PAGE軍休所檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強軍休所檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合軍休所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于軍休所各類檔案資料的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則軍休所檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)，確保檔案資料管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案資料應(yīng)如實反映軍休所工作的歷史面貌和實際情況，保證檔案資料的完整性和準確性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案資料的安全防護，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。嚴格遵守保密制度，對涉及國家機密、軍休干部個人隱私等敏感信息的檔案資料，要采取嚴格的保密措施。4.方便利用原則檔案資料管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案資料的使用效率，為軍休所各項工作提供有力支持。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定軍休所檔案資料管理制度并組織實施。2.負責(zé)軍休所各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案資料保管制度，做好檔案資料的安全保管工作，定期對檔案資料進行檢查、清點，確保檔案資料的安全與完整。4.開展檔案資料的鑒定工作，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案資料進行銷毀處理。5.負責(zé)檔案資料的信息化建設(shè)，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理和遠程查詢利用，提高檔案資料管理的效率和水平。6.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為軍休所工作決策、軍休干部服務(wù)管理、歷史研究等提供檔案信息支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門形成檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案資料的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)工作。3.嚴格按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范本部門檔案資料的形成、積累和保管行為，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。4.積極配合檔案管理部門開展檔案資料的鑒定、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)技能，負責(zé)檔案資料的具體管理工作。3.做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的質(zhì)量和規(guī)范化管理。4.負責(zé)檔案資料的日常保管和維護，定期對檔案資料進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。5.積極開展檔案資料的信息化錄入和維護工作，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫的準確、完整。6.按照規(guī)定辦理檔案資料的借閱、查閱、利用等手續(xù)，做好登記和跟蹤服務(wù)工作。7.參與檔案資料的鑒定和銷毀工作，提出合理的鑒定意見和建議。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.軍休干部個人檔案，包括入伍登記表、履歷表、任免文件、獎懲記錄、工資待遇、醫(yī)療健康檔案等。2.軍休所行政管理檔案，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)、規(guī)章制度、財務(wù)報表等。3.軍休干部服務(wù)管理檔案，包括服務(wù)記錄、走訪慰問、困難幫扶、文體活動等相關(guān)資料。4.軍休所設(shè)施設(shè)備檔案，如房屋建設(shè)、維修改造、設(shè)備購置、運行維護等資料。5.軍休所文化建設(shè)檔案，如文化活動策劃、組織實施、成果展示等資料。6.其他與軍休所工作相關(guān)的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案資料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對于重要文件、會議記錄、活動照片等檔案資料，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。4.檔案管理部門應(yīng)主動收集軍休所工作中形成的各類檔案資料，加強與各部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的及時、全面收集。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案資料分為文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。每類檔案再根據(jù)具體情況進行二級、三級分類。文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如軍休干部服務(wù)管理、行政管理、設(shè)施設(shè)備管理等進行分類。財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法進行分類，如會計憑證、賬簿、報表等。聲像檔案：按照照片、錄音、錄像等載體形式分類，并注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。實物檔案：按照物品類別、來源等進行分類。2.編號對每一份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的查找和管理。編號方法可根據(jù)檔案分類情況進行設(shè)計，如文書檔案編號為“年度+保管期限代碼+流水號”。3.編目編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，確保目錄信息準確、完整，便于檢索利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，破損檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、裝訂機等，以便進行檔案資料的日常管理工作。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。定期對紙質(zhì)檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于重要檔案資料，應(yīng)采取備份保管或異地存放等措施，確保檔案資料的安全。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進行分類存儲和管理。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。加強電子檔案的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被篡改、刪除或丟失。3.聲像檔案和實物檔案保管聲像檔案應(yīng)按照載體形式分類存放，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。實物檔案應(yīng)妥善保管，陳列有序，便于展示和查閱。對于珍貴的聲像檔案和實物檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如制作副本、數(shù)字化存儲等。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合軍休所實際情況，確定各類檔案資料的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映軍休所主要職能活動和歷史面貌的，對軍休所工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如軍休所發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大事件檔案等。長期保管的檔案：凡是反映軍休所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對軍休所工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如年度工作計劃、總結(jié)、一般業(yè)務(wù)文件等。短期保管的檔案：凡是反映軍休所短期工作活動，在較短時間內(nèi)對軍休所工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時性通知、一般事務(wù)性文件等。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)準確合理，對于介于兩種保管期限之間的檔案，應(yīng)從長確定保管期限。3.定期對檔案資料的保管期限進行鑒定和調(diào)整，對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案資料的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的完整性和準確性，檢查檔案資料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實可靠。2.檔案資料的時效性，判斷檔案資料所反映的內(nèi)容是否仍具有現(xiàn)實意義和利用價值。3.檔案資料的重復(fù)程度，對于內(nèi)容重復(fù)、價值不大的檔案資料，可進行適當剔除。4.檔案資料的保密性，審查檔案資料是否涉及國家機密、軍休干部個人隱私等敏感信息，對于涉及敏感信息的檔案資料，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案資料進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案資料進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見，確定檔案資料的存毀。3.對于擬銷毀的檔案資料，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。銷毀清冊經(jīng)鑒定小組負責(zé)人審核簽字后，報軍休所領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案資料，應(yīng)在指定地點由專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上注明銷毀日期和銷毀方式，銷毀人員和監(jiān)督人員共同簽字確認。（四）銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)督人員應(yīng)對銷毀檔案的種類、數(shù)量、銷毀方式等進行詳細記錄，并留存相關(guān)影像資料，以備查考。六、檔案資料的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密制度，確保檔案資料的安全與保密。2.堅持方便利用、服務(wù)大局的原則，為軍休所工作決策、軍休干部服務(wù)管理、歷史研究等提供及時、準確的檔案信息支持。3.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案資料的利用事宜，確保檔案資料利用的規(guī)范化、合法化。（二）利用范圍1.軍休干部及家屬因個人需要查閱本人檔案資料。2.軍休所工作人員因工作需要查閱相關(guān)檔案資料，用于工作決策、業(yè)務(wù)辦理、歷史研究等。3.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱軍休所檔案資料。4.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱軍休所相關(guān)檔案資料。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并告知查閱人查閱的時間、地點和注意事項。3.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。4.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的程序和要求進行操作。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)注明出處和用途，不得用于其他非法目的。5.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理