PAGE建設(shè)單位檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)單位檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在建設(shè)項(xiàng)目中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本建設(shè)單位各部門及參與建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：建設(shè)單位檔案室對(duì)本單位及項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對(duì)各部門及相關(guān)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在建設(shè)項(xiàng)目中形成的各類文件材料的收集、整理，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案的整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案工作的開展，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.督促項(xiàng)目各參建單位及時(shí)整理、歸檔項(xiàng)目檔案，對(duì)檔案的質(zhì)量和完整性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案室做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.勘察設(shè)計(jì)文件：地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.合同文件：建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。5.施工過(guò)程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。6.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。7.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。8.其他與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.各部門及相關(guān)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理，做到字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供清晰的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照建設(shè)項(xiàng)目的階段和類別進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制案卷封面、卷內(nèi)備考表等。4.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的方式，確保兩種載體檔案的一致性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.勘察設(shè)計(jì)文件在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔。3.工程招投標(biāo)文件在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后歸檔。4.合同文件在簽訂后及時(shí)歸檔。5.施工過(guò)程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底集中整理移交檔案室。6.監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔。7.竣工驗(yàn)收文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門及相關(guān)單位檔案管理人員按照整理要求對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步整理，編制檔案移交清單。2.將整理好的檔案移交至檔案室，檔案室進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案室對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行登記、編號(hào)，存入檔案庫(kù)房。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)單位因工作需要查閱項(xiàng)目檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)建設(shè)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供必要的查閱條件。2.利用者可在查閱場(chǎng)所查閱檔案，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，需經(jīng)建設(shè)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的重要性、完整性、系統(tǒng)性等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立建設(shè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)操作規(guī)范，明確系統(tǒng)管理員、檔案錄入員等人員的職責(zé)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案室每年對(duì)各部門及相關(guān)單位的檔案工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，進(jìn)行專項(xiàng)