PAGE檔案閱覽室管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案閱覽室的管理，確保檔案資料的安全、完整，便于公司員工查閱利用檔案信息，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工在檔案閱覽室查閱檔案資料的活動。（三）管理原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持安全第一的原則，保障檔案資料不受損壞、丟失、泄露。3.提供便捷、高效的服務(wù)，滿足員工合理的檔案查閱需求。二、檔案閱覽室職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案閱覽室的日常管理工作，包括檔案資料的整理、上架、下架等。2.對檔案查閱申請進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件，并安排相應(yīng)的查閱時間和地點。3.負(fù)責(zé)檔案閱覽室的安全保衛(wèi)工作，確保檔案資料的安全。4.定期對檔案閱覽室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證正常使用。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，為查閱人員提供準(zhǔn)確的檔案信息。2.協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料，解答查閱過程中的疑問。3.對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、檔案名稱、查閱目的等信息。4.監(jiān)督查閱人員遵守檔案閱覽室的各項規(guī)章制度，防止違規(guī)行為發(fā)生。三、檔案查閱規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可到檔案閱覽室查閱相關(guān)檔案資料。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，查閱權(quán)限需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱及時間段等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.若查閱涉及機(jī)密檔案，需將申請表提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案管理部門收到經(jīng)批準(zhǔn)的申請表后，根據(jù)申請內(nèi)容，安排查閱時間和地點，并通知查閱人員。5.查閱人員按照通知時間到達(dá)檔案閱覽室，檔案管理人員根據(jù)申請表提供所需檔案資料，并協(xié)助查閱。（三）查閱時間檔案閱覽室開放時間為[具體開放時間]，查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行查閱。如需延長查閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）查閱數(shù)量一般情況下，查閱人員每次查閱檔案資料的數(shù)量不得超過[具體數(shù)量]，如需查閱較多檔案，應(yīng)分批次進(jìn)行。（五）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱過程中如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘抄、復(fù)印的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.查閱人員在查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料及時歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行核對、整理后上架存放。四、檔案閱覽室安全管理（一）安全防范措施1.檔案閱覽室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常運行。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案閱覽室的出入情況和查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)控，監(jiān)控資料保存期限不少于[具體期限]。3.檔案閱覽室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案閱覽室。（二）人員安全管理1.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案閱覽室的安全操作規(guī)程，掌握基本的安全知識和應(yīng)急處理技能。2.查閱人員進(jìn)入檔案閱覽室前，檔案管理人員應(yīng)告知其安全注意事項，如禁止吸煙、禁止使用明火等。3.如發(fā)生火災(zāi)、盜竊等安全事故，檔案管理人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告公司相關(guān)部門。（三）檔案資料安全管理1.檔案資料應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.定期對檔案資料進(jìn)行清點和核對，確保檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容與賬目一致。3.對破損、褪色等有損壞的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的完整性。五、檔案閱覽室環(huán)境管理（一）衛(wèi)生管理1.檔案閱覽室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，每天進(jìn)行清掃，定期進(jìn)行全面清潔消毒。2.查閱人員應(yīng)保持良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不得在檔案閱覽室內(nèi)亂扔垃圾、隨地吐痰等。（二）溫度、濕度管理1.檔案閱覽室應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.定期對溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整。（三）照明管理1.檔案閱覽室應(yīng)保證充足的自然采光和人工照明，照明設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。2.查閱檔案時，應(yīng)避免使用強(qiáng)光直射檔案資料，以免造成損壞。六、檔案閱覽室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備檔案閱覽室應(yīng)配備必要的設(shè)備，如檔案架、檔案柜、桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。（二）設(shè)備維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的購置時間、使用情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄等信息。2.定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障，確保設(shè)備正常運行。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。（三）設(shè)備更新根據(jù)檔案管理工作的需要和設(shè)備的使用情況，適時對檔案閱覽室的設(shè)備進(jìn)行更新和升級，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。七、檔案閱覽室信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和查閱權(quán)限，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化服務(wù)1.通過檔案信息管理系統(tǒng)，為員工提供檔案信息查詢、在線申請查閱等服務(wù)，提高檔案查閱的便捷性和效率。2.利用信息化手段，對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案閱覽室培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計劃，定期組織檔案管理人員和查閱人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案管理知識和業(yè)務(wù)技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)知識、檔案信息化技術(shù)、安全保密知識等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，講解檔案管理的相關(guān)知識和技能。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)培訓(xùn)需求，選派檔案管理人員參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程或研討會。3.在線學(xué)習(xí)：鼓勵檔案管理人員和查閱人員通過在線學(xué)習(xí)平臺，自主學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識。（三）考核制度1.建立檔案管理人員和查閱人員的考核制度，對其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、遵守規(guī)章制度等情況進(jìn)行考核。2.考核結(jié)果作為員工績效評定、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案閱覽室的管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案閱覽室的管理情況進(jìn)行審計，確保檔案管理工作規(guī)范、合法。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢