)報表、會計(jì)報表附注和財務(wù)情況說明書。2.年度財務(wù)會計(jì)報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表（新準(zhǔn)則要求）及其附注和財務(wù)情況說明書。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)往來的記錄單，反映企業(yè)在一定時期內(nèi)與銀行之間的資金往來情況。3.納稅申報表，記錄企業(yè)應(yīng)繳納稅款的種類、金額、所屬時期等信息的報表。4.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時詳細(xì)情況的清單。5.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清單。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會計(jì)檔案銷毀的種類、數(shù)量、銷毀時間、銷毀原因等信息的清單。三、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行會計(jì)核算過程中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定的保管期限和要求，及時收集齊全，整理立卷。2.對于從外單位取得的原始憑證，必須具備憑證的名稱、填制日期、填制單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等內(nèi)容，并加蓋填制單位的公章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。3.記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。（二）整理方法1.會計(jì)憑證的整理去除憑證上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對紙張大小不一、厚度參差不齊的原始憑證進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，注意順序不能顛倒。在記賬憑證封面注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽名或蓋章等內(nèi)容。2.會計(jì)賬簿的整理檢查賬簿是否齊全，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿。對于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，填寫賬簿啟用表，并按順序編號，裝訂成冊。在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。3.財務(wù)會計(jì)報告的整理按照月度、季度、半年度和年度分別整理，檢查報告的種類是否齊全，內(nèi)容是否完整。將各類財務(wù)會計(jì)報告按順序排列，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息，并加蓋單位公章。4.其他會計(jì)資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、時間范圍等信息。納稅申報表應(yīng)按稅種、所屬時期分別整理，歸檔保存。會計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊應(yīng)按類別整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計(jì)報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計(jì)報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計(jì)報告保管期限為永久。4.其他會計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年；會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫（柜），具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等條件，并保持適宜的溫度和濕度。2.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，不同年度、不同保管期限的會計(jì)檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，存儲在磁性介質(zhì)上的電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.建立健全會計(jì)檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對會計(jì)檔案的查閱、借閱和歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止會計(jì)檔案被篡改、丟失或損壞。3.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，并按照本制度的規(guī)定進(jìn)行管理。同時，應(yīng)定期將電子會計(jì)檔案備份至其他存儲介質(zhì)，并異地存放。五、會計(jì)檔案的利用（一）查閱與借閱1.單位內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.單位外部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，不得將會計(jì)檔案借出。3.借閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換，歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查會計(jì)檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。（二）復(fù)制與摘錄1.單位內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理復(fù)制手續(xù)。2.單位外部人員因工作需要復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋單位公章。3.如需摘錄會計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案摘錄申請表》，注明摘錄目的、摘錄內(nèi)容、摘錄范圍等信息，并經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)。摘錄人員應(yīng)在摘錄件上簽名或蓋章，并注明摘錄日期。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷毀：由本單位檔案管理機(jī)構(gòu)會同會計(jì)管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同對擬銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保銷毀清冊內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署同意銷毀的意見。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄會計(jì)檔案銷毀后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將銷毀情況記錄在案，包括銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀記錄與會計(jì)檔案銷毀清冊一并歸檔保存，保管期限為永久。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位應(yīng)建立健全會計(jì)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員應(yīng)定期檢查會計(jì)檔案的保管情況，確保會計(jì)檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定進(jìn)行會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，自覺接受內(nèi)部監(jiān)督。